Правові засади впровадження електронного документообігу

У 2003 році прийнято закони, які впроваджують електронний документообіг в Україні, зокрема закони України “Про електронні документи та електронний документообіг” і “Про електронний цифровий підпис”. Ці закони набрали чинності з січня 2004 року.

Закон України “Про електронні документи та електрон­ний документообіг” встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Закон України “Про електронний цифровий підпис” визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Законами передбачено розробити і впровадити про­граму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг.

Дія цих законів поширено на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

В Україні створено законодавчу базу про електронні документи та електронний документообіг. Відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюють Конституція України, Цивільний кодекс України, закони України “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про державну таємницю”, “Про зв’язок”, “Про обов’язковий примірник документів”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також інші нормативно-правові акти.

Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу. Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

· реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

· забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообігу;

· нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами.

У діяльності підприємств (організацій, установ, фірм) виникає необхідність введення інформації з паперового документа до інформаційної системи, далі - опрацювання відомостей в СУБД і прикладних інформаційних системах. Із збільшенням кількості документів зростає потреба застосування опрацювання великих обсягів інформації.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Електронний документ може бути створений, пере­даний, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів врегульовано Законом України “Про електронний цифровий підпис”.

Оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електрон­ного документа.

Якщо автор створює ідентичні за документною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі, в тому числі у паперовій копії. Копія документа на папері для електронного документа - це візуальне подання електронного документа на папері. Електронну і паперову копію електронного документа засвідчують у порядку, встановленому законом.

Електронний документ в управлінській діяльності у багатьох випадках має однакову юридичну силу з документами на паперовій основі. Юридична сила електронного документа чи допустимість електронного документа як доказу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Водночас електронний документ не може бути за­стосовано як оригінал:

· свідоцтва про право на спадщину;

· документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

· в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа, здійснюють відповідно до законодавства.

Збереженість електронних документів має виняткове значення. З метою забезпечення збереження і використання електронних документів створюють архіви електронних документів, подають електронні документи до архівних установ України.

Цілісність електронного документа встановлюють шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Електронні документи необхідно зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дають змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом терміну, встанов­леного законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи зберігають у вигляді копії документа на папері. При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюють перевірку цілісності відомостей на цьому носії.

Для збереження електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

· інформація, яку містять електронні документи, повинна бути доступною для її подальшого використання;

· має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

· повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг архівної установи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюють у порядку, визначеному законодавством.