Сортування записів в одній колонці таблиці
Сортування даних таблиць бази
Введення записів у таблиці БД виконується в довільному порядку відповідно до їх надходження. Причому записи додаються тільки в кінець існуючої таблиці. Тому дані в таблицях при необхідності сортуються в порядку зростання (убування) значень обраних полів - ключів. Як ключ сортування може вибиратися кожне з полів таблиці або кілька полів одночасно.
Найпростіший спосіб сортування полягає у виділенні стовпця-ключа й використанні кнопок Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию: 
.
Можна також упорядкувати записи по команді Записи - Сортування - Сортування по зростанню (по убуванню).
Сортування записів в одній колонці таблиці
При необхідності відсортувати записи, достатньо встановити курсор на будь-який рядок (запис) відповідного стовпчика (поля) і натиснути на відповідну кнопку на панелі інструментів: Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию
Інший спосіб виконання цієї операції: клацнути правою клавішею по будь-якому рядку (запису) відповідного стовпчика (поля) і вибрати з контекстного меню відповідну команду.
Таким чином можна сортувати будь-які дані за винятком значень в полі об’єкта OLE.
Необхідно також пам’ятати декілька правил:
· При сортуванню по зростанню, записи, що містять пусті поля(з пустими значеннями), будуть розташовані першими (вище);
· Числа, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Для того щоб відсортувати їх у числовому порядку, необхідно зробити щоб вони (числові значення) мали однакову кількість знаків. Для цього можна до числового значення спереду добавити нулі . Приклад: 001, 034, 421.
· При збереженні таблиці зберігається і порядок ї сортування.
2. Сортування записів по двох і більше ключах (колонках)
При потребі виконати сортування записів по декільком полям, необхідно розташувати їх один біля одного у порядку черговості сортування. Після цього виділити ці поля і натиснути, відповідно, кнопки Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию на панелі інструментів.
Алгоритм сортування по двох і більше ключах:
1. Виконати команду Формат - Звільнити всі стовпці для скасування можливої фіксації полів таблиці;
2. Послідовно шляхом буксирування змінюється положення всіх полів, які будуть сортуватися; ключове поле розташовується лівіше другого, друге лівіше третього й т.д. Таким чином, MS Access сортує записи бази по полях-ключах відповідно до порядку їхнього розташування в таблиці;
3. Виділяються всі поля-ключі, які будуть сортуватися;
4. Виконується команда Записи - Сортування - Сортування по зростанню (Сортування по убуванню) або активізується однойменна кнопка панелі інструментів.
На мал. наведена таблиця "Замовлення", відсортована в порядку зростання по двох полях- ключах: "Замовник" й "Дата замовлення". Порядок проходження полів таблиці змінено.
Всі підприємства тепер розташовані за абеткою й згруповані. У кожній групі записи впорядковані по зростанню значень другого ключового поля. Процес упорядкування може бути продовжений по третьому ключу, якщо в групах є співпадаючі дати.