К справочно - информационным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.
Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.
Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации.В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.Информация, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Многие справочно-информационные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных, связей.
Акт
Акт–это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или событий.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д.
Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо – при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме и, как правило, содержит реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т. е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации – автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного – «О приеме - передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Во введении должна содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и т.п. Далее указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта, в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.