Тема 6. Організація діяльності інформаційно-аналітичної служби.

Зрозуміло, що організація діяльності інформаційно-аналітичних служб (ІАС), їх специфіка прямо залежить від сфери діяльності. Від того ж вибудовується і структура ІАС. Виділимо їх основні різновиди:

- ІАС органів державної влади і органів місцевого самоврядування;

- ІАС у вищих навчальних закладах;

- ІАС у комерційних організаціях та неурядових аналітичних центрах;

- ІАС у організаціях, що мають статус неприбуткових;

- ІАС у партіях.

Всі названі ІАС мають звичайно ж подібну структурну побудову, але мають і специфічні особливості. Отже, як правило, ІАС складаються з:

1. Центру управління на чолі з директором чи координатором;

2. Експертного відділу (інформаційно-аналітичного відділу) з базою даних;

3. Науково-методичного відділу (юридичного);

4. Відділу моніторингу;

5. Адміністративно-фінансового відділу.

Не виключено, що залежно від сфери діяльності, якийсь з відділів може бути відсутнім, або навпаки, може бути додатковий відділ. Серед можливих відділів назвемо: відділ регіональної інформації, соціологічну службу, відділ спеціальної інформації, відділ кадрового забезпечення. Можливі й інші доповнення. Все залежить від потреб і фінансових можливостей служби.

Інформаційно-аналітичні служби за кордоном (як приклад, США) мають дещо відмінну структуру:

1. Рада опікунів (фундатори організації);

2. Виконавчий директор;

3. Відділ експертів з базою даних;

4. Відділ розробки програм;

5.Адміністративно-фінансовий відділ;

6. Інформаційний відділ;

7. Відділ маркетингу;

8. Прес-центр.

Така структура говорить про більші фінансові можливості та відповідний, значно вищий, статус мозкових центрів за кордоном.

Основними системами ІАС є:

- телекомунікаційне середовище;

- інтегрована система управління інформаційними ресурсами;

- інтегрована система електронного документообігу;

- система управління аналітичною обробкою інформації;

- система зовнішніх зв’язків;

- система захисту інформації.

При функціонуванні ІАС їх діяльність має здійснюватися за такими напрямками:

- збір та ведення оперативної, нормативної інформації та класифікаторів;

- оперативний аналіз інформації;

- ретроспективний аналіз інформації;

- системно-аналітична діяльність з організації процесів прийняття рішень;

- підтримка документообігу;

- підтримка повсякденної внутрішньої діяльності;

- захист даних;

- технологічна підтримка діяльності ІАЦ.

Функціональні підрозділи інформаційно-аналітичної служби. Визначимо основні завдання кожного відділу інформаційно-аналітичного центру.

1. Центр управління. На Центр управління (координатора) ІАС покладаються завдання:

- управління доступом до розподiленого банку даних інформаційних ресурсів, створеного Центром;

- управління обміном даними між ІАС;

- управління електронним документообігом між ІАС;

- розробка єдиних методологічних засад технологій аналітичних обчислень;

- виконання аналітичних досліджень за міжгалузевими напрямками;

- управління та підтримка телекомунікаційного середовища ІАС;

- управління взаємодією з міжнародними системами і банками даних;

- управління та підтримка системи захисту інформації в ІАС;

- управління адресацією мереж та підтримка її в актуальному стані;

- управління розподілом ключів та координація такою діяльності з уповноваженими особами;

- управління та підтримка корпоративної пошти;

- підтримка процесів розвитку ІАС.

2. Експертний відділ (інформаційно-аналітичний відділ) з базою даних. Одним з головних завдань, які необхідно вирішувати в процесі діяльності системи ІАС, є організація інформаційних потоків. Цей процес складається з ряду етапів, щодо кожного з яких необхідно вирішувати завдання збору, систематизації та аналізу інформації як про саму розробку, так і про її зовнішнє середовище (потенційні ринки, конкуренти, тенденції, технології, ресурси, законодавство).

В завдання експертного (інформаційно-аналітичного) відділу входить виконання таких функцій:

- вироблення інформаційно-аналітичних продуктів;

- каталогізація інноваційних інтелектуальних ресурсів (наукових шкіл, дослідницьких колективів, спеціалістів-розробників, наукових лабораторій, інжинірингових фірм), інтелектуальної продукції (технологій, знань, наукових розробок, ноу-хау та ін.) та даних про зовнішнє середовище (конкурентний ринок, ресурси, тенденції і ризики);

- застосування інноваційних технологій;

- створення та супровід бази даних;

- заходи інформаційної безпеки.

В комплекс дій по захисту конфіденційної інформації входять організаційні та технічні заходи.

Заходи організаційного характеру – це, передусім, діюча нормативна база ІАС, яка визначає регламент підготовки матеріалів, в т. ч. і щодо комерціалізації розробок, для відкритої публікації і вивезення за кордон.

Заходи технічного характеру забезпечують відповідний рівень доступу до інформації, що циркулює в інформаційно-аналітичній системі. У відповідності до рівня доступу база даних ІАС складається з трьох типів інформації:

- відкрита для всіх користувачів інформація на Інтернет-сайті ІАС (анотації розробок, публікації, виставки тощо) ;

- інформація для службового користування співробітниками ІАС при підготовці звітів, проведення аналітичної роботи;

- інформація конфіденційного характеру, призначена для представників дирекції для підготовки і прийняття управлінських рішень.

Передбачаються також спеціальні технічні заходи щодо виявлення загроз, попередження спроб нанесення збитків базам даних і несанкціонованого доступу до інформації.

3. Науково-методичний відділ (юридичний). Перше завдання відділу - правове забезпечення системи функціонування ІАС. До першого блоку відноситься комплекс питань, пов’язаних з розробкою внутрішніх нормативних документів, що регламентують правові відносини між роботодавцем та співробітниками ІАС. До другого блоку відносяться питання правового аспекту – супроводу проектів щодо комерціалізації науково-технічних розробок, включаючи підготовку юридичних документів на всіх стадіях оформлення контрактів з партнерами та інвесторами.

Науково-методичний відділ виконує функції:

- здійснення методичного, інформаційного та консалтингового забезпечення процесу інформаційно-аналітичної діяльності;

- розробка прогнозів і програм науково-технічних досягнень і контроль за їх виконанням;

- організаційна робота по створенню і вдосконаленню системи інформаційно-аналітичної діяльності;

- створення нормативно-правової та організаційно-економічної основи функціонування системи інформаційно-аналітичної діяльності ІАС.

4. Відділ моніторингу. Відділи моніторингу акумулюють передові досягнення інноваційного менеджменту і створюють умови для досягнення максимального ефекту від взаємодії стратегій інноваційної інфраструктури і відділу інформаційної аналітики. Вони включають функції:

- ситуаційну діагностику і прогнозування розвитку життєвого циклу проекту;

- системне моделювання нових видів інформаційно-аналітичної діяльності;

- впровадження нових управлінських технологій і виробничо-технологічних рішень, розв'язань, вирішень;

- інноваційний пошук і виявлення інтелектуальної власності в організаційному і виробничо-технологічному процесі підприємства;

- рішення, розв'язання, вирішення широкого спектру завдань інформаційно-аналітичної діяльності будь-якого рівня складності;

- розробку і удосконалення систем управління інформаційно-аналітичною діяльністю.

5. Адміністративно-фінансовий відділ. Виконує такі функції:

- забезпечує фінансову підтримку у сфері інформаційно-аналітичної діяльності;

- проводить розрахунки в системі товар(інформація)/покупець;

- контролює фінансові потоки в організації;

- видає зарплату та інші заохочення.

Взаємодія ІАС з іншими структурними службами і відділами. Про взаємодію інформаційно-аналітичної служби з іншими структурними підрозділами можна говорити багато, оскільки від їхньої тісної і плідної співпраці залежить, зрештою, успіх і благополуччя всієї структури. Цю взаємодію умовно можна розділити на два напрямки: внутрішні та зовнішні зв’язки.

До внутрішніх зв’язків належать:

- безпосередня взаємодія з керівництвом організації, ВНЗ, партії. Керівництво має регламентувати, координувати, контролювати, забезпечити всім необхідним, убезпечити від негативних впливів свою ІАС;

- постійна взаємодія з фінансовим відділом і бухгалтерією. Зрозуміло, що звичайна ІАС (за винятком великих спеціалізованих «мозкових центрів») не має можливості самостійно контролювати фінансові надходження і витрати, тому змушена постійно контактувати з цими підрозділами;

- взаємодія з відділом матеріально-технічного забезпечення (сервісним центром). Оскільки цей відділ забезпечує ІАС сучасними технічними засобами (телекомунікаційним середовищем), системою електронного документообігу, системою зовнішніх зв’язків, системою захисту інформації тощо, їх контакт повинен бути постійним;

- взаємодія з відділом управління персоналом (відділом кадрів). Кадрове забезпечення висококваліфікованим персоналом ІАС має першорядне значення, так як безпосередньо впливає на результативність та ефективність роботи служби;

- взаємозв’язок з відділом документаційного забезпечення. Цей відділ регламентує, координує і контролює документообіг всього підприємства. Не є винятком і ІАС. Тому їхня співпраця повинна бути систематичною;

- взаємодія з юридичним відділом. Найважливіші питання організаційно-правового забезпечення як у всій структурі, так і, зокрема, в ІАС вирішуються і контролюються цим підрозділом;

- взаємодія з секретним відділом. Зазначений підрозділ обов’язково є на великих підприємствах. Він контролює і координує роботу з документами, що мають гриф «Таємно» та «Конфіденційно». Зрозуміло, що це стосується і ІАС;

Крім зазначених структур ІАС може ефективно співпрацювати з бібліотекою, з видавництвом підприємства (якщо вони є), іншими структурними підрозділами, якщо в тому виникає потреба.

Зовнішні зв’язки ІАС:

1. ІАС окремої організації повинна підтримувати довготривалі і постійні зв’язки з іншими ІАС як галузевими, так і міжгалузевими та потужними «мозковими центрами» в Україні, а при необхідності – і за кордоном. Це викликано рядом причин:

- використанням баз даних інших ІАС, що убезпечує, чи, принаймні, різко зменшує ризик прийняття неправильного рішення;

- координацією зусиль, напрямів роботи в інформаційно-аналітичній діяльності:

- обміном досвідом і використанням новітніх інноваційних технологій;

- «мозковим штурмом», об’єднанням зусиль при вирішенні проблем глобального значення;

- уніфікацією методик інформаційно-аналітичної діяльності.

2. ІАС постійно підтримує зв'язок з клієнтами-замовниками та їхніми діловими партнерами. Це необхідно для отримання додаткової інформації про об’єкт чи явище, застереже аналітиків від спотворених чи неправдивих даних (гарантії ніхто не дасть!), дозволить більш-менш об’єктивно сформулювати аналітичні висновки.

3. Часто, коли не вистачає необхідної інформації, ІАС звертається до великих (центральних) бібліотек України, зокрема Національної бібліотеки ім. В. І. Вернадського, яка, до речі, має свою потужну ІАС.