Дополнительные рекомендации по использованию структурного метода

1. Каждый процесс (подсистема) и составляющие его подпроцессы обозначают цифрами.

2. Карта первого уровня содержит процессы, обозначаемые по порядку 1,2, З... Рядом с номером процесса указывают ег название. В сложных организационных структурах перед номером процесса ставят также номера класса и группы.

3. Следующий уровень предполагает нумерацию n.m, где n — но­мер процесса первого уровня, a m— номер входящего в него процес­са второго уровня. При дальнейшей детализации будут номера n.m.k и так далее.

4. Целесообразно создать справочник потоков процесса с описанием всех входов и выходов. В нем же нужно давать название документов, в которых описывается необходимая информация. Такой справочник важен для текущей работы по управлению и последующему совершенствованию.

Каждый из уровней может иметь не более 6—8 подпроцессов. Подробную расшифровку лучше наносить на более низкие уровни, что упрощает понимание структуры.

Алгоритмические карты

Алгоритмические карты применяют для детализации подпроцессов, которые можно представить лишь рядом последовательных дей­ствий.

Начало и конец подпроцесса на таких картах изображают круж­ками, а названия действий записывают в прямоугольниках (см. рис. 20). Если производится оценка действий на каких-либо этапах, то ее записывают в ромбе и стрелками указывают последующие действия в случае выполнения или невыполнения определенных требований.

Рис. 20. Пример изображения диаграммы хода действия

На карте можно указать также используемую нормативную докумен­тацию (слева от прямоугольника) и результаты выполненного дей­ствия (справа от прямоугольника). Можно привести и какую-либо другую информацию, например, указать исполнителей.

Содержание процедуры управления процессом

В международном стандарте ИСО 9001:2000 нет жестких требо­ваний к оформлению документов по описанию процессов. Органи­зация сама решает, в каком виде эти документы будут оформлены и насколько подробно будут описаны все процессы. Нужно лишь при­водить корректное изложение управляющей информации и механиз­ма выполнения процесса, которые определяют границы выполняе­мых работ, стараясь при этом избегать подробного описания.

При правильно оформленной управляющей информации испол­нитель может сам устанавливать оптимальный режим выполнения работ в различных ситуациях. Если же порядок действий имеет боль­шое значение и руководитель не надеется на исполнителя, то дета­лизация неизбежна. Но в этом случае при совершенствовании про­цесса возрастает объем работ по исправлению документов. Для эф­фективного функционирования процессов все же более важно твор­ческое начало, основанное на знаниях и мотивации. Поэтому при Документировании необходимо выяснить, способствует ли докумен­тация эффективному управлению процессом в реальных условиях и не навязывает ли она ненужный формализм.