Правила оформления реквизитов

1. Герб

2. Герб субъекта

3. Эмблема организации ( можно если

4. Код организации получается организацией в процессе регистрации, состоит из 8 знаков.

5. ОГРН юридического лица проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.(13-ти разрядный).

6. ИНН- по документам налоговых органов.

7. Код формы документа: ** - код унифицированной системы документов, **- подкласс форм унифицированных документов, ***- номер формы внутри подкласса, *- контрольное число.( например анкета кодируется 02710208).

8. Наименование организации должно полностью соответствовать учредительным документам, иначе не имеет юридической силы.

Включает: 1) сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется , 2) указание на организационно-правовую форму или характер деятельности, 3) собственное индивидуальное название организации , 4) сокращенное наименование организации, если оно закреплено в юридических документах , 5) наименование филиала или структурного подразделения, если оно является автором документа; если автором документа является должностное лицо, то его располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные - почтовый адрес, номер телефона и другие сведения, по усмотрению организации.

Согласно правилам оказания услуг постовой связи реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: наименование адресата, название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название республики/края/области/округа, название страны, индекс.

10. Наименование вида документа. В деловом письме наименование вида документа, а именно слово «письмо» не указывают.

11. Дата. Для указания даты есть определенное место.

12. Регистрационный номер документа. Пишется рядом с датой, в отделе канцелярии.

13. Ссылка на регистрационный номер используется только в бланках писем ответов.

14. Место составления или издания документа обычно помещается на внутренних документах, при этом на данных документах не используется реквизит 09.

15. Адресат. При адресовании документа должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией, должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, наименование организации или структурного подразделения пишут в именительном падеже. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, а потом инициалы. Документ не должен содержать более 4 адресатов.

16. При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения должен состоять из слова утверждаю, при этом без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «БАЗ»

___________А.А. Иванов

При утверждении документа постановления, решения, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утвержден/утверждены/утверждено в зависимости от вида документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 10.09.12 №35

УТВЕРЖДЕНО

приказом ЗАО «БАЗ»

От 10.09.12 №6

Данный реквизит располагается в правом верхнем углу.

17.Резолюция должна быть четкой и содержать принятое руководителем решение. В ней может быть: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подписи, даты. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Исполнителей может быть несколько, они все должны быть указаны, с обязательным выделением ответственного исполнителя. Способ выделения определяется самой организацией и фиксируется в инструкции о делопроизводстве. Пишется на левом верхнем углу, исключение- входящее письмо, проставляется в правом верхнем углу между адресатом и текстом письма.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, и должен быть согласован с наименованием документа. К тексту документов оформленных на бланках формата А5 заголовок допускается не указывать.

19. Отметка о контроле оформляется либо буквой «К», либо ставится штамп-контроль.

20. Текст документа должен быть грамотный, может быть в виде таблиц или анкет, графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующей странице должны быть напечатаны только номера этих граф. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами. Если документ идет от должностного лица, то текст в единственном лице.

21. Отметка о наличии приложения. Если приложение названо в тексте, то оформляется:

Приложение: пишется количество листов и экземпляров. Если в тексте приложение не названо, то оно оформляется следующим образом: пишется Приложение1.Название документа, количество листов, количество экземпляров. В приложении распорядительному документу на первом его листе, в правом верхнем углу пишут: Приложение №, с указанием на именование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

22. В состав реквизита подпись входит: наименование должности лица, подписавшего документ; полное название организации, если документ оформлен не на бланке документов; личная подпись и расшифровка подписи. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемым должностям. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

23. Как правило, данный гриф ставится при согласовании документа со сторонней организацией. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, наименование организации, личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

24. Внутреннее согласование документа ( виза согласования) включает в себя подпись; должность, визирующего документ; расшифровку подписи и дату подписания.

25. Оттиск печати. Печать ставится таким образом, чтобы её ободок касался трёх последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ.

26. При заверении копии документа подлиннику ниже реквизита подпись, проставляется заверительная надпись верно, должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

27. Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28.Отметка об исполнении документа включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, если такого нет, то краткие сведения об исполнении, слово в дело и номер дела, в котором будет храниться документ, подпись или исполнителя, или руководителя структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию: порядковый номер и дата поступления документа, при необходимости часы и минуты. Как правило, данный реквизит оформляется в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа: как правило, в нижнем колонтитуле и содержит наименования файла на машинном носителе.

Бланки документов

Бланки документов - стандартный вид бумаги, с соответствующими признаками. Оформляются в соответствии с положением реквизитов ГОСТа. В зависимости от расположения реквизитов выделяют 2 варианта бланков: угловой и продольный. Выделяют следующие виды бланков: бланк письма, общий бланк и бланк отдельного вида документов.

• Общий бланк используют для изготовления любого вида документов, кроме письма. Общий бланк может включить в себя следующие реквизиты: 1,2 или 3,8,11,14.
• Бланк письма включает в себя 1,2 или 3, 4,5,6,8,9 реквизиты. При необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов с 11 по 15, с 17 по 20(включительно).

Организационно- правовые документы.

1. Общие положения и требования.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. Все организационно-правовые документы делятся на:

· Учредительно-организационные. Комплект учредительно-организационных включает:

1) протокол собрания учредителей или решение об учреждении;

2) учредительный договор или устав предприятия;

3) заявления на государственную регистрацию;

4) квитанция на госпошлину;

5) свидетельство о регистрации;

6) Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионных и страховых фондов.

Чтобы зарегистрировать любое предприятие необходимо подготовить комплект документов и сдать его в налоговую инспекцию.

ПБЮЛ: нотариально заверенная ксерокопия паспорта, нотариально заверенное заявление установленного образца.

· Комплект взаимосвязанных документов регламентирующих текущую деятельность организации.Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются руководством. К ним относятся: штатное расписание, положение о структурных подразделениях, положения о внутреннем беспорядке, положение о коллегиальных органах, должностные инструкции, инструкции о ведении делопроизводства.

Организационно-правовые документы относятся к бессрочным, они действуют дл их отмены или утверждения новых, дата такого документа является датой его утверждения и оформляется на листах А4.

2. Примеры и требования к оформлению организационно-учредительных документам.

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных организацией и регламентирующих деятельность этой организации. Пункты устава регламентируются законодательством. Нормативными актами устанавливаются типовые и примерные формы уставов.

Примерное содержание уставов.

1.Общее положение.

2.Обязанности участников.

3.Ответственность участников.

4.Порядок управления делами.

5.Порядок распределения прибыли.

6.Условия и порядок ликвидации организации.

Устав имеет титульный лист: посередине слово «УСТАВ», потом форма ( ЗАО, ООО),

название организации, в верхнем правом углу кем утвержден.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации. На основании этого положения действуют некоммерческие, муниципальные и гос организации ,а также филиалы и представительства коммерческих и некоммерческих организаций. Различают положения типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для подведомственных организаций, филиалов, представительств, и утверждаются вышестоящей организацией.

Заявление о регистрации юридического лица: форма заявления № Р11001.

Лист А – сведения о юридических лицах.

Лист Б – сведения о физических лицах.

Лист И – сведения о видах экономической деятельности.

3. Примеры и требования к документам, регламентирующим деятельность создаваемую организацией.

1. Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Утверждено Госкомстатом. Форма № Т3. Фиксируются следующие сведения: структурное подразделение, его наименование и код, его должность, количество штатных единиц, оклад или тарифная ставка, надбавка, месячный фонд заработной платы.

1. Положение о структурном подразделении- правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственное структурное подразделение. Оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации и подписывается руководителем подразделения. Текст положения состоит из следующих разделов: а) общие положения, б) основные задачи, в) функции, г) права и обязанности, д) ответственность, е) взаимоотношения.

1. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции визируются руководителями заинтересованных подразделений: руководитель служит персоналу, юристам. После утверждения работник ознакамливается со своей должностной инструкцией и на ней проставляет визу, с инструкцией ознакомлен, дату, подпись.