Организация документооборота.

1. Понятия, структура и объем документооборота. Документооборот - регламентируемая схема движения документов по установленным маршрутам, для реализации необходимых операций с документами. Характеризует документооборот число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций над документами. Практика управления выработала следующие требования к реализации документооборота: 1)перемещение документа кратчайшим путем через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций; 2)избирательность доставки документов руководителем; 3)технологическая и практическая необходимость помещения документа; 4)простота и однообразие маршрутов для массовых видов документов. Все документы принято делить на потоки документов. Выделяют нисходящий документопоток, восходящий и горизонтальный. К нисходящему относят входной (входящий), к восходящему – исходящий (выходной), горизонтальному - внутренний. Объем документооборота – суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени. Технологический процесс состоит из следующих типовых процедур: прием и первичная обработка документов; регистрация документов; ознакомления руководителя, утверждение и отправка документа; выполнения заданий и получения в отраженном документе; контроль исполнения документов; оформление на хранение или уничтожение документа.

1. Технология приема, обработки и распределения документа. Прием и первичная обработка входящих документов координируется в одном из подразделений службы документального обеспечения. Вся корреспонденция вскрывается. После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования, наличие, комплектность и целостность документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, которые хранят адрес и регистрационные признаки. На всех документах ставится регистрационный штамп входящего номера и текущей даты.
2. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков. Регистрируется документ, как правило, в специализированном структурном подразделении. Регламентируются в специальной инструкции по документационному обеспечению. Два вида регистрации: журнальная и картотечная.

Оптимизация документооборота

1. Основные положения. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного и технического характера. Оптимизация документооборота позволяет: 1)определить состав документа, 2)регламентировать маршрут движения, 3)установить временные параметры нахождения документа (если это возможно). К организационным мерам по оптимизации документооборота относят разработку правовых актов и соответствующих документов, регламентирующих правила работы документами в организации. Правильная организация работы службы ДО. Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДО. Организация работы с документами в структурных подразделениях. Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляется в: 1) Табель форм документов. Перечень форм документов применяемых в организации, с характеристикой статуса документа, основных этапов их подготовки и прохождения. Основная задача - определить состав форм документа, применяемых в процессе документирования. Утверждается руководителем организации. Единой установленной формы табеля нет, каждая организация самостоятельно разрабатывает для себя форму табеля. 2) Маршрутно-технологическая схема, блок-схема строится 3. график документооборота,4. схема переключения документов.

Хранение документов.

1) Составление и оформление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов и номеров, сроков хранения и лиц.