Понятия документооборота и документопотока

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Движение документов - их путь из одного подразделения в другое или от одного сотрудника к другому. Порядок движения документов определяется управленческим процессом в данной организации. Например, руководитель может требовать, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя.Или в организации есть разделение функций между структурными подразделениями, и большая часть документов пойдет сразу же в отделы к исполнителям. От принятого в учреждении порядка зависит и движение документа при согласовании и подписании.

Документооборот позволяет наглядно увидеть качество системы управления в организации.

Документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Это можно сделать с помощью специальных технологических схем, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Этапы технологической цепочки обработки и движения документов:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Технологическая карта прохождения приказа:

Анализ документооборота важен для совершенствования работы управленческого аппарата. В качестве объекта анализа рассматривается документопоток.

Документопоток – поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями, специалистами) и службой ДОУ.

Документопотоки организации:

Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

Потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Цели исследования документопотоков организации:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов.

После получения результатов анализа можно проводить оптимизацию документооборота.

Параметры документопотока:

- содержание

- структура

- режим или цикличность

- направление

- объем.

Содержание документопотока - это состав документов, входящих в него, и состав информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока - это классификация документов по их функционально-целевому назначению.

Режим или цикличность документопотока - это изменение во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с сезонным уменьшением управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от технологии обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы; документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.

Объем документопотока - физическое количество документов (подлинников и копий).

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составляет суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:

- расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- определения загруженности службы ДОУ.

Объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий: например, 10814/15375. Подсчет ведется по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. Следует учитывать, что в большинстве организаций учитываются лишь зарегистрированные входящие документы, хотя количество незарегистрированных документов значительно превышает количество зарегистрированных. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Не учитывается и движение копий документов, которые существенно увеличивают документооборот.