Документирование несоответствия

Выявленное аудитором и подтвержденная представителем проверяемого подразделения несоответствие или замечание документируется в форме протокола о несоответствии.

В протоколе д.б. отмечены:

1. Время и место выявления несоответствия (замечания)

2. Краткое содержание несоответствия

3. Значимость несоответствия

4. Ссылка на нарушенное требование с указанием документа где это требование записано

5. Необходимость корректирующих действий

Протокол несоответствий не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендации по устранению несоответствий, ни каких-либо категорических замечаний (за исключением протокола внутреннего аудита)

Для эмоционального воздействия на коллектив проверяемого подразделения аудитор одновременно с оформлением протокола может выписать красную карточку с надписью «значительное несоответствие». Эта карточка прикрепляется к политике организации в области качества. Эта карточка снимается аудитором после инспекционного контроля и устранения несоответствия. На карточке указывают содержание и срок выполнения корректирующих действий.

Вместе с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и замечания (уведомление).

Замечание-это свидетельство аудита не носящая характер несоответствияификсированная с целью предотвращения возможности появления несоответствия в будущем.

Замечания аудитора носят характер предупреждения и имеют большую ценность как основание для проведения предупреждающих действий.

Примерная форма протокола несоответствия:

10 Способы устранения несоответствий. Коррекция, корректирующие и предупреждающие действия. Их определения, назначение, правила осуществления, способы оценки результативности и эффективности.

Устранение несоответствия или замечание может проводиться в форме коррекции , корректирующего действия или предупреждающего действия.

Коррекция– это действие, выполненное для устранения обнаруженного несоответствия. В ходе коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина. Из-за этого выполнять коррекцию проще и быстрее, чем корректирующие действия. Обычная коррекция сводится к разовым исправлениям, не требующим выявления причин несоответствия.

Например

1 внесение поправок в оформление документации

2 Замена неповеренного прибора другим

3 заполнение пропущенных строк в журнале

4 переделка бракованной продукции или снижение уровня ее качества

Корректирующие действия (КД) – действия, принятое для устранения причины обнаруженного несоответствия.

КД выполняют для предотвращения повторного появления несоответствия. В отличии от коррекции оно направлено на устранение причины несоответствия и поэтому применяется для устранения значительных несоответствий (проблем качества или экологии).

Если причина проблемы качества установлена, разрабатывается несколько вариантов КД и выбирается действие способное минимизировать риск появления несоответствия в будущем.

Ответственность за разработку и реализацию КД лежит на руководителе проверяемого подразделения. К разработке КД могут привлекаться аудиторы.

Для реализации КД разрабатывается план, который согласуется с ведущим аудитором и утверждается руководителем проверяемого подразделения. Если реализация КД в запланированный срок невозможна, руководитель проверяемого подразделения извещает об этом ведущего аудитора (письменно).

После плановой реализации КД ведущий аудитор проводит инспекционный контроль. Результаты контроля отмечаются в журнале регистрации КД. Аудитору не достаточно знать что КД было полностью выполнено. Ему нужно было убедиться что оно исключает возможность повторного появления несоответствия. Поэтому инспекционный контроль проводят несколько раз после завершения КД . Основным критерием результативности КД явл устранение причины несоответствия.

Предупреждающие действия (ПД)-это действие, принятое для устранения причин потенциального несоответствия.

В отличии от КД ПД выполняются чтобы возможное несоответствие не стало реальностью.

Изучение причин потенциальных несоответствий это очень сложная задача, решаемая с помощью теории вероятности. Вероятностью превращения потенциального несоответствия в фактическое м.б. оценено с помощью шкалы вероятностей.

1. Р= 0,0– наступление события полностью исключено

2. Р= 0,1– наступление события высшей степени неправдоподобно

3. Р= 0,2…0,3 – наступление события неправдоподобно

4. Р= 0,4 –наступление события весьма правдоподобно

5. Р= 0,5…0,6 - наступление события вероятно

6. Р= 0,7-0,8 -наступление события весьма вероятно

7. Р= 0,9 -наступление события высшей степени вероятно

8. Р= 1 - наступление события полностью достоверно

для устранения причины потенциального несоответствия разрабатывается несколько вариантов ПД. Ответственность за их разработку лежит на руководителе проверяемого подразделения. Наилучшим вариантом ПД явл действие, которое допускает наименьшую вероятность превращения потенциального несоответствия в реальное (с учетом затрат). Для реализации ПД разрабатывается план согласуемый с ведущим аудитором и утвержденный руководителем проверяемого подразделения.

Поведение аудитора при аудиторской проверке. Способы общения. Содержание «Кодекса поведения» внутреннего аудитора.

Основной частью поведения аудитора является его общение с сотрудниками проверяемого подразделения. Общение осуществляется через:

1. Слова (речь) – 40% информации, 2Интонацию речи – 35%, 3Жесты – 10% 4Выражение лица, взгляд, мимику – 10%, 5Позу – 5%

Для аудитора важны все источники особо малозаметные (способные передать самые тонкие оттенки чувств собеседника).

Этика поведения аудитораЭтичное поведение аудитора это залог успеха проверки основа и свидетельство его профессионализма. Для обеспечения надлежащего поведения аудитора рекомендуется чтобы при аттестации он подптсывал моральный кодекс поведения. Этим аудитор подтверждает свою готовность соблюдать этические права и нормы.