Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации, появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация –приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению, т.е. в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация также обязательно приводит к установлению оптимального единообразие в любой области деятельности, в т.ч. и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и на всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация –это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимают «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация – сложный процесс. В её состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой – виду работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Так, в широком смысле типизация – это разработка типовых инструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой документ – это текст-образец, на основе которого а последствии создаются тексты аналогичного содержания.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако эти понятия не равны. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение её результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Важнейший нормативный документ ГОСТ Р6.30-2003 входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, действуют унифицированная система банковской документации, унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций, унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, унифицированная система документации по труду, унифицированная система документации пенсионного фонда РФ, унифицированная система внешнеторговой документации и др.
Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.
Унифицированная система документации (УСД) -рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения – за медицинские, Госкомитет РФ по статистике – за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ – за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.