Описание этапа «реализации изменения» в организации

Данный проект включает в себя следующие задачи:

-Выбор и закупка требуемого оборудования

-Замена блоков азотно-компрессорной станции

-Установка дополнительного сопутствующего оборудования

Проект включает в себя три технологических этапа, представленных на рисунке 1:

1.Ввод первого блока разделения воздуха А 1,5 вместе с сопутствующим оборудованием

2.Ввод второго блока разделения воздуха А 1,5 с заменой старого блока, также с введением сопутствующего оборудования

3.Ввод третьего блока А 3 при замене одного старого и установкой сопутствующего оборудования.

Рисунок 1– Технологические этапы проекта «Реконструкция оборудования азотно-компрессорной станции»

Каждый из выделенных технологических этапов включает в себя 8 блоков типовых работ:

-выбор и поставка требуемого оборудования

-снятие старых блоков оборудования

-физическая установка нового блока

-архитектурно-строительные работы

-проведение тепловых сетей и вентиляции

-отделочные работы оборудования

-пробный запуск обновленного оборудования

-ввод в дальнейшую эксплуатацию.

Рассмотрим критерии успешности данного проекта:

-Полная замена всех трех блоков оборудования в установленные сроки проекта

-Полное включение в реализацию проекта требуемых функциональных подразделений компании

-Детальный план выполнения проекта при распределении ответственности за работы проекта включенным в проект отделам

-Не превышение бюджета проекта

-Увеличение рабочей мощности и отдачи оборудования после завершения реконструкции

-Жесткая регламентация выполнения каждого из этапов проекта в установленный срок.

Рассмотрим команду данного проекта. Она включает в себя следующих участников:

-отдел главного энергетика (главный энергетик является куратором данного проекта);

-отдел капитального строительства

-отдел главного механика

-финансовый отдел

-экономический отдел

-проектно-конструкторский отдел

-бухгалтерия

-служба материально-технического снабжения

-отдел комплектации оборудования.

Организационная структура команды проекта представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Команда проекта

Выделим функции, выполняемые каждым отделом в проекте. Отдел главного энергетика занимается проверкой смет и ходом освоения проекта. Отдел капитального строительства занимается составлением смет путем индексации, их проверкой и контролем выполнения. Отдел главного механика занимается сборкой и проверкой оборудования, финансовый отдел отслеживает и производит платежи в проекте, экономический отдел рассчитывает эффективность проекта, составляет график освоения проекта, следит за ходом его выполнения, проектно-конструкторский отдел ведет работу с разрешительной документацией, контролирует ход выполнения проекта, бухгалтерия учитывает балансовые начисления в проекте, служба материально-технического снабжения занимается поставкой материалов и других ресурсов в проекте, включая материалы в собственности компании и так же через подрядчиков. Отдел комплектации оборудования занимается заказом, поставкой оборудования через поставщиков, а так же проверкой его качества и комплектации. Иерархическая структура укрупненных работ представлена на Рисунке 3.

*Р – Анализ проделанной работы и ошибок в проекте

Рисунок 3– Иерархическая структура работ в проекте изменения

Согласно разработанной ИСР по процессам проект включает в себя три блока типовых работ. В таблице 2 представлена матрица ответственности одного из блоков работ.

Таблица 2 – Матрица ответственности проекта

	Отд. кап. Строит-ва	Отд. глав.энергетика	Отд. глав.механика	Эк. отд.	Фин. отд.	Проектно-констр. отд.	Бух- галтер.	Служба мат.-тех. обеспеч.	Подряд. и постав.
Выбор и поставка оборуд.		К						О	И
Составление смет	К			И			О
Реализация договоров и платежей				И	О		К
Снятие старых блоков		Н	К			О			И
Установка новых блоков		Н	О			И		К
Пробный запуск	Н	О	И					К
Ввод в эксплуатацию		О	И			К		Н
Анализ прод. Работы	К	О				И			Н

О- отвечает; И – исполняет; К – консультирует; Н- наблюдает.

Очень важную роль в проекте изменения играет план взаимодействия с заинтересованными сторонами (таблица 2).

Таблица 2 – План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны	Документ, канал, метод коммуникации	Стадия проекта
команда проекта	Разрабатываемая проектная документация, почта outlook, совещания и прямые взаимодействия	На всех стадиях выполнения проекта
инвесторы	План освоения проекта, план освоения бюджета проекта, предоставления документации по результатам на контрольных точках проекта, эл. почта, личные встречи	На стадии инициации, планирования и завершения проекта
Потребители-отделы компании	Документа с информацией о производимой продукции и об оборудовании, заключаемые контракты и договора	На стадии завершения проекта
подрядчики	Заключаемые контракты и договора, проектная документация, связ. с выполняемыми ими работами, эл. почта, личные встречи	На всех стадиях выполнения проекта
поставщики	Контракты и договора с инф. о требованиях к оборудованию, стоимости и сроках поставки, личные встречи, эл. почта	На стадии инициации, планирования и реализации проекта
цеха компании, потреб.данную продукцию	Реестр выпускаемой данным оборудованием продукции, документ о характеристики уст.оборудования, инф-цию о сроках завершения проекта и ввода в эксплуатацию, совещания, почта Outlook	На стадии реализации и завершения проекта
другие отделы компании, не связ. с проектом	Документация по выполнению заданных нормативов всеми отделами компании, инф-ция о сроках завершения реконструкции оборудования, почта Outlook, совещания	На стадии завершения проекта

Так же для внутреннего взаимодействия команды используются проектные информативные совещания и совещания с целью принятия решений.

В ходе реализации организационного изменения необходимы следующие мероприятия:

-встреча с работниками и технологами отдела перед установкой первого блока, опрос (куда устанавливать оборудование, какие необходимые характеристики требуются и т. д.)

-наличие обратной связи после установки каждого блока (встречи, мастер-классы, опросы, пробный запуск каждого блока, временное тестирование

-параллельное обучение пользователей оборудования при поэтапной установке, учёт предпочтений, замечаний рабочих при опросах и обратной связи (где это возможно) при наладке, установке оборудования, допустим, при настройке механизмов запуска и другой наладке (Рисунок 4).

Рисунок – 4 Мероприятия на этапе реализации

На этапе реализации предложены следующие мероприятия перед началом установки, во время, при обучении и корректировки функционирования оборудования, представленные в таблице 3

Таблица 3 – Мероприятия на этапе реализации

Мероприятие	Цель	Целевая группа
Встречи с рабочими, технологами, опросы	Уточнения о том, куда именно устанавливать оборудования, нужны ли дополнительные кнопки, оценка работы старого оборудования и другие уточняющие параметры, так как с этим оборудованием будут в первую очередь работать технологи и рабочие, оценка их удовлетворенности по методу шкалы	Технологи, рабочие, возможно, в этом могут принимать участие несколько главных технологов и представитель топ-менеджмента для разработки основных параметров
Обучающие семинары, обучение на рабочем месте	Эта группа мероприятий включает несколько целей: повысить квалификацию рабочих до уровня, чтобы справляться с новой технологией и сформировать мотивацию, так же помощь в работе на непосредственном рабочем месте, формирование сплоченности при наставничестве	Рабочие, технологи, в наставничестве могут принимать участие главные технологи,
Заполнение листов проверки, характеристик, шкалы личной оценки	Форма листов проверки и требуемые количественные и качественные показатели выработки продукта составляется вместе с представителем топ-менеджмента, основными технологами и рабочими перед началом самой работы с оборудованием, для того, чтобы оценить результативность оборудования в практике	Рабочие, технологи