Характеристика процессов закупочной деятельности
| Процессы | Содержание работ | Результаты |
| 1. Определение потреб-ности в материальных ресурсах. 2. Исследование состояния товарных рынков. 3. Выбор наиболее выгодных поставщиков. 4. Принятие решения по закупке. 5. Сопровождение и контроль поставок. 6. Оптимизация бюджета закупок. 7. Оценка системного эффекта от деятельности предприятия. | Оценка производственной программы, объема сбыта, размеров запасов. Выявление продавцов, условия закупок, оплаты ресурсов и услуг по выполнению поставок. Сопоставление качества и цены ресурсов, условий оплаты и доставки. Согласование условий поставок, организация пробных и регулярных поставок ресурсов. Корректировка колебаний поставок, контроль сроков и объемов, качества ресурсов. Анализ закупок, снижение издержек на товародвижение. Отслеживание взаимосвязи закупок, организации производства, работы транспорта и складов, реализации готовой продукции на рынке. | Общая потребность и цена требуемых материальных ресурсов. Составление списка потенциальных поставщиков ресурсов. Один основной и несколько резервных поставщиков. Реализация решения, накопление опыта успешной совместной работы. Диспетчерские воздействия по срокам и объемам поставок. Бесперебойность материально-технического снабжения производства. Сравнение издержек производства и товародвижения, разработка предложений по стратегии "сделать" или "купить". |
На третьем этапе ведется поиск наиболее рационального (оптимального) поставщика путем сопоставлении качества и цены ресурсов, предлагаемых условий поставок. При получении согласия на сотрудничество оформляются коммерческие предложения и оформляются договоры о намерениях.
Желательно выбрать одного основного поставщика ресурсов и несколько резервных, что позволяет иметь свободу при согласовании условий поставок и гарантировать надежность материально-технического снабжения при любых изменениях ситуации на рынке ресурсов.
На четвертом этапе ведутся переговоры по детализации условий поставок, принимается решение по закупке и оформляются договорные отношения. Желательно вначале организовать пробные поставки ресурсов при сохранении максимального уровня страховых запасов, а по мере накопления опыта регулярной успешной совместной работы можно постепенно сокращать их до разумного минимума.
В целях стабильности партнерских связей рекомендуется составлять годовой договор, отражающий ориентировочную общую сумму товарооборота, с последующим ежемесячных контрактов, уточняющих объемы поставок.
На пятом этапе ведется сопровождение и контроль своевременности осуществления поставок. Возможные колебания рыночного спроса на продукции оказывают некоторое влияние на объемы и сроки отдельных поставок, которые могут корректироваться по взаимному согласию диспетчерскими методами. Результатами рабочего взаимодействия могут стать согласованные диспетчерские воздействия, уточняющие сроки и объемы очередных поставок.
На шестом этапе проводится анализ процесса закупок и оптимизация бюджета закупок, ориентированного на бесперебойность материально-технического снабжения производства и минимальные удельные издержки на товародвижение, достижение конкурентоспособности на насыщенном рынке.
На седьмом этапе оценивается системный эффект от деятельности предприятия, отлаживается взаимосвязь закупок, организации производства, работы транспорта и складов, реализации готовой продукции на рынке, сравниваются издержки производства и товародвижения. Разрабатываются предложения по корректировке стратегии "сделать" или "купить".
Технология организации закупочной деятельности в полной мере характерна для предприятий производственной сферы, торгово-посреднические компании осуществляют такую же последовательность процессов, однако их содержание должно быть направлено преимущественно на целевую группу потребителей.