Поняття електронного документообігу
Нормальна робота бухгалтерії та підприємства в цілому можлива тільки за умови, що необхідна інформація, будь-який документ можуть бути швидко знайдені. Жоден документ, що вимагає певних дій, не повинен залишитися без виконання, жодне доручення керівника не повинно бути забуте. Цього можна досягти тільки при обліку всіх документів шляхом їх реєстрації і організації контролю за їх виконанням.
За оцінкою спеціалістів, у світі щоденно з'являється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація, і лише 10 % — документи, непридатні для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність запровадження на підприємствах (в організаціях, банках тощо) електронного документообігу.
Документ являє собою "знімок" даних, що фіксує їхній стан у певний момент часу. Управління документами — це процес відстеження такої інформації, що забезпечує, наприклад, наявність тільки однієї оригінальної копії документа і збереження архівних копій усіх його старих версій у порядку їхнього виникнення.
З іншого боку, інформація про документообіг може, наприклад, дати можливість визначити чисельність бухгалтерів. Так, знаючи допустимий максимальний і мінімальний документообіг підрозділу (V mах і V mіп) і середній документообіг на одного бухгалтера (V cp ), можна визначити необхідну чисельність бухгалтерів (г):
Під документообігом розуміють рух документів від моменту складання їх на конкретному підприємстві або одержання від інших підприємств до здачі в архів після опрацювання та систематизації.
Під рухом документів у комп'ютерній бухгалтерії ми будемо розуміти не фізичне переміщення електронних документів, тому що вони зберігаються в базі даних, а передачу прав на їх використання із повідомленням користувачів і контролем за виконанням.
За умов комп'ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.
Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер — це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому його підготовлено, з включеними н нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа можна легко включити в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.
Для того щоб успішно управляти документами, потрібно визначити, які типи документів якого управління потребують. К. Шарп поділяє всі документи підприємства на дні категорії: документи для автоматизації статутної діяльності і критично важливі документи.
Перші являють собою електронну пошту, зауваження, листи, звіти і загальнодоступні бази даних.
Другі призначені для розв'язання внутрішніх (управління виробничим процесом і ресурсами) або зовнішніх (маркетинг і обслуговування покупців) інформаційних завдань.
При автоматизації статутної діяльності можна використовувати однакове управління документами для всіх працівників. Однак критично важливими даними, як правило, управляють відповідно до завдань конкретної робочої групи. Наприклад, дані, що цікавлять бухгалтерію, суттєво відрізняються від технічної інформації, з якою працює інженерний відділ.