Основы электронного управления научными проектами и контроля реализации научных исследований

Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг (PMBOK, 2008).

Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:

- Временность – любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам); в случае, если таких рамок не существует, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.

- Уникальные продукты, услуги, результаты – проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством.

- Последовательная разработка – любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала проекта.

- Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:

- Выполняется людьми.

- Ограничен доступностью ресурсов.

- Планируется, исполняется и управляется.

Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению (рис. 1).

Рис. 1. Жизненный цикл проекта

Техника планирования проектами

Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто под планированием понимают только составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета, графика потребности в материалах, машинах и механизмах и т. д.

Комплексная технология планирования включает в себя следующие этапы и последовательность выполнения операций (рис. 2).

Рис. 2. Процесс планирования

Определение цели проекта и ее описание.

Определение технологических стадий (этапов работ). Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта.

Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их последовательность и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).

Необходимо согласовать вопрос о выделяемых ресурсах для проекта. Следует отметить, что все ресурсы должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах. Для решение данной проблемы все проекты в должны быть приоритезированы.

График работ в таких системах, как Microsoft Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы.

Если определить расценки на человеческие ресурсы, машины, механизмы и материалы, то бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет не сверяют с графиком работ.

В небольших проектах обязательным условием начала работ по проекту является наличие утвержденного письменного задание, бюджета и графика работ, которые образуют формальный документ «План проекта». В больших проектах, необходимо также разработка планов управления рисками, качеством, документооборотом, персоналом и т. д.

Также необходимо отметить, что процесс планирования является итеративным. План проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться по результатам как исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта.