Описание организации и проведения технического аудита
Общие положения
4.1.1 Целью проведения технического аудита является повышение уровня безопасности движения на полигоне ОЖД на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений железной дороги, филиалов, дирекций ОАО «РЖД», дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД.
4.1.2 Проведение технического аудита направлено на повышение уровня технического обслуживания и эксплуатационной деятельности структурного подразделения в целом, так как способствует раннему выявлению проблем, поиску их коренных причин, предотвращению появления проблем, определению рисков и управлению ими.
4.1.3 Технические аудиты подразделяются на:
4.1.3.1 Аудит 1-го уровня (организуют и проводят сами структурные подразделения, филиалы, дирекции ОАО «РЖД», дочерние и зависимые общества ОАО «РЖД», действующие на полигоне ОЖД) – организуются по процессам структурных подразделений – аудит процессов.
Аудит процесса– этот аудит предназначен для оценки качества процесса выполнения работ или способов выполнения операций процесса. Поэтому, главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемый уровень обеспечения безопасности движения поездов.
В ходе аудита процесса, основными задачами являются:
- проверить идентификацию процессов – т.е. в ходе аудита проверяется наличие декомпозиции процессов;
- проверить установление требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется наличие формализованных описаний процессов (паспорт процесса, матрица ответственности по процессу);
- проверить соблюдение установленных требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.);
- оценить параметры производительности и качества процесса – т.е. необходимо оценить, на сколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, в картах процесса или регламентах);
- оценить устойчивость процесса – т.е. изменчивость (вариабельность) показателей процесса во времени (карты Шухарта).
- определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - т.е. в ходе аудита выявляются те элементы процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к нарушению требований по безопасности движения (отказам) или снижению производительности процесса;
- проверить соответствие процесса нормативным и регламентирующим документам - т.е. в ходе аудита проверяется насколько правила выполнения процесса, представленные в документах соответствуют реальной работе.
- проверить действенность и целесообразность оформляемой документации по процессу – часто бывает, что процесс со временем изменяется, изменяются его параметры и условия выполнения отдельных операций, а документация остается прежней. Аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.
4.1.3.2Аудит 2-го уровня (организует и проводит аппарат главного ревизора дороги по безопасности движения) – организуется по системе взаимосвязанных процессов филиалов, дирекций, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД – аудит системы.
Аудит системы – этот аудит предназначен для оценки работы всей системы менеджмента безопасности движения службы, дирекции или филиала. Главная цель данного вида аудита заключается в оценке результативности и эффективности работы СМБД.
В ходе аудита системы, основными задачами являются:
- оценка и фиксация фактического состояния системы безопасности движения - т.е. в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования СМБД, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям СМБД;
- выявление несоответствий в работе СМБД - в ходе проверки выявляются, какие требования СМБД не выполняются, что в работе подразделения не соответствует требованиям СМБД;
- проверяется стимулирование правильного отношения сотрудников к требованиям СМБД - аудит проводится не только с целью определить, соответствует СМБД требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы;
- проверка соответствия нормативной документации требованиям «Стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса ОАО «РЖД» - т.е. в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация отражает требования «Положения о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом «Стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 28.01.2013г. №197р;
- проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) – в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы СМБД;
4.1.4 План технического аудита формируется после подведения итогов работы за прошедший год. В зависимости от срочности решения проблем и их значимости, технические аудиты могут быть проведены вне плана, по решению вышестоящего руководства непосредственно после ревизорской проверки или в течение определенного руководством времени.
4.1.5 Если до технического аудита в структурном подразделении был проведен аудит СМК, ревизии и другие проверки руководитель подразделения (владелец процесса) обязан представить его результаты группе технического аудита.
4.1.6 Аудиторы, прошедшие соответствующую подготовку как аудиторы СМБД, СМК, СУОТ и СЭМ могут проводить совместно комплексный аудит.
4.1.7 При проведении технического аудита структурных подразделений хозяйства (дирекции) группа технического аудита может подразделяться на подгруппы. Руководитель группы технического аудита анализирует отчеты аудиторских подгрупп и составляет общий отчет.
4.1.8 Технический аудит проводится по следующим этапам:
а) подготовительный этап;
б) этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в структурных подразделениях службы (дирекции, филиала, ДЗО);
в) этап разработки корректирующих и предупреждающих действий по результатам проверки;
г) этап проведения контрольных проверок и повторных (надзорных, инспекционных) технических аудитов.
Ответственность
4.2.1 При проведении технического аудита 1-го уровня руководитель производственного процесса (руководитель структурного подразделения) несёт ответственность за:
а) разработку приказа (по циклу P-D-C-A) о проведении технического аудита;
б) своевременное информирование персонала предприятия (подразделения) о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;
в) назначение руководителя аудиторской группы;
г) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов;
д) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий;
е) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.
4.2.2 При проведении технического аудита 2-го уровня:
4.2.2.1 Главный ревизор несет ответственность за:
а) разработку приказа (по циклу P-D-C-A) о проведении технического аудита;
б) назначение руководителя аудиторской группы;
в) своевременное информирование руководителя структурного подразделения о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;
г) проведение аудита в намеченные сроки;
д) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о проведенном аудите, ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.
4.2.2.2 В рамках проведения технического аудита 2- го уровня владелец процесса (руководитель дирекции или ДЗО ОАО «РЖД», действующего на полигоне ОЖД) несет ответственность за:
а) назначение полномочного представителя, а также сопровождающих лиц для решения всех вопросов, связанных с организацией и проведением аудиторской проверки;
б) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов;
в) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий;
г) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.
4.2.3 Руководитель группы технического аудита несет ответственность за:
а) разработку плана конкретного технического аудита;
б) распределение обязанностей между аудиторами;
в) обеспечение аудиторов необходимой документацией;
г) внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;
д) проведение технического аудита;
е) доведение до сведения руководителя проверяемого подразделения информации обо всех выявленных несоответствиях;
ж) утверждение отчетов о техническом аудите;
з) точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета и его рассылку;
и) обеспечение контроля за разработкой необходимых корректирующих и предупреждающих действий;
к) обеспечение проверки соответствия разработанного плана корректирующих и предупреждающих действий утверждённому итоговому отчету о техническом аудите.
4.2.4 Аудиторы при проведении технического аудита несут ответственность за:
а) объективность и беспристрастность процесса технического аудита;
б) сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (процесса или системы) критериям аудита (объективных свидетельств аудита);
в) ведение и сохранение записей в ходе аудита;
г) сохранение конфиденциальности.
4.2.5 Сопровождающие должны оказывать помощь группе по техническому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:
а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;
б) обеспечение доступа для посещений аудитором определенных участков организации;
в) обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы технического аудита с такими правилами.