До виконання лабораторних робіт № 7

ПЕРЕДМОВА

Дисципліна «Керування документацією» є базовою, призначеною для підготовки фахівців вищої кваліфікації за фахом «Документознавство та інформаційна діяльність» у системі підготовки спеціалістів за напрямом 7.02010501 — «Документознавство та інформаційна діяльність».

Метою вивчення дисципліни "Керування документацією" є формування у студентів необхідних теоретичних і практичних знань про галузь керування , що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи відомчого) та вилученням для знищення службових документів, підвищення ефективності, раціоналізацію керування документацією, діяльність установ шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

В результаті вивчення дисципліни "Керування документацією" фахівець повинен вміти: застосовувати принципи керування документацією; створювати службові документи відповідно до нормативних актів та контролювати їх обіг; здійснювати пошук документів та оперативне керування; складати переліки документів на зберігання та знищення; здійснювати технічне забезпечення керування документацією.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 7

МОДЕЛЮВАННЯ ФІРМОВОГО БЛАНКУ

Мета:

навчитись створювати фірмові бланки документів, використовуючи колонтитули в LibreOffice Writer.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Порожні області на полях документа прийнято називати колонтитулами. В них можна розміщувати не тільки текст, а й графічні об'єкти. До колонтитулів можна застосувати єдиний стиль оформлення або зробити їх різними.

Для створення колонтитула достатньо у виділеній для нього області набрати текст і/або додати графічний об'єкт. Цей фрагмент буде повторюватися на кожній.

Щоб перейти в режим роботи з колонтитулом необхідно відкрити меню Формат і скористатися командою Сторінка і обрати вкладку верхній чи нижній колонтитул. Команда Вставка - Поля використовуються для вставлення у колонтитули дати (з можливістю автоматичного оновлення), експрес-частин та рисунків.

У діловодстві колонтитули найчастіше використовуються для створення документів на фірмових бланках.

ХІД РОБОТИ

Завантажте текстовий процесор LibreOffice Writer. Задайте за допомогою панелі інструментівФормат - Сторінкана вкладціСторінкавстановити такі параметри аркуша: розмір - А4, орієнтація - книжкова, поля - з усіх боків по 1,5 см.
Перейшовши у режим роботи з колонтитулами за допомогою командиФормат - Сторінкана вкладці Верхній колонтитулвстановлюємо параметри колонтитулу. (рис. 1.)

Рис. 1. Приклад встановлення параметрів верхнього колонтитулу.

Задаємо розмір шрифта - 16, накреслення - напівжирний, вирівнювання абзацу - посередині. У нижній частині колонтитула набираємо текст ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ТАНДЕМ".
На панелі інструментівФункції креслення обираємо потрібні фігури і креслимо.
Для створення фігурних букв застосовуємо кнопку Галерея текстових ефектів (у нашому прикладі вибрано перший зразок фігурного тексту). Ввівши текст ТАНДЕМ, та відповідно змінивши його розміри, розташовуємо назву товариства у правому нижньому куті емблеми.
Тримаючи натиснутою клавішуShift, почергово вибираємо всі графічні об'єкти, з яких складається емблема товариства і виконуємо командуГрупувати з меню кнопкиЗгрупувати (панель інструментівУпорядкування на закладці Формат).
За допомогою кнопкиЛінія рисуємо під назвою товариства горизонтальну лінію відповідного типу і товщини.
Щоб створити нижній колонтитул, виконайте команду Формат – Сторінка вкладку Нижній колонтитулі встановлюємо параметри нижнього колонтитулу.
У області нижнього колонтитула набираємо адресу, телефон і факс товариства, рисуємо звичайну горизонтальну лінію та для завершення натискаємо кнопкуЗакрити колонтитули на закладціКонструктор.(рис. 2.)

Рис. 2. Приклад реалізації встановлення інформації в колонтитули

Збережіть файл як шаблон документа під назвою Blank.odt. (рис.3)

Рис. 3.Приклад реалізації фірмового бланку з використанням колонтитулів

ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт повинен містити:

мету роботи.
короткі теоретичні відомості.
опис основних дій, які виконувались протягом лабораторної роботи.
Графічний матеріал у вигляді PrintScreen з відповідними коментарями до всіх пунктів ходу роботи.
Висновки.

Оформлена робота повинна містити верхні та нижні колонтитули, в яких зокрема вказати:

· У верхньому колонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назву лабораторної роботи.

· У нижньому колонтитулі: дату створення та нумерацію сторінок.

ЗАВДАННЯ

Скласти такі документи

a) акт про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню

b) опис справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу установи і здійснити парольний захист документів в Libre Office Writer і експортувати у PDF файл.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. В чому полягає перевага PDF файл над іншими форматами?

2. Які команди використовується при наданні обмеженого доступу до документу?

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА