В програмах Microsoft Office 2007

Міністерство освіти і науки України

Відокремлений структурний підрозділ Золочівський коледж Національного університету «Львівська політехніка»

Циклова комісія природничо-математичних та комп’ютерних дисциплін

ПЛАН-КОНСПЕКТ ПРОВЕДЕННЯ

ЛЕКЦІЙНОГО ЗАНЯТТЯ З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

ІНФОРМАТИКА

Тема 11. Інформаційні технології у проектній діяльності

Мета:сформувати поняття: імпорт, експорт, посилання, вбудовування, зв’язування; формувати навички: вставлення об’єкта в документ, вставлення посилання на об’єкт, імпорту та експорту даних, вбудовувати файли, зв’язувати файли, зберігати електронні документи в різних форматах, формувати вміння чітко й лаконічно висловлювати думки.

Кількість годин 3 год.

План лекції (навчальні питання):

1. Поняття складеного документа

2. Вставка фрагментів даних з різних програм

3. Технологія OLE

4. Вбудовування та зв’язування об’єктів в програмах Microsoft Office 2007

5. Імпорт і експорт даних з файлів

6. Веб-публікація документів

Література:

1.Інформатика: 11 кл.: підруч. для загальноосвіт. навч. закл./Й.Я. Ривкінд, Т.І. Лисенко, Л.А. Чернікова, В.В. Шакотько; за заг. ред. М.З. Згуровського. – К. : Генеза, 2009. – 296 с. : іл.

2.Морзе Н. В., Вембер В. П., Кузьмінська О. Г. Інформатика: підручник для 11 кл./К.:УВЦ «Школяр», 2009. — 344 с.: іл.

3.Информатика. Базовый курс. 2-е издание/Под ред. С. В. Симоновича. — СПб.: Питер, 2005. — 640 с: ил.

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ

Питання 1. Поняття складеного документа

Протягом вивчення курсу інформатики ви познайомилися з різними прикладними програмами – графічним редактором Paint, текстовим процесором Word 2007і табличним процесором Excel 2007, програмами підготовки мультимедійних презентацій Power Point 2007та комп’ютерних публікацій Publisher 2007, системою управління базами даних Access 2007та навчалися створювати і опрацьовувати з їх використанням різноманітні електронні документи: текстові документи, електронні таблиці, комп’ютерні презентації, бази даних та ін.

Але досить часто при створенні електронного документа в певній програмі виникає необхідність вставити до нього фрагменти з документів, які створені в інших програмах.

Наприклад, у текстовий документ, підготовлений у текстовому процесорі Word 2007, необхідно вставити растровий малюнок, створений в графічному редакторі Paint, а також фрагмент електронної таблиці, яка розроблена в табличному процесорі Excel 2007, та таблицю з бази даних Access 2007. Або при заповненні бази даних в СУБД Access 2007 потрібно використати вже підготовлені дані з електронної таблиці Excel 2007, або у мультимедійну презентацію потрібно вставити відеороліки та аудіозаписи, які були підготовлені заздалегідь. У результаті таких дій користувач отримує документ, що включає фрагменти, які створені за допомогою різних програмних засобів. Подібний документ отримав назву складеного, або інтегрованого документа(рис. 4.51).

Слайд Microsoft PowerPoint

Логотип школи

Наші олімпійці

Діаграма кількості переможців в олімпіадах з інформатики за останні 5 років

Список переможців олімпіади з інформатики у поточному році

Малюнок з графічного редактора Paint

Діаграма з табличного процесора Excel 2007

Таблиця бази даних Access 2007

Гіперпосилання на сайт школи

Рис. 4.51. Приклад фрагмента складеного документа

Запам’ятайте!

Складений (інтегрований, лат.integrum - ціле) документ – це документ, в який вставлені фрагменти з даними різних типів, що створювалися в інших прикладних програмах.

Програма (документ, файл), з якої проводиться вставлення фрагмента у складений документ називається джерело, а програма (документ, файл), куди вставляються об’єкти з інших джерел, – приймач.

Питання 2. Вставка фрагментів даних з різних програм

Операційна системаWindows надає користувачу кілька способів вставки даних з різних програм до складеного документа. З деякими з них ви вже знайомилися раніше: технологія drag-and-drop(англ. перетягнути та кинути)і використанняБуферу обміну.

Так, у багатьох програмах, які працюють від керівництвом ОС Windows, для вставки об’єктів передбачена можливість перетягування потрібного фрагмента чи об’єкта з використанням миші з вікна однієї програми до вікна іншої (технологія drag-and-drop). При виконанні цієї операції об’єкт переміщується з документа-джерела у документ-приймач, виконання цієї операції при натиснутій клавіші Ctrl призводить до копіювання об’єкта у документ-приймач. Такий спосіб рекомендується використовувати при невеликій відстані між вікнами програми-джерела і програми-приймача. Для цього вікна цих програм доцільно розташувати поруч у віконному режимі.

Також вставити потрібний об’єкт в документ-приймач можна, використавши Буфер обмінуопераційної системиWindows.Для цього слід об’єкт з документа-джерела скопіювати в Буфер обміну (команда Скопіювати), а потім вставити його зБуферу обмінув документ-приймач (команда Вставити).При роботі з програмамиMicrosoft Office 2007використовуєтьсяБуфер обміну Microsoft Office 2007,який, як ви знаєте, може одночасно зберігати 24 об’єкти. Це можна використати для швидкого збирання фрагментів по документах-джерелах та одночасного їх вставлення у документ-приймач. При виконанні цієї операцій вікно Буфера обміну у всіх програмахMicrosoft Office 2007,які задіяні в цій роботі, повинно бути відкритим (для цього потрібно натиснути кнопку відкриття діалогового вікна відповідної групи на вкладці Основне).

Використовуючи ці способи у документ-приймач вставляється копія об’єкта з документа-джерела, при цьому значення деяких властивостей вставлених об’єктів можуть змінитися.

При таких способах вставлення ніякого зв'язку між програмами, документами і об’єктами не встановлюється. І в подальшому опрацювання вставленого об’єкта забезпечується засобами програми, в якій здійснюється робота зі складеним документом. Наприклад, вставивши до текстового документа малюнок з програми Paint, користувач вже не зможе використовувати для зміни малюнка інструменти графічного редактора такі як Пензель, Ластик, Розпилювач, не зможе здійснити інвертування кольорів, виділення довільної області тощо. Він може скористатися тільки засобами, які надає текстовий процесор для роботи з графічними зображеннями.

Відсутність зв’язку між документом-джерелом і документом-приймачем призводить до того, що ніякі зміни об’єкту-оригіналу не відображаються в документі-приймачі. Наприклад, якщо в текстовий документ вставлено діаграму з електронної книги Excel, то вона вставляється як рисунок і при зміні числових даних в документі-джерелі це ніяк не вплине на зображення діаграми, яка вставлена в складений документ.

Питання 3. Технологія OLE

Крім перелічених вище способів, які не завжди є доцільними, вставити об’єкти до складеного документа можна і способами, які забезпечуються технологією OLE.

Технологія OLE(англ. Object Linking and Embedding – зв’язування та вбудовування об’єктів) дозволяє вставляти об’єкти в складений документ, забезпечуючи різні способи зв’язку цього об’єкту з документом-джерелом і з програмою-джерелом.

Запам’ятайте!

Технологія OLE – технологія вставлення об’єктів різних типів в документи інших типів.

Технологія OLE передбачає два способи вставлення об’єктів:

· вбудовування об’єкта - забезпечує вставлення в документ-приймач копії об’єкта з автоматичним встановлення зв’язку з програмою-джерелом, але зв’язок з документом-джерелом втрачається. У такий спосіб ніякі зміни оригінального об’єкта не впливають на вигляд його копії у складеному документі, але для опрацювання вставленого об’єкта можна користуватися не тільки засобами програми-приймача, а й засобами програми-джерела.

· зв’язування об’єкта – в документ-приймач вставляється не сам об’єкт, а тільки посилання на нього у вигляді образу цього об’єкта з автоматичним встановленням зв’язку і з документом-джерелом, і з програмою-джерелом. При такому способі будь-які зміни об’єкта у документі-джерелі призводять до автоматичної зміни образа об’єкта в документі-приймачі. Для опрацювання об’єкта можна використовувати засоби програми-джерела.

При перегляді та друкуванні складеного документа відрізнити, у який спосіб вставлено об’єкти в документ, практично неможливо (крім вставленні у вигляді значка). Спосіб вставлення впливає тільки на спосіб редагування вставлених об’єктів (пояснено вище) та на розмір складеного документа. Так як вбудовані об’єкти розташовується усередині документа-приймача, то розмір файлу складеного документа зростає за рахунок розміру цих об'єктів. При зв’язуванні об'єктів розмір складеного документа практично не збільшується, оскільки в документ вставляється не сам об’єкт, а посилання на нього, яке займає дуже мало місця.

Технологію OLE у повному обсязі підтримують не всі прикладні програми. Деякі з них можна використовувати тільки як приймач, інші – тільки як джерело, але є й ті, що можуть виступати в обох ролях. Наприклад, прикладні програми комплекту Microsoft Office 2007повністю забезпечують роботу за технологією OLE, а графічний редактор Paint можна використовувати за цією технологією тільки як джерело об’єктів.

Питання 4. Вбудовування та зв’язування об’єктів

в програмах Microsoft Office 2007

Вбудовування або зв’язування об’єкта в програмах Microsoft Office 2007з відкритого документа-джерела здійснюється черезБуфер обміну командою Спеціальне вставлення і виконується за наступним алгоритмом:

1. Виділити у документі-джерелі об’єкт (фрагмент документа), який вставляється, і виконати Основне Þ Буфер обміну Þ Копіювати.

2. Розмістити курсор у потрібному місці документа-приймача і виконати Основне Þ Буфер обміну Þ Вставити Þ Спеціальне вставлення.

3. Вказати у діалоговому вікні Спеціальне вставлення спосіб вставлення об’єкта, вибравши потрібний перемикач:

· для вбудовування – перемикач Вставити (рис. 4.52);

· для зв’язування – перемикач Зв’язати (рис. 4.53).

4. Вибрати у списку Як тип об’єкту, у форматі якого об’єкт-копія буде вставлено в документ-приймач.

Залежно від обраного типу у подальшому користувачу будуть надаватися відповідні засоби опрацювання об’єкту-копії. Набір можливих варіантів для вибору залежить від типу об’єкту-оригіналу. Для вставлення об’єкта з тими ж властивостями, які він має в документі-джерелі, рекомендується вибирати тип Об’єкт.

5. Вибрати спосіб відображення об’єкта-копії у документі-приймачі, встановивши при необхідності позначку прапорцяУ вигляді значка:

· позначка прапорця не встановлена – об’єкт вставляється у такому ж вигляді, як і в документі-джерелі.

· позначка прапорця встановлена – у документ замість об’єкта вставляється значок даного типу об’єкта (його можна змінити, вибравши кнопку Змінити піктограму), який є посиланням на оригінальний об’єкт. Для відкриття об’єкту-оригіналу потрібно буде двічі клацнути на вставленому значку.

6. Вибрати кнопку ОК.

Рис. 4.52. Вікно Спеціальне вставлення для вбудовування об’єкта з відкритого документа

Рис. 4.53. Вікно Спеціальне вставлення для зв’язування об’єкта з відкритого документа

Використовуючи зв’язування об’єктів, слід пам’ятати:

· програма, яка була використана для створення об’єкта-оригінала, повинна бути обов’язково встановлена на тому комп’ютері, де відбувається перегляд і опрацювання складеного документа;

· файли документу-джерела і документу-приймача потрібно заздалегідь зберегти;

· при зміненні місця збереження складеного документа або документів-джерел може відбутися розрив (втрата) зв’язків і тоді у складеному документі вставлені об’єкти не будуть відображатися.

Опрацювання вбудованих і зв’язаних об’єктів в програмах Microsoft Office 2007

Опрацювання вбудованих та зв’язаних об’єктів у складеному документі має свої відмінності.

При подвійному клацанні на вбудованому об’єкті у вікні програми-приймача буде відкрито додаткове вікно з засобами програми-джерела, в якому відобразиться вбудований об’єкт, і засобами цієї програми можна здійснювати опрацювання об’єкту.

На рис. 4.54 представлено зовнішній вигляд вікна програми Word 2007,в якому планується здійснити опрацювання діаграми табличного процесора Excel 2007, вбудованої в текстовий документ. Як видно, на Стрічці з’явилися нові вкладки Формули, Дані, Знаряддя для діаграм, за допомогою яких і буде здійснюватися редагування діаграми. Після завершення роботи для повернення у вікно складеного документа слід вибрати довільне місце поза вбудованим об’єктом.

Рис. 4.54. Додаткове вікно програми-джерела при опрацюванні вбудованого об’єкта

Після подвійного клацання на зв’язаному об’єкті відкривається вікно програми-джерела, в якому буде відкрито увесь документ-джерело для подальшого його опрацювання. Далі користувачу потрібно виконати необхідні операції над об’єктом, зберегти змінений документ і закрити вікно програми-джерела.

За замовчуванням зв’язані об’єкти у складеному документі оновлюються автоматично при внесенні змін до оригіналу об’єкта. Якщо документ-приймач закрито, то зміни будуть внесені при його відкритті. Якщо оновлення не відбувається автоматично, то це можна зробити вручну. Для цього в контекстному меню зв’язаного об’єкта потрібно вибрати команду Оновити зв'язок.

Налаштування програмного середовища можна змінити так, щоб зв’язані об’єкти не оновлювалися взагалі або оновлювалися за запитом користувача при відкритті документа-приймача (рис. 4.55). Також користувачу потрібно контролювати зв’язки документів на випадок їх розриву.

Рис. 4.55. Запит користувачу про оновлення зв’язаних об’єктів при відкритті складеного документа

Усі змінення зв’язків складеного документа, їх видалення, перегляд, відновлення чи налаштування можна здійснити в діалоговому вікні Зв’язки (рис. 4.56), яке можна відкрити двома способами:

· відкрити контекстне меню будь-якого зв’язаного об’єкта та виконати Зв’язаний об’єкт Þ Зв’язки;

· виконати Office Þ Підготувати Þ Змінити посилання на файли.

Рис. 4.56. Вікно Зв’язки

У вікні Зв’язкиміститьсяперелік файлів, з якими встановлено зв’язки для даного складеного документа. При виборі зі списку потрібного зв’язаного файлу можна дізнатися значення таких його властивостей:

· повне ім’я файлу-джерела;

· вид об’єкта в документі-джерелі;

· тип встановленого зв’язку;

· режим оновлення об’єкта в складеному документі – автоматичне або за запитом .

Змінення значень властивостей можна здійснити вибором відповідних кнопок та перемикачів у діалоговому вікні.

Для тих, хто хоче знати більше

Технологія OLE дозволяє також вставити у документ вміст деякого файлу, створеного у іншій програмі, або створити у документі новий об’єкт засобами іншої прикладної програми. Таке вставлення можна виконати і як вбудовування, і як зв’язування файлів, залежно від обраного способу.

Наприклад, для вставки в документ вмісту іншого файлу потрібно виконати такі дії:

1. Вибрати у документі-приймачі місце для вставлення вмісту файлу-джерела.

2. Виконати команду Вставлення Þ Текст Þ Додати об’єкт .

3. Вибрати у діалоговому вікні Вставлення об’єкта вкладку Створення з файлу (рис. 4.57)

4. Увести повне ім’я потрібного файлу в поле Ім’я файлу або вибрати його, скориставшись кнопку Огляд.

5. Встановити, при необхідності, позначки прапорців Зв’язок з файлом (для зв’язування файлів) і У вигляді значка.

6. Вибрати кнопку ОК.

Рис. 4.57. Вкладка Створення з файлу вікна Вставлення об’єкта

У такий спосіб дуже зручно і швидко можна об’єднати кілька текстових документів в один або вставити слайди презентації в текстовий документ.

Питання 5. Імпорт і експорт даних з файлів

Часто обмін даними між різними програмами можна організувати з використанням операцій імпорту і експорту, якщо такі операції передбачені засобами цих програм.

Операціяімпорту передбачає зчитування програмою даних з файлів, які підготовлені в інших програмах і формат яких не є основним для даної програми. Після відкриття таких файлів (імпортування даних) програма опрацьовує отримані дані як стандартні для своєї роботи. Експорт полягає в збереженні даних у файлі, формат якого не є основним для даної програми. По суті при здійсненні операцій імпорту та експорту відбувається конвертація даних, при цьому перетворення даних може відбуватися з частковою втратою даних, елементів форматування тощо.

Запам’ятайте!