Технология разработки электронной таблицы

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

Вычисления в таблицах

Формулы. Все вычисления в электронных таблицах производятся с помощью формул. Любая формула в MS Excel должна начинаться со знаков «равно», «плюс» или «минус». Без этих знаков формула интерпретируется как текст.

Каждая формула состоит из операторов и операндов.

Операнд – это числовое значение, текст, ссылка на ячейку или группы ячеек. В качестве операндов могут выступать и встроенные функции Excel.

Оператор – это знак операции, которую следует выполнить над операндами формулы. Операторы Excel можно классифицировать следующим образом: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических действий над числами. В таблице 1 представлены арифметические операторы, которые могут использоваться в Excel.

Таблица 1 – Арифметические операторы

Обозначение	Название	Действие
+	Знак плюс	Сложение
–	Знак минус	Вычитание
*	Звездочка	Умножение
/	Косая черта	Деление
%	Знак процента	Вычисление процента от числа
^	Тильда	Возведение в степень

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Используются следующие операторы сравнения: = (знак равенства), > (знак больше), < (знак меньше), >= (знак больше или равно), <= (знак меньше или равно), <> (знак не равно).

Текстовый оператор конкатенации (амперсанд) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку и обозначается &.

Оператор ссылки служит для описания ссылок на диапазоны или блоки, то есть группы смежных ячеек.

Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например, А1:А5, для ссылки на блок задается адрес верхней левой и нижней правой ячеек блока через двоеточие, например, А1:Е5.

Возможно использование следующих операторов ссылок:

: (двоеточие) – ссылка на диапазон, например, А2:А10, или блок, например, А2:С10;

; (точка с запятой) – оператор объединения, объединяет несколько ссылок в одну ссылку, например, =СУММ(А2:A10;C2:C10);

(пробел) – оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов, например, (B2:D10 C4:C6).

При организации вычислений формулы можно копировать из ячейки в ячейку, при этом адреса ячеек, указанные в формулах могут изменяться в соответствии с типом ссылки, используемой в формуле.

Ссылкой на ячейку (ссылкой на адрес ячейки) называется указание адреса этой ячейки в формуле или функции Excel.

Различают относительную ссылку на ячейку, абсолютную ссылку на ячейку и смешанную ссылку на ячейку.

Относительная ссылка на ячейку записывается в виде последовательности заголовков столбца и строки, например, A3, D4. Ее особенность заключается в том, что при переносе формулы на некоторое число позиций эта ссылка на ячейку заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и формула [2].

Абсолютная ссылкана ячейкузаписывается с использованием знака $, например, $A$4, $A$2,и при переносе формулы из одной ячейки в другую адрес ячейки, на которую ссылается формула, остается неизменным.

Смешанная ссылкана ячейкутакже использует знак $, например, $A3, B$2, и представляет собой сочетание относительной и абсолютной ссылок. При копировании формулы каждая часть ссылки ведет себя соответственно указанному адресу: абсолютная часть адреса остается неизменной, относительная часть адреса меняется.

Встроенные функции

Функция в Excel представляет собой объединение нескольких вычислительных операций над значениями, выступающими как аргументы, для решения определенной задачи.

Аргументы– значения исходных данных для функции, используемые для выполнения операций или вычислений. Аргументы функции должны быть указаны в порядке, определенном для данной функции. Каждый из них должен иметь требуемый данной функцией тип. Аргументами функции могут являться числовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки, выражения и вызовы других функций.

В Excel для упрощения расчетов имеется широкий набор встроенных функций, которые делятся на категории. Каждая из этих категорий включает функции, обеспечивающие определенные вычисления. Краткая характеристика категорий функций Excel приведена в таблице 5.1. Доступ к функциям производится с помощью Мастера функций, кнопка вызова которого находится на панели Стандартная пиктографического меню.

Таблица 1 – Краткая характеристика категорий функций Excel

Категория	Краткая характеристика
Финансовые	Функции для осуществления типичных финансовых расчетов
Дата и время	Функции для анализа и работы со значениями даты и времени в формулах
Математические	Содержит арифметические и тригонометрические функции, позволяющие производить простые и сложные математические вычисления
Статистические	Функции для выполнения статистического анализа диапазонов данных
Ссылки и массивы	Функции для осуществления поиска в списках или таблицах, нахождения ссылок к ячейке
Работа с базой данных	Функции для работы со списками
Текстовые	Функции для выполнения действий над строками текста
Логические	Функции для проверки выполнения одного или нескольких условий
Проверка свойств и значений	Функции для проверки свойств и значений данных, вводимых в ячейки
Инженерные	Функции для выполнения инженерного анализа. Их можно разделить на три группы: § Функции для работы с комплексными числами § Функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую § Функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую
Информационные	Для определения типа данных, хранимых в ячейке. Проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Следует заметить, что пользователь может разрабатывать и собственные функции с помощью языка Visual Basic For Applications. В этом случае формируется категория «Определенные пользователем».

Десять функций, с которыми наиболее часто работает пользователь, собраны в группу «10 недавно использовавшихся». Кроме того, все функции Excel представлены в полном алфавитном перечне Мастера функций.