FOCUS 7. Letters to make up

Write a notice of arbitration. Follow the plan:

Ø refer to the previous correspondence on the problem;

Ø advise of the date of the Points of Claim submitted;

Ø inform of the appointment of your arbitrator;

Ø state that you are ready to withdraw your claim if it is admitted and satisfied;

Ø do not forget about a complimentary close.

FOCUS 8. Role play.

Hold negotiations on including an arbitration clause in your contract. Give reasons and suggest the ways of settling all disputes and differences.

FOCUS 9. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1 9

DIALOGUE 2

– Здравствуйте, г-н Эндерби. Вы получили претензию, предъявленную Вам в связи с понесенными убытками?

– Yes, Mr Kharitonov, we have received your Letter of Complaint. We have not given you any reply yet, as we are now investigating the matter.

– Я надеюсь, что изучение деталей не займет много времени и в ближайшем будущем Вы удовлетворите наши требования.

– Unfortunately, at the present moment it seems that we are most likely to decline your claim unless you withdraw it, of course.

– Г-н Эндерби, такая позиция Вашей компании может привести к передаче дела в арбитраж, что только увеличит убытки не только для нашей, но и для Вашей фирмы.

– Well, Mr Kharitonov, we have been doing mutually beneficial business for five years and you know that we are always ready to meet the requirements of our customers. We are willing to put things right if any problems arise out of or in connection with our commitments under the contract. But in this very case we think that your complaint is unjustified.

– Прошу Вас незамедлительно представить документы, подтверждающие Вашу точку зрения. Если Вы правы, мы отзовем претензию.

DIALOGUE 3

– Г-н Такер, мы нуждаемся в Вашей поддержке для направления искового заявления в арбитраж по делу против субпоставщиков.

– Yes, of course, we are ready to act on the lines proposed by you as both our companies have suffered losses through the fault of sub-contractors. Which company will be the claimant?

– Истцом будет наша компания, а ответчиком, естественно субподрядчики. Но Вы, как заинтересованная сторона, должны принять участие в назначении арбитра и во всем арбитражном процессе.

– It would be better to entrust the case to a sole arbitrator. Have you given notice of arbitration to the respondent party?

– Все уже отправлено заказным письмом. Мы также уже оплатили авансом издержки арбитражного производства.

– We suggest these expenses should be allocated equally between our two companies.

DIALOGUE 4

– Г-н Болл, благодарю Вас за оперативность в рассмотрении рекламационного письма наших клиентов.

– Well, Mr Sidorov, I apologize for the inconvenience caused to your customers. We fully accept your claim and are ready to satisfy it on the lines proposed by you.

– Мы полагаем, что устранение дефектов на месте будет лучшим решением. Это сэкономит время и средства.

– Please advise us in writing of your decision. Our specialists will attend to the matter immediately. As soon as they have a list of necessary spares they will leave for your Customers’ plant in Lipetsk.

– Список запчастей у нас с собой. Мне кажется, что при Ваших объемах поставок в этот регион было бы целесообразно создать сервисный центр на месте.

– Certainly. Due adjustments of complaints are of utmost importance for a sound reputation. A team of Russian specialists is now taking a training course in Stuttgart. They will handle service of our equipment in Russia.

DIALOGUE 5

– Г-н Кролл, мы вынуждены предъявить Вам претензию. Вот рекламационное письмо.

– That is unpleasant news. What is the matter? Which is the dissatisfied party?

– Претензию на Вас выставили наши клиенты из Екатеринбурга. Они требуют возмещения убытков.

– We will give this claim our due attention and thorough consideration. But could you inform me of the details and particulars? The machine has passed complete inspection and the Works’ Tests. It was put in operation two months ago.

– Заводчанам не удалось добиться гарантированной мощности и производительности станка. Но поскольку срок гарантии еще не истек, я считаю, они имеют полное право предъявить претензию и передать дело в арбитраж.

– Arbitration is expensive nowadays, and we do not regard their claim as unjustified, though they may have failed to comply with our operation and maintenance instructions.

DIALOGUE 6

– Mr Bukin, I wish you had abandoned the claim as after thorough consideration we have to reject it. Here are the grounds – a complete set of the documents on the matter.

– Наши клиенты считают Вас ответственными за нарушение контракта. В ближайшее время претензия будет передана на рассмотрение в Арбитражный суд при ТПП в Москве.

– But it is stipulated in the contract that arbitration should be held in the country of the respondent party. You are the claimant so you should apply to the Arbitration Commission of Milan in Italy.

– Нет возражений. Вы будете уведомлены о передаче дела в арбитраж заказным письмом. Вам также будет направлена копия искового заявления. Своего арбитра Вы выберете из списка членов комиссии.

– Maybe we shall entrust the case to a sole arbitrator rather than to a panel of arbitrators. Though I still hope that your customers will withdraw the claim. We have a chance of solving this matter amicably by mutual consent.

– Мы незамедлительно передадим представленные Вами документы нашим клиентам и сообщим Вам их решение.