Анализ терминологии и нормативной правовой базы документов в электронном виде
1.2.1. Эволюция понятия «документ»
Долгое время понятия «информация» и «документ» были если не синонимичными, то очень близкими и взаимосвязанными. Информация по большей части создавалась и передавалась посредством ее документирования, т.е. создания документа. До широкого применения информационных технологий вопрос о соотношении понятий «документ» и «информация» не стоял так остро, как в настоящее время.
Документ представлял собой некий материальный носитель (чаще всего — лист бумаги), а то, что на нем записано, воспринималось как информация (содержание документа). Передача информации из одной организации в другую (внутри организации) представляла собой передачу документов посредством почты или курьера. Если применялся другой способ (например, необходимые сведения сообщались устно, по телефону), то в документоведении это классифицировалось как бездокументный способ передачи информации. Та часть информации, которая являлась объектом передачи, обычно именовалась сообщением, и это понятие довольно четко отделялось от понятия «документ». Если сообщение, передаваемое по телефону, тут же под диктовку записывалось, эта запись именовалась телефонограммой. Она имела некоторые реквизиты, позволявшие считать ее документом — в частности, отметку «принял такой-то» и дату фиксации. Но в целом телефонограмма оставалась в рамках бездокументного обмена информацией.
В настоящее время в связи с набирающей силу информатизацией общества и автоматизацией управления начали выявляться противоречия, связанные с возникновением документов в электронном виде и существующей традиционной методологией делопроизводства.
С появлением компьютерных технологий стал возможен новый способ фиксации информации, при котором материальным носителем выступает магнитный диск компьютера
Передавать такую информацию стало очень просто. На экране другого компьютера ее можно отображать совершенно идентично — настолько, что отличить «оригинал» от «копии» невозможно в принципе. Но оборотной стороной удобства пересылки стало то, что информация в процессе передачи утрачивала связь с первоначальным носителем, а в какие-то моменты существовала исключительно в незафиксированной форме электромагнитных колебаний. У многих возникла потребность соотнести с новыми реалиями традиционное понимание документа. Такие попытки предпринимались параллельно с разных сторон. Документоведы внесли определенные поправки в терминологию: понятие «документ» стало обозначать уже не материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, а зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Соответственно, если такой документ фиксируется на машинных носителях, то все его идентичные по содержанию экземпляры являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Другими словами, было признано, что в случае передачи информации (например, посредством электронной почты) происходит не создание копии, а реальная пересылка документа.
В словаре по обработке данных, утвержденном в качестве международного стандарта ИСО, сделана попытка учесть как старую трактовку (документ — это носитель), так и новую (документ — это информация на носителе). Согласно ему, документ (document) — это носитель данных (a data carrier) и записанные на нем данные, которые, как правило, представляют непрерывную последовательность (is generally perma-nent) и могут быть прочтены человеком или машиной.
Во многих случаях информацию недостаточно отправить и получить. Ее также нужно хранить, чтобы в необходимых случаях использовать повторно, в том числе предъявить в качестве доказательства. Для таких ситуаций трактовка документа как сообщения явно недостаточна, и об этом говорит уже то, что в Словаре архивной терминологии Международного совета архивов имеется альтернативное определение: документ — это сочетание носителя и записанной на нем информации, которое может быть использовано в доказательных или справочных целях.
Таким образом, когда речь заходит не просто о передаче информации, но и о ее сохранении, на первый план выходит фиксация (запись) этой информации на определенный материальный носитель. Это возвращает нас к первоначальному различию документа и сообщения: не всякое сообщение можно считать документом, а лишь зафиксированное на носителе, причем таким образом, что его можно предъявить в качестве доказательства.
Элементами, позволяющими использовать сообщение как доказательство, как раз и являются определенные реквизиты (подпись, дата создания и т.д.). Именно поэтому их наличие является обязательным признаком в ряде определений документа. Это объясняется практическими соображениями: если нужно определить, является ли некая информация документом, то гораздо проще установить наличие предусмотренных реквизитов, чем решать не всегда очевидный вопрос, можно ли ее использовать как доказательство.
Таким образом, в процессе коммуникации информация предстает как сообщение, а после фиксации на носителе — как документ (или как документированная информация), поэтому нам представляется корректным новое определение документа, сформулированное директором Белорусского научно-исследовательского центра электронных документов В.Л. Носевичем. Согласно ему, документ — это целостный и идентифицируемый информационный объект, предназначенный: а) для передачи достоверной и (в необходимых случаях) официальной информации; б) для фиксации информации и ее сохранения в доказательных и справочных целях. Такое определение предполагает, что одна и та же информация на различных этапах своего существования может быть отражена в разных документах — например, таких, как запись базы данных, сообщение и архивный документ (включая и архивную копию базы данных). Это влечет за собой изменение традиционных представлений: не изначально созданный документ становится предметом информационного обмена и хранения. Наоборот, информация, нуждающаяся в пересылке, ради этого преобразуется в документ-сообщение, а нуждающаяся в фиксации — в документ-запись. Затем информация, отобранная для хранения, обретает форму архивного документа, который во всем, кроме содержания, может значительно отличаться от первоначального. Вторичное использование этой информации предполагается в форме архивной справки, достоверность содержания которой гарантирует архивное учреждение.