Организация юридически значимого электронного документооборота

Данный подход является более полным решением и позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно):

- удостоверение точного времени создания электронных документов с помощью штампов времени;

- получение в реальном времени информации о статусе сертификатов цифровых подписей (всей цепочки сертификатов – от личного до сертификата головного удостоверяющего центра);

- поддержка усовершенствованного формата подписи «КриптоПро ЭЦП», обеспечивающего возможность длительного хранения документов в электронном виде с ЭЦП (до 30 лет).

Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства, что дает ряд существенных преимуществ, например:

1-электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют одинаковую юридическую силу с бумажными;

2-документы, подписанные ЭЦП, принимаются в ходе судебных разбирательств;

3-ЭЦП может использоваться для подписания первичных бухгалтерских документов для Налоговой инспекции и пр.

Данное решение создает предпосылки для реального перехода к безбумажным технологиям документооборота.

Кроме того, следует отметить, что организация корпоративного и юридически значимого электронного документооборота требует создания регламентов использования ЭЦП в рамках организации. Более подробная информация изложена в руководстве по опции «ЭЦП и шифрование».

Криптографический комплекс «Юридически значимый документооборот» включает: СКЗИ КриптоПро CSP 3.0 или СигналКом 3.0, КриптоАрм СтандартПРО 4.2, система «ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0.

Состав инфраструктуры открытых ключей (ИОК).

Основные принципы и состав необходимых элементов инфраструктуры открытых ключей ИОК определены международными рекомендациями X.842, X.843, RFC 5280.

К базовым элементам ИОК относятся:

служба управления ключами и сертификатами (удостоверяющие центры),

служба фиксации времени,

служба реализации проверки подлинности ЭП;

службы реализации политик безопасности

службы каталогов сертификатов (реестры сертификатов, реестры отозванных сертификатов, реестр состояния сертификата по сети (OCSP);

служба атрибутирования (для часто изменяемых атрибутов пользователей);

служба архивирования электронных документов, переданных на временное или постоянное хранение.

Электронный документооборот.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронный документооборот - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т.д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

Сдача отчетности

Возможность сдачи отчетности по каналам связи закреплена законодательно с 2002г. Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи»* (Федеральный закон от 10 января 2002г. № 1-ФЗ) и обеспечивается использованием электронной цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной. Вся передаваемая информация защищена от несанкционированного доступа путем использования сертифицированных средств криптографической защиты информации.

Система представления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи рекомендована различными органами государственной власти и открывает качественно новый этап во взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов, обеспечивая надежный двусторонний информационный обмен между ними.

Система позволяет передавать налоговые декларации, бухгалтерскую отчетность и иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде без дублирования на бумаге, используя обычный доступ к телекоммуникационным каналам связи, в том числе интернет.

Преимущества системы

При представлении отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь получает следующие преимущества:

· экономия времени (нет необходимости посещать налоговую инспекцию или иное государственное учреждение и дублировать отчетность на бумажных носителях);

· снижение количества технических ошибок (перед отправкой файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения в соответствии с требованиями формата);

· оперативное обновление форм отчетности и средств контроля по каналам связи в случае изменения форматов;

· возможность получения общедоступной информации от органов государственной власти;

· подтверждение доставки отчетности;

· конфиденциальность (документы передаются по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде с использованием средств криптографической защиты информации (далее СКЗИ), сертифицированных уполномоченным государственным органом, ФСБ);

· оперативность обработки информации и избежание технических ошибок при вводе данных.

Под требования Федерального Закона «О персональных данных» подпадают практически все организации — коммерческие, государственные, общественные, — которые имеют кадровые службы и владеют персональными данными своих клиентов и сотрудников.

За невыполнение требований Закона «О персональных данных» предусмотрена административная и уголовная (в соответствии со статьями КоАП и УК РФ) ответственность. Ответственность может быть наложена как на юридические (организации), так и на физические лица: рядовых сотрудников и руководителей предприятия. Деятельность организации по обработке персональных данных также может быть приостановлена по требованию Роскомнадзора.

Услуги по защите персональных данных направлены на снижение рисков карательных санкций со стороны регулирующих органов, определенных в законе: ФСБ России, ФСТЭК России и Роскомнадзора.

*Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127) будет признан утратившим силу с 1 июля 2012 года.