День 3. Проверили кадровые документы сотрудников

Вслед за локальными нормативными актами инспектор ГИТ запросит выборочно документы работников. Поэтому весь третий день мы посвятили трудовым договорам, трудовым книжкам, личным карточкам и приказам по личному составу.

Проверьте, чтобы в трудовом договоре, который хранится в организации, стояла подпись и дата получения экземпляра работником.

Трудовые договоры. Оформляют с каждым работником не позднее трех дней с даты фактического допуска к работе. То есть количество действующих договоров, по общему правилу, не может быть меньше количества работников. В ООО «Эверест» 304 работника и один из них внутренний совместитель, с которым заключено сразу два договора: по основной работе и совместительству. Новичков не принимали, поэтому действующих договоров должно быть 305. По итогам проверки не досчитались трудового договора с одним из продавцов. Чтобы устранить ошибку, заключили новый договор текущей датой с действующими условиями труда. Но указали в нем фактическую дату начала работы сотрудника.

Помимо наличия договоров важно проверить, чтобы их содержание отвечало статьям 57, 136 Трудового кодекса. Например, обязательное условие договора – трудовая функция. То есть работа по должности, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Должность в договоре должна соответствовать штатному расписанию. Также в договоре нужно отразить размер оплаты труда, условия перечисления или выдачи зарплаты.

Если все договоры шаблонные, как в «Эвересте», то для начала достаточно проверить шаблон и выборочно пять процентов заключенных договоров, но не менее 10 штук. Это поможет убедиться, что от шаблона в компании не отступают. Именно так мы и поступили. Проверили 15 договоров и, не обнаружив критических ошибок, проверять все остальные уже не стали. Если условия трудового договора менялись, убедитесь, что есть дополнительные соглашения. Новые сведения о сотруднике и работодателе можно вносить прямо в текст договора (ст. 57 ТК РФ).

В срочных трудовых договорах особое внимание уделяйте сроку и основанию, по которому он заключен. Срок и основание должны соответствовать требованиям статьи 59 Трудового кодекса. Если условие о срочном характере договора утратило силу, проверьте, оформлено ли дополнительное соглашение с работником о том, что договор признали заключенным на неопределенный срок.

Трудовые книжки. Для начала пересчитали их. Мы помним, что книжки оформляют на всех сотрудников, которые проработали в организации более пяти дней (ч. третья ст. 66 ТК РФ). Исключение – внешние совместители. Их книжки хранят по основному месту работы. В «Эвересте» внешних совместителей не оказалось, поэтому и по предварительному расчету и по факту получили к проверке 304 книжки. Иногда книжек может быть и больше, если кто-то из сотрудников не забрал свой документ при увольнении. Такие книжки работодатели обязаны хранить до востребования не менее 75 лет (п. 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

По всем книжкам провели сплошную проверку. Сверили записи с приказами по личному составу, оформили две недостающие записи о переводах. В 2014 году «Эверест» менял название, поэтому в трудовых книжках сотрудников, принятых до даты переименования, обращали внимание и на наличие этой записи (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Далее убедились, что все трудовые книжки зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Также проверили подписи всех уволенных работников, которые получили на руки трудовую книжку. В одной строке подписи не было, но подруга вспомнила, что эту книжку отправляли по почте.

Чтобы у инспекции не возникло вопросов, нашли согласие работника на отправку, а также почтовое уведомление о получении книжки. В Книге учета трудовых книжек заполнили пробел:
– в графе 12 указали дату и реквизиты квитанции о получении книжки по почте;
– в графе 13 сделали надпись «отправлена по почте».

Как подготовить к проверке штатное расписание, табели учета рабочего времени, Положение об оплате труда и Положение о защите персональных данных, другие документы – в таблице ниже.

Готовим кадровые документы к проверке²

Документ	Как подготовить к проверке
Положение об оплате труда	– Установите размер доплат за работу в условиях, которые отклоняются от нормальных. – Если нет отдельных ЛНА о премировании или командировках, порядок оплаты в этих случаях установите в положении. – Уточните критерии начисления премий. Не указывайте лишение премии как вид дисциплинарного взыскания. – Исключите из положения условие, которое позволяет не премировать сотрудников, которые уволились на момент выплаты
Положение о защите персональных данных	– Оформите список лиц, имеющих доступ к персональным данным, и бланк заявления о согласии на обработку персональных данных в качестве приложений. – В списке лиц, имеющих доступ к персональным данным, установите, к каким сведениям сотрудник имеет доступ, исполняя свои обязанности. – Определите состав персональных данных и порядок, в котором их будут обрабатывать, хранить и передавать другим лицам
Инструкции по охране труда	– Разработайте недостающие инструкции по всем видам работ, профессиям и должностям (ч. вторая ст. 212 ТК РФ, п. 5.1 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80). – Утвердите инструкции по охране труда с учетом мнения профсоюза
Штатное расписание	– Не устанавливайте разную зарплату по одинаковым должностям. Назовите должности по-разному. – Если закон устанавливает льготы или ограничения в отношении работы в должности или вида работ, сверьте наименования должностей организации со справочниками ЕТКС, ЕКС или профессиональными стандартами. – Изменяемую величину надбавки (в процентах) не указывайте в штатном расписании. В примечании сделайте ссылку на документ, устанавливающий надбавку
Табель учета рабочего времени	– Издайте приказ о назначении ответственного за ведение табеля. – Внесите исправления, если накануне выходных праздничных дней время работы не сократили на час. – Внутренних совместителей внесите в табель дважды: как основного работника и как совместителя
Личные карточки работников	– Сверьте сведения в личной карточке с приказами, копией паспорта работника, трудовой книжкой, СНИЛС, документами воинского учета, документами об образовании. – Внесите недостающие записи в личную карточку. – Ознакомьте работника под роспись с общими сведениями и о воинском учете (подпись после раздела II), с каждой внесенной записью о приеме и переводе. – Проверьте личные карточки уволенных работников, подписи в них
Расчетный листок	– Если форма расчетного листка не утверждена, издайте приказ. Предварительно получите мотивированное мнение профсоюза (при наличии). – Заведите журнал выдачи расчетных листков или определите иной порядок, который документально подтвердит, что работники получают сведения о своей заработной плате
График отпусков	– Документально подтвердите, что учли мнение профсоюза, разрабатывая график отпусков. Получите отметку в графике. – Проверьте, чтобы работники были уведомлены о начале отпуска. – Внесите в график отпусков сведения об использованных отпусках в соответствии с приказами. – Согласуйте переносы отпуска, подтвердите согласие документами

Итоги трехдневной работы

Первый день ушел на подготовительные работы. Проверили правомерность проверки и, когда убедились, что ее не избежать, наметили план действий. Установили перечень документов для проверки, распределили работу и разложили нужные документы. Во второй день проанализировали ЛНА (7 шт.), инструкции по охране труда (27 шт.) и документы по спецоценке (288 шт.).

На третий день проверили:
– шаблон трудового договора, наличие договоров с работниками (304 шт.) и выборочно их содержание (15 шт.);
– трудовые книжки (304 шт.);
– приказы и другие документы по личному составу (не менее 1000 шт.).

Таким образом, не считая первого подготовительного дня, за два других втроем провели экспертизу не менее 1600 кадровых документов. Выборочную проверку документов по оплате труда (не менее 2000 шт.) за два дня провели три сотрудника бухгалтерии.

По итогам нашей внутренней проверки устранили серьезные нарушения: восстановили утерянный трудовой договор, внесли пропущенные записи в трудовые книжки и Книгу учета, получили недостающие подписи работников в десятках документов. Остальные ошибки, которые исправить уже не успевали, зафиксировали в приказе и указали срок исправления (образец ниже). Если ошибки незначительные, то такой приказ может защитить от штрафов.

Скачать и распечатать образец

Результат проверки. «Эверест» прошел проверку без штрафов. Конечно, инспекторы обнаружили ошибки, но по достоинству оценили проделанную нами предварительную работу и приказ об исправлении недочетов. Поскольку ранее компанию за трудовые нарушения к ответственности не привлекали, инспектор выписал лишь предписание с требованием устранить найденные неточности.

Нормативная база

Документ	Поможет вам
Закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ	Узнать о правах юридических лиц и предпринимателей при проверках
Постановление Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875	Уточнить особенности надзора Гострудинспекции за соблюдением трудового законодательства

Важные выводы 1. Чтобы плановая проверка не застала врасплох, проверяйте утвержденный план проверок в начале каждого года. Прежде чем начинать подготовку к проверке, убедитесь в ее правомерности. 2. Если проверки не избежать, проверьте обязательные ЛНА, трудовые договоры, трудовые книжки и другие документы по личному составу. Инспектор их обязательно запросит. 3. Выявленные нарушения исправьте по горячим следам. Если не успеваете устранить отдельные ошибки до начала проверки, зафиксируйте это в приказе и укажите реальный срок их исправления.

¹ По просьбе руководителя организации название компании и Ф.И.О. работников в статье изменены.
² Как подготовить к проверке ПВТР, документы по спецоценке, трудовые договоры и трудовые книжки, читайте в этой статье.

Работодателя включат в план проверок, если со дня окончания предыдущей прошло: пять лет; три года; один год.