Національний стандарт україни

ДСТУ 4423-2:2005

ЗМІСТ

с.
Національний вступ.............................................................................................................................. V

1 Сфера застосування............................................................................................................................ 1

2 Політика та обов'язки......................................................................................................................... 1

Вступ........................................................................................................................................... 1

2.2 Положення політики керування документаційними процесами.............................................. 1

2.3 Обов'язки..................................................................................................................................... 2

2.3.1 Цілі визначання обов'язків та повноважень..................................................................... 2

2.3.2 Повноваження та обов'язки в межах організації.............................................................. 2

3 Стратегія, розробляння та впроваджування...................................................................................... З

3.1 Вступ........................................................................................................................................... З

3.2 Розробляння та впроваджування документаційної системи ..............................................................З

3.2.1 Загальні засади.................................................................................................................. З

3.2.2 Етап А. Попереднє дослідження....................................................................................... 4

3.2.3 Етап В. Аналізування ділової діяльності.......................................................................... 4

3.2.4 Етап С. Встановляння вимог до службових документів................................................. 4

3.2.5 Етап D. Оцінювання наявних систем................................................................................ 5

3.2.6 Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів ........................5

3.2.7 Етап F. Розробляння документаційної системи............................................................... 5

3.2.8 Етап G. Впроваджування документаційної системи ………………………………….…….6

3.2.9 Етап Н. Аналізування після впровадження системи........................................................ 7

4 Документаційні процеси та їх контролювання................................................................................. 7

4.1 Вступ............................................................................................................................................ 7

4.2 Засоби........................................................................................................................................... 8

4.2.1 Основні засоби................................................................................................................... 8

4.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності................................................................. 8

4.2.3 Словник …………………………………………………………………………….………….10

4.2.4 Номенклатура справ …………………………………………………………………………10

4.2.5 Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки ………………………………………...…...12

4.3 Документаційні процеси ……………………………………………………………………...…..13

4.3.1 Вступ …………………………………………………………………………………………...……....13

4.3.2 Долучання службових документів……………………………………………………………14

4.3.3 Реєстрування........................................... ………………………………………………….15

4.3.4 Класифікування ………………………………………………………………………………16

4.3.5 Класифікування рівнів доступу та безпеки ………………………………….……………..17

4.3.6 Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування..........................................................................................................17

4.3.7 Зберігання...................................................................................................................................18

4.3.8 Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням............................................................................................................................................19

4.3.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування...........................................................................................................................................20

5 Відстежування та здійснювання перевіряння ……………......................................................................22

5.1 Загальні засади ...............................................................................................................................22

5.2 Перевіряння відповідності ...........................................................................................................22

5.3 Сила доказовості ...........................................................................................................................23

5.4 Відстежування продуктивності праці ..........................................................................................23

6 Навчання .....................................................................................................................................................23

6.1 Вступ...............................................................................................................................................23

6.2 Вимоги до навчальних програм ..................................................................................................23

6.3 Персонал, який треба навчати .....................................................................................................23

6.4 Навчання фахівців з керування документаційними процесами................................................24

6.4.1 Загальні засади............................................................................................................................24

6.4.2 Методи навчання.........................................................................................................................24

6.5 Оцінювання та переглядання навчання ......................................................................................24

Додаток А Порівняння ІSО 15489-1 та ІSО 15489-2 у частині керування

документаційними процесами ……………………………………...........................................25

Додаток В Порівняння структурних елементів ІSО 15489-2 та ІSО 15489-1...........................................32

Бібліографія ...................................................................................................................................................37

Покажчик .......................................................................................................................................................38

Додаток НА Національні стандарти України, згармонізовані з міжнародними

cтандартами ...............................................................................................................................42

Додаток НБ Перелік національних відхилів та їх пояснення ……...................................................42

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ІSС7ТР 15489-2:2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Інформація та документація. Керу­вання документаційними процесами. Частина 2. Настанови) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та доку­ментація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, ідентичних міжнародним стандартам, посилан­ня на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА. Міжнародний стандарт SО 690-2:1997 «Information and documentation – Records management – Part 2: Electronic documents or parts thereof» («Інформація та документація. Бібліографічні посилання. Частина 2. Електронні документи та їхні частини»), на який є посилання в цьому стандарті, в Україні не згармонізовано.

До стандарту внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимо­гами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили долучено безпосе­редньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил». Повний перелік змін з обґрунтуванням наведено в національному додатку НБ.

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

— слова «ця частина ІSO/ТR 15489» та «цей міжнародний стандарт» замінено на «цей стандарт»;

— у додатку «Бібліографія» наведено «Національне пояснення», виділене у тексті рамкою;

— матеріали «Покажчика» подано за українською абеткою;

— структурні елементи стандарту: «Титульний аркуш», «Передмову», «Національний вступ», «Бібліографію» та «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на

— ІSО 2788:1986, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4032-2001 (ISО 2788:1986);

— ІSО 15489-1:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4428:2005.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

ДСТУ 4423-2:2005

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ