Распределенная гипертекстовая информационная система World Wide Web
Система WWW хранит огромное количество документов, географически распределенных по всему земному шару, и предоставляет пользователям удобный и простой доступ к ним. Web-документ (или Web-страница) – это электронный документ, оформленный и связанный с другими документами на основе языка форматирования документов HTML.
Web-сайты разнообразны по содержанию, оформлению, объему страниц и т.д.
Самая массовая и самая непритязательная категория Web-сайтов — личные страницы. Наиболее интересные из них, кроме данных об авторе, содержат публикации его работ, исследований в какой-либо области. Адреса же таких страниц можно получить в различных адресных справочниках.
Другой разновидностью Web-сайтов являются сайты некоммерческие, принадлежащие всевозможным добровольным объединениям, временным проектам, международным или благотворительным организациям. К этой же категории можно отнести и многочисленные страницы учебных заведений, университетов и научных центров, официальные сайты некоммерческих программных проектов (например, www.iynx.browser.org), а также организаций вроде ISO (www.iso.ch). Грань между личными и некоммерческими сайтами довольно условна.
Особая категория сайтов – сайты фирм, коммерческих организаций. Сайт фирмы — инструмент рекламный и информационный. Разумеется, без хорошего дизайна при этом не обойтись, и вполне естественно, что средний уровень корпоративных сайтов, почти всегда создаваемых с участием профессиональных дизайнеров, намного выше, чем «в среднем по сети». Большинство таких сайтов содержит информацию не только о самой фирме, но и об ее продуктах, т. е. информацию, которая должна обновляться сравнительно часто и которая иногда нужнее клиентам, чем самой фирме.
Самая влиятельная и заметная разновидность сайтов – контент-сайты, основные поставщики пользующейся спросом информации. К этой категории относятся всевозможные поисковые системы, новостные сайты и колонки обозревателей, развлекательные и образовательные ресурсы и вообще все, что может представлять бескорыстный (т. е. не впрямую рекламный) интерес для какой-либо группы читателей. В отличие от бумажных журналов и книг, в Интернете ресурсы такого рода не могут окупиться за счет продажи своей информации. Но с другой стороны, гораздо меньше у них и расходы на распространение. Поэтому известные контент-сайты принадлежат обычно либо бескорыстным энтузиастам, либо фирмам, зарабатывающим на банерной рекламе.
Наряду с электронной почтой другим непременным оперативным средством связи является факсимильная связь.Современные информационные технологии предусматривают подключение факса к компьютеру, интегрируя при этом их функциональные возможности. Они позволяют организовать прием факсов, их отправку, путем сканирования документов, позволяют создать списки на рассылку, а также реализуют множество других сервисных функций, ускоряющих работу с факсами.
Выше названные оперативные средства связи реализуются электронными почтовыми системами, которые функционируют как в рамках локальной сети, так и рамках интегральной. Почтовая система обеспечивает создание, редактирование, отправку и доставку сообщений; упорядоченную систему хранения входящих и исходящих сообщений; просмотр, сортировку и поиск сообщений по определенным критериям (например, полученных от определенных лиц или посвященных определенной теме), возможность ведения адресной книги и т. д. Почтовая система реализуется некоторым комплектом программ, предоставляющим широкий спектр разнообразных услуг пользователю, как по реализации факсимильной связи, так и по работе с электронной почтой.
В последнее время в связи с активизацией деловых и иных связей с другими странами особо возросла важность знаний иностранного языка. В связи с этим появилосьмного компьютерных технологий, поддерживающих различные виды работ с использованием иностранного языка. К ним, прежде всего, следует отнести текстовые редакторы, электронные двуязычные словари-справочники различного назначения и для различных тематических областей, системы, автоматического перевода, обучающие языковые системы.
Современные информационные технологии делают более эффективным и организационное обеспечение управления.
Текущая организационная деятельность секретарских служб включает множество рутинных операций: занести в календарь сведения о назначенной встрече, совещании, поручении; произвести расчеты на калькуляторе; связаться с определенным абонентом и записать полученное сообщение и другие.Информационные технологии, помогающие рационально выполнять подобные виды организационной деятельности, называют «электронный органайзер». Примером программы, реализующей эту технологию, является MS Outlook, входящая в MS Office. Раздел «Контакты» этой программы позволяет хранить телефоны, адреса и другие сведения делового или личного характера. Календарь выполняет функции ежедневника. Он дает возможность планировать встречи, события, собрания. Наличие в организации сетевого соединения компьютеров позволяет каждому сотруднику вести свой календарь на своем компьютере, а секретарю иметь доступ к этим данным с целью определения наиболее удобного для всех времени проведения встреч, совещаний. Рассылка приглашений сопровождается автоматическим включением мероприятия в личные календари всех его участников.
Успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи, самих себя. От этого факта зависит подъемы и спады в бизнесе и в карьере. Незаметные ежедневные презентации заполняют деловую жизнь. Подготовка презентации и обеспечение ее проведения – это коллективная деятельность, значительная роль в которой отводится секретарской службе. В настоящее время широкое распространение получили мультимедийные презентации благодаря возможности многоаспектного, разнопланового взгляда на объект презентации. Наиболее простым способом разработки мультимедийных презентаций является использование современных программ для создания презентаций. Наиболее интересным примером может служить программа PowerPoint 97 и 2000 фирмы Microsoft. Программа PowerPoint входит в пакет MS Office, что обеспечивает ее широкое распространение.
Рекламная деятельность на основе технологии WWW. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью публиковать свою информацию в глобальной сети, для чего заводят свой web-сайт. Как и другие, более традиционные, методы распространения бизнес-информации (буклеты, проспекты, рекламные объявления), такой сайт имеет своей главной целью создать у посетителя образ фирмы, запоминающийся и привлекательный. Иными словами, сайт фирмы – инструмент рекламный и информационный.
До 80% информации в WWW – это реклама, ибо для отечественных организаций размещение информации о себе в WWW – иногда единственный способ заявить о себе не в рамках города или даже страны, а в «мировом масштабе». Поэтому одной из популярных услуг провайдеров стало предоставление сервера для размещения информационных материалов о компании или организации в сети Интернет.
Проведенный выше обзор универсальных информационных технологий, конечно, неполон. Однако на его основе уже можно сделать вывод о том, что их использование создает все предпосылки для совершенствования делопроизводственных функций.