Автоматизированные системы документооборота и системы управления информационным контентом.

Функции работы с документами: 1) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и писем граждан; 2) многоуровневая обработка документа, включая: внесение резолюции, назначение исполнителей и сроков исполнения документов; внесение в карточку результатов и истории исполнения документа; формирование междокументных связей; рассылка документов и формирование списка рассылки; 3) многоуровневый контроль исполнительской дисциплины: установка контрольных сроков исполнения документа (контрольные сроки организации, вышестоящей организации, контрольные сроки соисполнителей и дополнительные контрольные сроки); рассылка по e-mail напоминаний исполнителям и соисполнителям о при­ближении сроков исполнения документа; формирование статистики и вывод сводок по документам, по­ставленным на контроль; 4) поиск и подбор документов по реквизитам карточки документа, включая: контекстный поиск по краткому содержанию; возможность сохранения и уточнения поисковых запросов; формирование результатов поиска в виде отчетов произвольной формы; 5) формирование статистических и аналитических сводок: формирование журналов регистрации; формирование справок по обработке документов; формирование статистических и аналитических сводок по исполнительской дисциплине в табличной и графической форме; анализ связей между документами; анализ документооборота организации; 6) реализация функций экспедиции (получение/отправка документов); 7) работа с архивными документами (номенклатура, описи, дела).

При проектировании системы заложены следующие архитектурные принципы: 1) клиент-серверная технология (возможно использование Internet-технологии); 2) масштабирование (возможность перехода на другие программные платформы); 3) широкое использование офисных приложений Excel, Word для самостоятельного формирования отчетов (генератор отчетов); 4) принцип однократного ввода информации.

Рынок систем категории CMS (content management system) достаточно бурно развивается, но единых стандартов в этой области, в том числе на терминологию, еще нет. Английское слово content означает «нечто, содержащееся внутри» и применительно к письменным работам обычно входит в словосочетание table of contents — содержание, перечень разделов (скажем, книги). Отличительная черта контента состоит в том, что он конструируется из отдельных кусочков. Однако при переводе термина content на русский язык произошел забавный казус. Дело в том, что английский вариант этого слова означает «содержание» только в тех случаях, когда ударение ставится на его первый слог. В противном же случае (а мы обычно так и произносим) слово content является глаголом со значением «удовлетворять».

Бытует мнение, что в ИТ данный термин стали использовать, чтобы обобщить в понятии «документ» такие не типичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа [1]. Такое утверждение представляется не совсем корректным: документ — это форма передачи информации, а контент — собственно информация, поэтому ставить их на один уровень не совсем правильно.

История управления контентом началась с управления документами в традиционном смысле этого слова, т.е. текстовыми файлами. По мере развития понятия «документ», системы управления документами стали называть системами управления контентом. Почему? Считается, что это позволяет подчеркнуть способность таких систем управлять информацией независимо от формы ее представления, а также отделить информацию-контент от документа-формы. Однако абстрактно управлять информацией невозможно — она обязательно должна быть представлена в какой-либо форме. Пытаясь управлять контентом, мы неизбежно приходим к управлению документами. Системы управления контентом, действительно, «научились» разделять управление документами (хранение, изменение и т.п.) и их представление конечному пользователю. Но они все-таки управляют документами в какой-то форме, а не информацией.

Само понятие «управление контентом» первоначально прочно ассоциировалось с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах — требовалась технология, позволяющая следить за ее актуальностью. Поэтому в качестве синонима content management часто используют термин Web content management. Применительно к организациям, оперирующим огромным количеством информации, уместно говорить уже о системах управления информационными ресурсами предприятия (enterprise content management, ECM) [1]. В результате термин content management расширился: им стали обозначать управление не только информацией на сайте, но и всеми разрозненными и разнообразными фрагментами корпоративной информации. Есть и другие определения. Скажем, в энциклопедии Wikipedia системой управления контентом названа система, применяемая для организации и упрощения совместного создания содержимого.

Функции систем управления контентом можно разделить на несколько основных категорий: 1) Создание — предоставление авторам удобных и привычных средств создания контента; 2) Управление — хранение контента в едином репозитории. Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. Кроме того, обеспечивается интеграция с существующими информационными источниками и ИТ-системами. CMS поддерживает контроль за рабочим потоком документов, т.е. контроль за процессом их одобрения. Короче говоря, управление контентом включает в себя хранение, отслеживание версий, контроль за доступом, интеграцию с другими информационными системами и управление потоком документов; 3) Публикация — автоматическое размещение контента на терминале пользователя. Соответствующие инструменты автоматически «подгоняют» внешний вид страницы к дизайну всего сайта.; 4) Представление — дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных; например, можно строить навигацию по структуре репозитория.

Системы управления контентом определяют будущее сайтостроения. Автоматизируя процесс публикации информации, системы управления контентом упрощают разработку и снижают стоимость поддержки сайтов. Однако многообразие типов представленных на рынке систем такого назначения, широкий спектр решаемых ими задач и не до конца устоявшиеся требования к ним не позволяют пока однозначно определить лидера. Прежде чем сделать выбор, разработчику стоит рассмотреть как можно больше альтернативных систем. Если же случится так, что вы захотите разработать собственную систему, я буду рад, если эта статья хотя бы чуть-чуть поможет вам в этом.

Список рекомендуемой литературы

а) основная литература:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., под редакцией Т.В. Кузнецовой;

2. Системы электронного документооборота. Пахчанян А., Романов Д.;

3. Проектирование электронных систем управления документооборотом. Смирнова Г.Н.;

б) дополнительная литература:

4. Что такое ЕСМ? Директор информационной службы, С. Макаров;

5. Выбор системы управления контентом интернет-ресурса. Е. Жарикова;

6. Введение в технологию Zope. Б. Ллойд;

7. Использование сетевой модели данных для управления информационным населением. В. Коржов;

8. Системы управления Web-контентом. А. Акопянц;

в) прочая литература:

9. Docflow [Электронный ресурс]

http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946

10. Делопроизводство [Электронный ресурс]

http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/137.htm

Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:

1. Что такое электронный документооборот?

2. Какие существуют виды электронного документооборота?

3. Каково основное содержание технологии Workflow?

4. Какие могут быть типовые справки (отчеты) при создании системы регистрации?

5. Что можно отнести к основным плюсам автоматизации документационных процессов?

6. Как принято называть модули СЭД, отвечающие за документооборот?

7. Какая система является главным компонентом СЭДО класса «ad-hoc», с помощью которого можно автоматизировать процессы приемы и передачи документов в организации?

8. Что лежит в основе технологии Workflow?

9. Каковы функции работы с документами в автоматизированных системах документооборота?

10. На какие основные категории можно разделить функции систем управления?