Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки
Справки– документы, содержащие описание и подтверж- дение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного харак- тера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и уч- реждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Приведем примеры.
Московское городское объединение Генеральному дирек- книжной торговли "Москнига" тору объединения Кировское районное книготорговое "Москнига" объединение Горбунову А. В.
Магазин №...
Справка
Дата Номер
О комплектовании товарных фондов в 20... г. В 20... г. комплек- тование товарных фондов магазина происходило за счет следую- щих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база "Москнига" – ...
2. Объединение "Книгоэкспорт" – ...
3. Издательство "Прогресс" – ...
4. Специальная книжная экспедиция – ...
Директор магазина (подпись)
Московский государственный ис- торико-архивный институт
Справка
Дата Номер
Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отде- ления факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
факультета государственного
делопроизводства (подпись)
Докладная записка– документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, со- держащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются пред- ложения, просьбы.
Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору Дата объединения
Иванову И. И. Докладная записка
О назначении документальной ревизии в магазине № ... При прове- дении 09.04.10 г. инвентаризации товарных фондов магазина №... обнаружена недостача различных товаров на сумму ... руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных опе- раций магазина № ... за период с 01.01.10 по 09.04.10 г.
Зам начальника
отдела (подпись)
1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заго- ловок.
2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.
3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие ин- станции, оформляется на общем бланке учреждения и подписыва- ется руководством.
4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглаголь- ного существительного: О назначении..., О проверке и т. п.
Деловые письмаприменяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятель- ности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Класси- фикацию деловых писем позволяет построить классификация про- изводственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
По функциональному признакуписьма можно разделить на две группы:
1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо- просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.);
2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выде- лить следующие аспекты в содержании деловых писем:
1) факт напоминания – письмо-напоминание;
2) выражение гарантии – письмо гарантийное;
3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
4) информирование о намечаемых или уже проведенных меро- приятиях – информационное письмо;
5) указание на факт отправки прилагаемых к письму докумен- тов – сопроводительное письмо;
6) предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признакупроводится условное разли- чение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Счита- ется, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, назы- вается деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам мате- риально-технического снабжения и сбыта относится к коммерче- ской корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо- ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо- отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соот- ветствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо –письменный текст, который инфор- мирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы
курса "Организация делопроизводства"». Программа предпола- гается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. От- зыв просим прислать до 12 ноября 20... г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение –письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они мо- гут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня про- водит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед- организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в уч- реждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Московского историко- архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д. 15, актовый зал.
Начало работы в 10 ч. утра. Иногородние участники обеспечи- ваются общежитием.
Председатель Совета УМО
проф., докт. ист. наук В. И. Дурновцев
Гарантийное письмо –документ, обеспечивающий испол- нение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно га- рантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть пре- дельно четким и ясным. Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вы- числительного центра института.
Оплата гарантируется со счета № ... в .... отделении Госбан-
ка.
Завод готов принять на работу выпускницу института по
специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо– это письмо, требующее ответа. Боль- шая категория таких писем выражает просьбу (предложение, за- прет) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:
При развертывании работ по реставрации исторических цен-
ных зданий института выяснилась невозможность поэтапного про- ведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью ... кв. м. для перенесения всех учебных заня- тий на время реставрации зданий.
Письмо-ответпо своему содержанию носит зависимый харак- тер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициатив- ном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выпол- нения просьбы. Например:
115422, Москва,
ул. Зеленая, д. 5, кв. 38 Иванкину М. П.
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.
Директор Госархива Н. К. Крымкина
Письмо-запрос –коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.
Например:
Касательно: альбома образцов
Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом об- разцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 20...г.
С уважением