Для обеспечения работы отдельных подсистем и функций приложения

Для обеспечения нормального функционирования приложения используются следующие объекты базы данных:

Ø ТАБЛИЦА– это объект, который определяется и используется для хранения данных. Это фундамент базы данных и любого приложения, разрабатываемого в Microsoft Access. Все остальные объекты базы данных, так или иначе связаны с таблицами и зависимы от них, поскольку оперируют данными, которые хранятся в таблицах;

Ø ЗАПРОС – способ получения данных из таблицы в связи с заданным критериям. По запросам можно построить поля сразу нескольких таблиц или элементы одной записи.

Ø ФОРМЫ Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Ø ОТЧЕТЫ. Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Ø МАКРОС в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. [5.].

В формах приложения созданы кнопки, выполняющие одинаковые действия. Описание данных кнопок приведено в таблице 5.6.

Таблицы 5.6. Описание стандартных

кнопок приложения

Кнопка	Описание	В каких формах присутствует
	Закрытие текущей формы	Во всех формах приложения
	Переходы на первую запись	БЛОКИ, ПРИХОД, СПИСАНИЕ
	Переход на предыдущую запись	БЛОКИ, СТУДЕНТЫ, ПРИХОД, СПИСАНИЕ
	Переход на следующую запись	БЛОКИ, СТУДЕНТЫ, ПРИХОД, СПИСАНИЕ
	Переход на последнюю запись	БЛОКИ, ПРИХОД, СПИСАНИЕ
	Добавление новой записи	БЛОКИ, СТУДЕНТЫ, ПРИХОД, СПИСАНИЕ
	Удаление записи	БЛОКИ, СТУДЕНТЫ, КОМИССИЯ ПО СПИСАНИЮ, МАТЕРИАЛЫ
	Просмотр отчета	СТУДЕНТЫ, СПИСАНИЕ, ЗАЯВКА, КНИГА УЧЕТА
	Вывод документа на печать	СТУДЕНТЫ, СПИСАНИЕ, ЗАЯВКА, КНИГА УЧЕТА

5.3.1. Подсистема «РЕКВИЗИТЫ»

Вид формы меню вкладки «РЕКВИЗИТЫ» в режиме просмотра представлен в приложении 24.

5.3.1.1. Функция «РЕКВИЗИТЫ»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «РЕКВИЗИТЫ», обеспечивающая просмотр одноименной таблицы.

Вызывается при нажатии на кнопку «Реквизиты».

Форма содержит стандартную кнопку выхода, описанную в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная, поля формы описаны в таблице 5.7..

Таблица 5.7. Описание полей

формы «РЕКВИЗИТЫ»

Имя поля	Подпись	Назначение
Учер	Учреждение	Для просмотра названия организации
ЮРИФактАд	Юридический и фактический адрес	Для просмотра адреса организации
ФИОВИП	ФИО директора	Для просмотра фамилии И.О. директора
ФИОКом	ФИО коменданта	Для просмотра фамилии И.О. коменданта
ФИОЗСК	ФИО зав.склада	Для просмотра фамилии И.О. зав.склада
ОКПО	ОКПО	Для просмотра ОКПО организации
ИНН	ИНН	Для просмотра ИНН организации
КПП	КПП	Для просмотра КПП организации
БИК	БИК	Для просмотра БИК организации
РС	Расчетный счет	Для просмотра расчетного счета организации
Тел	Телефон	Для просмотра номеров телефона организации

Вид формы в режиме конструктора представлен на рисунке 5.2, в режиме просмотра - в приложении 25.

Рис.5.2. Вид формы «РЕКВИЗИТЫ»

в режиме конструктора

5.3.1.2. Функция «БЛОКИ»

Для обеспечения работы данной функции была разработана составная форма «БЛОКИ», которая вызывается при нажатии на кнопку «БЛОКИ» вкладки «РЕКВИЗИТЫ».

Главная форма предназначена для просмотра и вода № и старосты блока. Источник данных таблица «БЛОКИ». Тип формы – одиночная, содержит поля, описанные в таблице 5.8., и стандартные кнопки навигации, добавления новой записи, удаления и выхода, описанные в таблице 5.5..

Таблица 5.8. Описание полей

формы «БЛОКИ»

Имя поля	Подпись	Назначение
НБл	№ блока	Для просмотра/ввода номера блока
Стар	Староста	Для просмотра/ввода старосты блока

Подчиненная форма «СТУДЕНТЫ подчиненная форма» содержит поля, описанные в таблице 5.9., источником данных которых служит таблица «СТУДЕНТЫ», предназначенная для просмотра имеющихся данных, и ввода новых в таблицу «СТУДЕНТЫ».

Таблица 5.9. Описание полей

формы «СТУДЕНТЫ подчиненная форма»

Имя поля	Подпись	Назначение
НК	№комнаты	Для просмотра/ввода номера комнаты
ФИО	ФИО	Для просмотра/ввода ФИО студентов проживающих в комнатах
ГР	Группа	Для просмотра/ввода № группы студента
ПерОбС	Период обучения с	Для просмотра/ввода даты начала обучения каждого студента
ПерОбПо	Период обучения по	Для просмотра/ввода даты окончания обучения каждого студента
ДатаД	Дата договора	Для просмотра/ввода даты подписания договора по каждому студенту
ДатаР	Дата рождения	Для просмотра/ввода даты рождения каждого студента

Форма содержит стандартные кнопки навигации, добавления, удаления, просмотра и печати выходного документа «ДОГОВОР», описанные в таблице 5.5..

Подчиненная форма связана с главной по полю НБл (в подчиненной форме это поле скрыто). Тип подчиненной формы – ленточная.

Вид составной формы «БЛОКИ» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.3., в режиме просмотра – в приложении 26.

Рис. 5.3. Вид составной формы «БЛОКИ»

в режиме конструктора

Так же данная форма является источником для документа «ДОГОВОР».

При нажатии на кнопку просмотр, выводится на экран отчет «ДОГОВОР», а при нажатии на кнопку печать, осуществляется печать данного отчета.

Макет отчета разработан вручную. Вид отчета «ДОГОВОР» в режиме конструктора представлен на рисунках 5.4.-5.6. в режиме просмотра в приложении 27.

Рис.5.4. Вид отчета «ДОГОВОР»

в режиме конструктора

Рис.5.4. Вид отчета «ДОГОВОР»

в режиме конструктора (продолжение)

Рис.5.4. Вид отчета «ДОГОВОР»

в режиме конструктора (окончание)

5.3.1.3. Функция «КОМИССИЯ»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «КОМИССИЯ_ПО_СПИСАНИЮ», обеспечивающая просмотр одноименной таблицы.

Вызывается при нажатии на кнопку «КОМИССИЯ».

Форма содержит стандартные кнопки выхода и удаления, описанные в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная, поля формы описаны в таблице 5.10.

Таблица 5.10. Описание полей

формы «КОМИССИЯ_ПО_СПИСАНИЮ»

Имя поля	Подпись	Назначение
НЧл	№ члена	Для просмотра № члена комиссии
ДолРП	Должность	Для просмотра должности члена комиссии
ФИОРП	Фамилия И.О.	Для просмотра фамилии И.О. члена комиссии

Вид формы в режиме конструктора представлен на рисунке 5.5, в режиме просмотра - в приложении 28.

Рис.5.5. Вид формы «КОМИССИЯ_ПО_СПИСАНИЮ»

в режиме конструктора

5.3.1.4. Функция «МАТЕРИАЛЫ»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «МАТЕРИАЛЫ», обеспечивающая просмотр, и ввод в одноименную таблицу.

Вызывается при нажатии на кнопку «МАТЕРИАЛЫ».

Форма содержит стандартные кнопки выхода и удаления, описанные в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная, поля формы описаны в таблице 5.11.

Таблица 5.11. Описание полей

формы «МАТЕРИАЛЫ»

Имя поля	Подпись	Назначение
КодМат	№ члена	Для хранения кода материала
НазМат	Название материала	Для просмотра/ввода названия материала
ЕдИзм	Единица измерения	Для просмотра/ввода единицы измерения материала
Цен	Цена	Для просмотра/ввода цены материала

Вид формы в режиме конструктора представлен на рисунке 5.6., в режиме просмотра - в приложении 29.

Рис.5.6. Вид формы «МАТЕРИАЛЫ»

в режиме конструктора

5.3.1.5. Функция «НАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «ОСТАТКИ», обеспечивающая просмотр одноименной таблицы, источником данных которой служит итоговый запрос-выборка «ОСТАТКИ_материалов». Вид запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 5.7., SQL-инструкция – в приложении 30.

Вызывается при нажатии на кнопку «НАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ». Форма содержит стандартную кнопку выхода, описанную в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная, поля формы описаны в таблице 5.12..

Таблица 5.12. Описание полей

формы «ОСТАТКИ»

Имя поля	Подпись	Назначение
Наз	Название	Для просмотра названия материала
First-ДатаРасх	Дата	Для просмотра остатка материала по текущей дате
Выражение1	Остаток	Для просмотра количества остатка материала

Рис.5.7. Вид запроса «ОСТАТКИ_материалов» в режиме конструктора

Вид формы в режиме конструктора представлен на рисунке 5.8., в режиме просмотра - в приложении 31.

Рис.5.8. Вид формы «ОСТАТКИ»

в режиме конструктора

5.3.2. Подсистема «ОПЕРАЦИИ»

Вид формы меню вкладки «ОПЕРАЦИИ» в режиме просмотра представлен в приложении 32.

5.3.2.1. Функция «ПОСТУПЛЕНИЕ»

Для реализации данной функции была разработана составная форма «ПРИХОД», которая вызывается при нажатии на кнопку «ПОСТУПЛЕНИЕ» вкладки «ОПЕРАЦИИ».

Главная форма предназначена для просмотра и вода данных в поля, описанные в таблице 5.13.. Форма содержит кнопки навигации, добавления новой записи и выхода, описанные в таблице 5.5..

Таблица 5.13. Описание полей

составной формы «ПРИХОД»

Имя поля	Источник данных	Назначение
НДок	Таблица «ПРИХОД»	Для просмотра/ввода № документа
ДПрих	Таблица «ПРИХОД»	Для просмотра/ввода даты прихода

Подчиненная форма «ПОСТУПИВВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма» предназначена для просмотра и добавления записей в таблицу «ПОСТУПИВВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ».

Подчиненная форма связана с главной по полю НДок, в подчиненной форме это поле скрыто. Тип подчиненной формы – ленточная.

Подчиненная форма предназначена для выбора названия материала из свободного поля со списком описанного в таблице 5.14..

Таблица 5.14. Описание поля со списком

формы «ПОСТУПИВШИЕ_

МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма»

Имя поля	Источник данных	Назначение
ПолеСоСписком23	Поля КодМат и НазМат из таблицы «МАТЕРИАЛЫ»	Выбор названия материала для поступления

Подчиненная форма «ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма» содержит поля, описанные в таблице 5.15., источником данных которых служит таблица «ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ», предназначенная для просмотра имеющихся данных, и ввода новых в таблицу «ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ».

Таблица 5.15. Описание полей подчиненной

формы «ПОСТУПИВШИЕ_

МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма»

Имя поля	Подпись	Назначение
КолЗат	Кол-во затребовано	Для просмотра/ввода количества затребованного материала
КолПрих	Кол-во прихода	Для просмотра/ввода количества поступивших материалов

Вид составной формы «ПРИХОД» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.9., в режиме просмотра – в приложении 33.

Рис. 5.9. Вид составной формы «ПРИХОД»

в режиме конструктора

5.3.2.2. Функция «РАСХОД»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «РАСХОД», обеспечивающая просмотр и ввод новых данных в одноименную таблицу.

Вызывается при нажатии на кнопку «РАСХОД».

Форма содержит стандартную кнопку выхода, описанную в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная, поля формы описаны в таблице 5.16..

Таблица 5.16. Описание полей

формы «РАСХОД»

Имя поля	Подпись	Назначение
НБл	№ блока	Для просмотра/ввода № блока
Назв	Название материала	Для просмотра/ввода названия расходуемого материала
ДатаРасх	Дата расх.	Для просмотра/ввода даты расхода материала
КОЛР	Кол-во расх.	Для просмотра/ввода количества расходуемого материала

Вид формы «РАСХОД» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.10., в режиме просмотра – в приложении 34.

Рис.5.10. Вид формы «РАСХОД»

в режиме конструктора

5.3.2.3. Функция «СПИСАНИЕ»

Для реализации данной функции была разработана составная форма «СПИСАНИЕ», которая вызывается при нажатии на кнопку «СПИСАНИЕ» вкладки «ОПЕРАЦИИ».

Главная форма предназначена для просмотра и вода данных в поля, описанные в таблице 5.17. Форма содержит кнопки навигации, добавления новой записи, просмотра и печати выходного документа «АКТ О СПИСАНИИ» и кнопки выхода, описанные в таблице 5.5.

Таблица 5.17. Описание полей

составной формы «СПИСАНИЕ»

Имя поля	Источник данных	Назначение
НАкта	Таблица «СПИСАНИЕ»	Для просмотра/ввода № акта
ДатаСпис	Таблица «СПИСАНИЕ»	Для просмотра/ввода даты списания

Подчиненная форма «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма» предназначена для просмотра и добавления записей в таблицу «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ».

Подчиненная форма связана с главной по полю НАкта, в подчиненной форме это поле скрыто. Тип подчиненной формы – ленточная.

Подчиненная форма предназначена для выбора названия материала из свободного поля со списком описанного в таблице 5.18.

Таблица 5.18. Описание поля со списком

формы «СПИСАННЫЕ_

МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма»

Имя поля	Источник данных	Назначение
ПолеСоСписком9	Поля КодМат и НазМат из таблицы «МАТЕРИАЛЫ»	Выбор названия материала для списания

Подчиненная форма «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма» содержит поля, описанные в таблице 5.19., источником данных которых служит таблица «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ», предназначенная для просмотра имеющихся данных, и ввода новых в таблицу «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ».

Таблица 5.19. Описание полей подчиненной

формы «СПИСАННЫЕ_

МАТЕРИАЛЫ подчиненная форма»

Имя поля	Подпись	Назначение
КолСпис	Кол-во списанного	Для просмотра/ввода количества списанного материала
Прич	Причина	Для просмотра/ввода причин списания

Вид составной формы «СПИСАНИЕ» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.12., в режиме просмотра – в приложении 35.

Рис. 5.11. Вид составной формы «СПИСАНИЕ»

в режиме конструктора

Так же на данной форме осуществляется формирование документа «АКТ О СПИСАНИИ».

При нажатии на кнопку просмотр, выводится на экран отчет «АКТ О СПИСАНИИ», а при нажатии на кнопку печать, осуществляется печать данного отчета.

В документе «АКТ О СПИСАНИИ» имеются вычисляемые поля: Количество списанного, вычисляемое по формуле =Sum([КолСпис]); Сумма, вычисляемое по формуле =([КолСпис]*[Цен]); Итого списано, вычисляемое по формуле =([КолСпис]*[Цен]).

Макет отчета разработан вручную. Вид отчета «АКТ О СПИСАНИИ» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.12. в режиме просмотра в приложении 36.

Рис.5.12. Вид отчета «АКТ О СПИСАНИИ»

в режиме конструктора

5.3.3. Подсистема «ДОКУМЕНТЫ»

Вид формы меню вкладки «ДОКУМЕНТЫ» в режиме просмотра представлен в приложении 37.

5.3.3.1. Функция «ЗАЯВКА»

Для обеспечения работы данной функции была разработана форма «ЗАЯВКА», обеспечивающая ввод новых данных в одноименную таблицу.

Вызывается при нажатии на кнопку «ЗАЯВКА».

Форма содержит стандартную кнопку выхода, просмотра и печати выходного документа «ЗАЯВКА», описанного в таблице 5.5..

Тип формы – ленточная. Форма предназначена для выбора названия материала и № блока из свободных полей со списками, описанных в таблице 5.20..

Таблица 5.20. Описание полей

со списком формы «ЗАЯВКА»

Имя поля	Источник данных	Назначение
ПолеСоСписком6	Поля КодМат и НазМат из таблицы «ЗАЯВКА»	Выбор названия материала для формирования заявки
ПолеСоСписком9	Поля НБл из таблицы «ЗАЯВКА»	Выбор № блока для формирования заявки

Форма «ЗАЯВКА» содержит поля, описанные в таблице 5.21., источником данных которых служит одноименная таблица, предназначенная для просмотра имеющихся данных, и ввода новых в таблицу «ЗАЯВКА».

Таблица 5.21. Описание полей

формы «ЗАЯВКА»

Имя поля	Подпись	Назначение
Кол	Количество шт.	Для ввода количества штук необходимых материалов

Вид формы «ЗАЯВКА» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.13., в режиме просмотра – в приложении 38.

Рис.5.13 Вид формы «ЗАЯВКА»

в режиме конструктора

Так же данная форма является источником для одноименного отчета.

При нажатии на кнопку просмотр, выводится на экран отчет «ЗАЯВКА», при нажатии на кнопку печать, осуществляется печать данного документа, а при нажатии на кнопку закрытия формы, после распечатывания отчета «ЗАЯВКА», срабатывает запрос на удаление «Очистка_заявки», удаляющий все записи из одноименной таблицы и отчета.

Вид запроса на удаление в режиме конструктора представлен на рисунке 5.14., SQL-инструкция – в приложении 39.

Рис.5.14. Вид запроса «Очистка_заявки»

в режиме конструктора

Макет отчета разработан вручную. Вид отчета «ЗАЯВКА» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.15., в режиме просмотра в приложении 40.

Рис.5.15. Вид отчета «ЗАЯВКА»

в режиме конструктора

5.3.3.2. Функция «КНИГА УЧЕТА»

Для обеспечения работы данной функции была разработана составная форма «КНИГА УЧЕТА», вызывается при нажатии на одноименную кнопку вкладки «ДОКУМЕНТЫ».

Главная форма предназначена для выбора названия материала из свободного поля со списком, описанного в таблице 5.22., форма содержит стандартную кнопку выхода, просмотра и печати одноименного документа, описанного в таблице 5.6.

Вид формы «КНИГА УЧЕТА» в режиме конструктора представлен на рисунке 5.16., в режиме просмотра – в приложении 41.

Таблица 5.22. Описание полей

со списком формы «КНИГА УЧЕТА»

Имя поля	Источник данных	Назначение
ПолеСоСписком6	Поля КодМат и НазМат из таблицы «МАТЕРИАЛЫ»	Выбор названия материала для формирования документа «КНИГА УЧЕТА»

Рис.5.16. Вид формы «КНИГА УЧЕТА» в режиме конструктора

Подчиненная форма «КНИГА_УЧЁТА_З» предназначена для просмотра данных по выбранному материалу в главной форме.

Подчиненная форма связана с главной по полю КодМат, в подчиненной форме это поле скрыто. Источником данных является запрос-выборка «КНИГА_УЧЕТА_3», вид запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 5.17., SQL-инструкция – в приложении 42. Тип подчиненной формы – ленточная.

Поля формы описаны в таблице 5.23.

Таблица 5.23. Описание полей

подчиненной формы «КНИГА_УЧЁТА_З»

Имя поля	Подпись	Назначение
КодМат	Код материала	Для связи с главной формой
ДПрих	Дата прихода	Для вывода даты прихода материала
ДатаРасх	Дата расхода	Для вывода даты расхода материала
НДок	№ док.	Для вывода даты прихода материала
КолПрих	Кол-во прихода	Для вывода количества прихода материала
КОЛР	Кол-во расхода	Для вывода количества расхода материала
Выражение1	Остаток	Для расчета остатка материала

Рис.5.17. Вид запроса «КНИГА_УЧЁТА_З» в режиме конструктора

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Приложение, разработанное в данном курсовом проекте размещается на диске С в папке GR42 в файле «АИС КОЛЛЕДЖ. Подсистема Комендант.accdb».

Назначение программы

Приложение, разработанное в данном курсовом проекте, предназначено для автоматизации задачи «Учета малоценных материальных запасов» в Михайловском экономическом колледже-интернате и позволит осуществить:

ü первоначальную загрузку справочников: «БЛОКИ», «СТУДЕНТЫ», «РЕКВИЗИТЫ», «МАТЕРИАЛЫ», «КОМИССИЯ_ПО_СПИСАНИЮ»;

ü ввод и обработку учетной информации по поступлению, расходу и списанию материалов;

ü автоматическое формирование и вывод на печать выходных документов: «Договор о взаимной ответственности», «Заявка», «Комиссия», «Акт о списании», «Книга учета».

Приложение удобно в эксплуатации, имеет простой наглядный интерфейс, что позволяет работать с ним неквалифицированному в области компьютерных технологий пользователю [1.].

Выполнение программы

Приложение запускается через ярлык «КОЛЛЕДЖ.Комендант», размещенный на рабочем столе компьютера (или через нажатие кнопки «Пуск»).

После удачного запуска приложения на экране появится главное меню (приложение 24), состоящее из четырех вкладок: «РЕКВИЗИТЫ», «ОПЕРАЦИИ», «ДОКУМЕНТЫ», «ВЫХОД». На каждой вкладке расположены кнопки, реализующие выполнение определенных функций приложения.