Тема: Організація інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності

Мета:самостійно вивчити матеріал, що не розгядався на лекції. Познайомитись із місцем бухгалтерського обліку в системі інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства.

Література:

Облік на підприємствах торгівлі та ресторанного господарства: Навч. посіб. / Л.В. Нападовська, А.В. Алексєєва, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаєва; та заг. ред. Л.В. Нападовської. - К.: Київ. над. торг.-екон. ун-т, 2006. -- 378 с. Том 1.

Завдання:

вивчити теоретичні питання, оскільки з метою перевірки вони будуть внесені до підсумкової контрольної роботи та іспиту; в письмовій формі виконати завдання:

1. скласти опорний конспект матеріалу;

2. побудувати схему «Система інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства».

Матеріал для вивчення:

Сучасні системи менеджменту, крім уже відомих ресурсів -фінансових, трудових, матеріальних та нематеріальних - додатково включають найбільш динамічний ресурс - інформацію. Характерно, що саме інформація здатна створити найбільш вагомі конкурентні переваги. Як і всякий ресурс, інформація потребує відповідного забезпечення.

Інформаційне забезпечення - це сукупність інформаційних ресурсів (банку даних), методів і прийомів збору, обробки, накопичення, інтерпретації, передавання інформації, що використовується в діяльності підприємства. Інформаційне забезпечення слід розглядати як один із важливих видів забезпечення системи управління. Пояснюється це тим, що інформаційне забезпечення є фундаментом, на якому будується управлінська діяльність будь-якого підприємства.

Традиційною інформаційною системою, яка надає інформацію для управління торговельним підприємством, є бухгалтерський облік, побудова якого залежить від специфіки технологічного циклу, а отже - функцій діяльності (рис. 1). Місце бухгалтерського обліку в системі інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства наведено на рис. 2.

Система бухгалтерського обліку дозволяє створювати інформацію про такі важливі економічні показники торговельного підприємства як товарообіг (виручку від реалізації), витрати торговельної діяльності (у тому числі адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати), що дозволяє визначити фінансовий результат діяльності підприємства.

Рис. 1. Схема технологічного циклу підприємства роздрібної торгівлі

Постачальники

Відділ реалізації

Склад

Відділ закупок

БУХГАЛТЕРІЯ

Клієнти

Рис. 2. Система інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства

Важливим економічним показником, який характеризує діяльність торговельного підприємства й впливає на фінансові результати та фінансовий стан діяльності підприємства, є обсяг товарообігу в цілому та за сегментами ринку. Під товарообігом розуміють реалізацію товарів і надання платних торговельних послуг покупцям для задоволення особистих потреб в обмін на грошові кошти, або іншим підприємствам - для подальшої переробки чи продажу. Товарообіг як економічний показник на рівні підприємства є фактором формування ресурсного потенціалу підприємства та економічною передумовою отримання необхідного обсягу доходу та прибутку.

До основних чинників, які підлягають регулюванню та впливають на обсяг і структуру товарообігу підприємства, належать: ресурсне забезпечення, рівень організації торговельної діяльності, умови здійснення торговельного процесу та стан комерційної роботи.

Важливим чинником, який впливає на обсяг реалізації та потребує ефективного управління, є величина товарних запасів. Товарний запас - це маса товарів, призначена для наступного продажу, що знаходиться у сфері обігу в процесі переміщення від виробництва до споживача.

Основними об'єктами обліку, які потребують вимірювання, при цьому є: товари в дорозі від виробника до підприємств оптової торгівлі, товарні запаси на складах оптової торгівлі та інших збутових посередників, товари в дорозі від оптової до роздрібної ланки торгівлі, запаси підприємств роздрібної торгівлі (на складах і в торговельному залі).

Збільшенню товарообігу передує велика робота по формуванню ключової інформації для прийняття рішень щодо: розмірів та структури партій при закупівлі товарів, вибору найвигідніших постачальників та видів товарів, вибору асортиментної структури товарообігу, прискорення оборотності товарних запасів, підвищення прибутковості товарів, що реалізуються, формування оптимальної націнки та ціни товарів, вибору систем оплати праці у процесі збуту товарів, вибору найвигідніших покупців та сегментів ринку тощо.

В умовах ринкових відносин відбувається переорієнтація виключно на попит, тому постає завдання визначення максимального обсягу реалізації товарів у кожному сегменті споживчого ринку. Комерсантам, приймаючи рішення, необхідно враховувати зовнішню інформацію: обсяги та структуру споживчого ринку й споживчих товарів, стан конкуренції на даному сегменті товарного ринку, державне регулювання торговельної діяльності, загальну макроеконо-мічну ситуацію в країні. Ця та інша інформація створюється в управлінському обліку для формування інформації з метою прийняття менеджерами усіх рівнів ефективних управлінських рішень у процесі діяльності торговельного підприємства.

З огляду на це актуальним завданням бухгалтерського обліку є ідентифікація інформації як ресурсу, його розвиток і ефективне використання для управління торговельним підприємством в умовах динамічності, мінливості і невизначеності зовнішнього середовища.

Вже сьогодні управлінці не обмежуються традиційними моделями, а все більше звертаються до інформації, яка має нефінансовий характер. Для менеджерів немає особливого значення, в якій системі виникла інформація, значно важливіше, щоб вона була своєчасно одержаною та корисною для прийняття оптимальних управлінських рішень. До нефінансових показників, призначених для ефективного управління торговельним підприємством, відносяться: якість задоволення споживчого попиту, ступінь задоволення потреб споживачів, кількість постійних споживачів, наявність рекламацій, завершеність покупки, лояльність споживачів тощо.

Система обліку, як інформаційна система, включає збір, обробку, інтерпретацію, зберігання та передачу інформації для прийняття управлінських рішень як зовнішніми, так і внутрішніми користувачами.

До зовнішніх користувачів відносяться: потенційні покупці товарів і послуг; конкуренти; законодавчі, виконавчі та судові органи влади, організації, які регламентують, регулюють і контролюють діяльність торговельного підприємства ззовні; постачальники; потенційні інвестори, які надають в кредит грошові кошти; партнери по бізнесу, які на умовах угод реалізують частину функцій торговельно-технологічного процесу (транспортування, охорони, надання інформаційних послуг); трудові ресурси - люди, які наймаються на роботу в організацію; посередники - фізичні особи і організації, які надають послуги по налагодженню зв'язків торговельного підприємства з іншими суб'єктами зовнішнього середовища (дилери).

Внутрішніми користувачами облікової інформації є керівники різних рівнів управління.

Враховуючи, що діяльність торговельного підприємства на Ринку спрямована на досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань, облік перетворюється в специфічний інструмент для досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань. Для цього потрібно навчитись трансформувати інформацію в основний ключовий ресурс, сутність якого міститься в здатності найкращим чином об'єднати усі ресурси, що використовуються на торговельному підприємстві та забезпечити найвагоміші конкурентні переваги для власного бізнесу.

Головною передумовою ефективного управління торговельним підприємством є наявність корисної та своєчасної інформації для прийняття оптимальних управлінських рішень. Стосовно діяльності торговельної організації, інформацію можна розглядати як відповідним чином оброблені дані про факти, які представляють інтерес для організації (підрозділу) і складають основу прийняття відповідного рішення. Обробка - це процес трансформації даних в інформацію на основі різноманітних методів та приведення до форми, зрозумілої та зручної для використання.

За допомогою інформації реалізуються прямі та зворотні зв'язки між суб'єктом, об'єктом та іншими елементами системи управління й середовищем діяльності, що є підставою характеризувати інформацію як важливий та ключовий засіб управління. Інформацію, яка формується в системі управлінського обліку та є базою для прийняття управлінських рішень, можна охарактеризувати як важливу складову механізму прийняття управлінських рішень, а отже всієї системи управління.

Таким чином, для обслуговування системи управління торговельного підприємства необхідна система обліку, яка (крім вже відомих раніше функцій) забезпечувала б координацію (встановлення зв'язків), взаємодію та узгодженість окремих елементів управління.

Бухгалтерський облік відіграє важливу роль в управлінні підприємством, оскільки надає найповнішу інформацію про його діяльність і фінансовий стан. Дані бухгалтерського обліку є одним із головних джерел економічної інформації, яка характеризує фактичний стан справ на підприємстві. Тому знання бухгалтерського обліку необхідні насамперед для ефективної оцінки організації торговельної діяльності, контролю, прогнозування і управління підприємством.

Бухгалтерський облік включає різні елементи облікової систем і є засобом спостереження, реєстрації, систематизації і аналізу торговельної діяльності. На його основі здійснюється ефективний контроль і розробка оптиматьних управлінських рішень.

Самостійна робота №19

Тема: Заповнення власної інформаційної бази у програмі «1С: Підприємство» конфігурація «Торгівля і склад для України»

Мета:підготуватися до проведення та захисту практичної роботи 8-9. Познайомитись об’єктами програми: довідником Фірми, "Банковские счета" та навчитися налаштовувати параметри обліку

План

1. Введення інформації про фірму

2. Введення інформації про розрахунковий рахунок фірми

3. Налаштування параметрів обліку

Література:

1С: Предприятие 7.7. Конфигурация " Торговля и склад для Украины". Руководство по ведению учета (описание конфигурации). Фирма "1С". М., 2001.

Завдання:

Ознайомитись із матеріалом для вивчення, оскільки він потрібен для виконання та захисту практичної роботи 8-9; в письмовій формі виконати завдання:

1. дати відповіді на питання для самоконтролю.

Матеріал для вивчення: