Этап 3. Оформление таблицы

На предыдущем этапе частично было выполнено форматирование числовых данных и заголовков. На этом этапе рассмотрим возможности условного форматирования, размещения данных в таблице, форматирования текстов, проведение линий и рамок.

1. Можно выполнить условное форматирование для диапазона F5:F16 с целью выделения тех ячеек, в которых значение меньше 1 (или, что то же самое, меньше 100%). Для этого выделите диапазон F5:F16 и выполните команду Формат/Условное форматирование...; появится диалоговоеокноУсловное форматирование (рис. 9).

2. Раскройте список во втором поле и выберите строку «меньше», в третье поле введите значение 1 или 100%, нажмите кнопку Формат, появится диалоговое окно Формат ячеек с вкладками Шрифт, Граница, Вид. Определите формат для значений, удовлетворяющих заданному условию, например, измените цвет и начертание. Закройте диалоговые окна нажатием кнопки ОК.

Рис. 9. Диалоговое окно Условное форматирование

3. Значения в диапазоне ячеек G5:G16 можно выровнять по центру.

4. Расположите заголовок таблицы Показатели производства по центру таблицы. Для этого выделите диапазон А1:G1 и нажмите кнопку Объединить и поместить в центре. Можно изменить размер шрифта заголовка и его начертание.

5. Так как при печати таблицы линии сетки не видны, то для лучшего восприятия таблицы необходимо обвести ее рамками. Для проведения линий и рамок можно воспользоваться кнопкой Границы на панели Форматирование, но большие возможности дает вкладка Границы диалогового окна Формат ячеек. Рекомендуется сначала провести все внутренние рамки и линии, а затем - внешние, при этом можно изменить тип и толщину линий.

6. При желании можно изменить шрифт, его размер и начертание как для числовых данных, так и для текстов в таблице.

7. Можно изменить цвет фона и цвет шрифта отдельных элементов таб­лицы.

8. Сохраните текущее состояние таблицы.

Этап 4. Графическое представление данных

Процесс построения диаграмм подробно описан в разделе 2. В рассматриваемой задаче для отображения данных возможно использование следующих типов диаграмм:

• гистограмм (плоских и объемных), позволяющих сравнивать значения планового и фактического выпуска по месяцам;

• круговых диаграмм (плоских и объемных), которые можно использовать для отображения значений фактически выпущенной продукции в каждом месяце как доли в годовом выпуске;

• графиков, отображающих процесс изменения значений фактического выпуска по месяцам;

• смешанной диаграммы, позволяющей на одной диаграмме ото­бразить плановые и фактические значения выпуска по месяцам в виде гистограммы, а выполнение плана по месяцам — в виде графика.

Построение гистограммы

1. Выделите диапазон ячеек С4:Е16, содержащий два ряда числовых данных. план выпуска и фактический выпуск по месяцам, а также ряды с названиями строк и заголовками столбцов. Названия в строках будут использоваться в качестве обозначений на оси Х (категорий), а заголовки столбцов— в качестве легенды.

2. Вызовите Мастер диаграмм.

3. В диалоговом окне первого шага Мастера диаграмм во вкладке Стандартные в окне Тип выберите и выделите тип Гистограмма, а в окне Вид - первую картинку в первом ряду (обычная плоская гистограмма). На­жав и удерживая кнопку Просмотр результата, можно увидеть образец диаграммы. Перейдите к следующему шагу, нажав кнопку Далее.

4. На втором шаге Мастер диаграмм выводит образец диаграммы и сообщает, что гистограмма для выделенных данных сформирована стандар­тным образом: ряды данных — в столбцах. Это соответствует представлению данных задачи, поэтому перейдите к следующему шагу, нажав кнопку Далее.

5. На третьем шаге во вкладке Заголовки определите название диаграммы и названия для осей: в поле ввода Название диаграммы введите текст Показатели производства, в поле Ось Х (Категорий) - Месяцы, в поле Ось Y (Значений) — Количество; во вкладке Легенда включите переключатель Добавить легенду и укажите место размещения легенды. Внесенные изменения будут сразу же отражены в образце диаграммы. Во вкладке Подписи данных можно выбрать режим, в котором на диаграмме будут показываться значения (по умолчанию значения не выводятся). Установив необходимые параметры, перейдите к следующему шагу.

6. На последнем шаге выберите место размещения диаграммы (лучше наимеющемся листе, а не на отдельном). Нажмите кнопку Готово.

7. Обрамленная маркерами диаграмма появится на рабочем листе. Переместите ее, если необходимо, захватив мышью в области диаграммы.

8. Используя маркеры, измените размеры области диаграммы для лучшего размещения объектов диаграммы.

9. Выполните редактирование диаграммы и, если необходимо, форматирование для сбалансированности объектов диаграммы и лучшего восприятия данных.

В результате должна получиться диаграмма, похожая на изображенную на рис.7, но с другими названиями диаграммы, оси значений и рядов в легенде.