Створення форм і робота з ними

Лабораторна робота № 4.

СУБД Access. Форми та звіти.

Мета роботи: одержати практичні навички по створенню і використанню форм.

І. Теоретична частина

У звіті до лабораторної роботи в письмовому вигляді дайте відповіді на наступні питання:

1. Для чого використовуються форми в Access?

2. Чим відрізняється форма від таблиці?

3. Які існують способи для створення форм?

4. З яких областей складається форма?

5. Що таке елементи керування і для чого вони використовуються у формах?

6. Що таке звіт в Access?

7. Які способи створення звітів ви знаєте?

8. З яких областей складається звіт?

9. Як створити поле, що обчислюється, у звіті?

10. Що таке елементи керування і для чого вони використовуються у звітах?

ІІ. Практична частина

Підготовка до роботи.

1.1. Ввімкніть комп'ютер і дочекайтеся завантаження операційної системи.

1.2. Завантажте Microsoft Access.

1.3. Відкрийте базу даних Сесія.

Створення форм і робота з ними.

Форми служать для організації користувальницького інтерфейсу з таблицями даних. Форми дозволяють створити засоби різноманітного вибору значень полів, у яких для представлення припустимих значень застосовуються скорочені кодові значення. Правильно сконструйовані форми прискорюють введення даних і зводять до мінімуму помилки введення оператора.

Спроектуємо форму на основі таблиці Екзамени. Щоб створити таку форму за допомогою майстра форм виконайте наступні дії:

2.1. Активізуйте вкладку Формы вікна бази даних.

2.2. Клацніть на кнопці Создать. На екрані відобразиться діалогове вікно Новая форма.

2.3. Виберіть спосіб створення форми - Мастер форм зі списку. Назву таблиці на цьому етапі можна не вказувати.

2.4. Клацніть на кнопці ОК. На екрані відобразиться перше діалогове вікно Мастера форм.

2.5. У списку Таблицы/запросывиберіть таблицю Екзамени.

2.6. Клацніть на кнопці з символом >>, щоб перенести всі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. Для переносу поля можна також двічі клацнути на імені вибраного поля.

2.7. Клацніть на кнопці Далее, щоб відобразити друге діалогове вікно.

2.8. Установіть опцію в один столбец, якщо вона не установлена в другому діалоговому вікні.

2.9. Клацніть на кнопці Далее.

2.10. Виберіть стиль оформлення форми в наступному діалоговому вікні майстра форм. Наприклад, Стандартный.

2.11. Клацніть на кнопці Далее.

2.12. У полі Задайте имя формы введіть ім'я форми. Access за замовчуванням вводить ім'я таблиці, на основі якої створюється форма. Залишіть його без змін.

2.13. Активізуйте опцію изменение макета формы, щоб надалі мати можливість вносити у форму зміни.

2.14. Натисніть кнопку Готово. На екрані з'явиться готовий макет форми.

2.15. Збережіть форму командами Файл/Сохранить.

2.16. Виконайте команди Вид/Режим форми, щоб побачити, як виглядає форма в роботі.

2.17. Access перейде в режим форми і відобразить у формі перший запис таблиці Екзамени.

2.18. Додайте в таблицю Екзамениновий запис, використовуючи для цього кнопку Новая запись на панелі інструментів (можна використовувати команди Вставка/Новая запись панелі інструментів). На початку всі поля нового запису будуть порожні, а курсор буде розташований у першому полі нового запису.

2.19. Введіть 5 додаткових записів у таблицю.

2.20. Відредагуйте будь-який запис. Редагування записів нічим не відрізняється від їхнього введення. Поруч із записом, що редагується, символ трикутника заміщається символом олівця, що вказує на процес редагування. Для переходу по записах можна використовувати кнопки переходу по записах Предыдущаяабо Следующая, а також можна використовувати кнопку Найти.

2.21. Скасуйте зміну запису командами Правка/Восстановить запись. Можна виконати ці ж дії клацнувши на кнопці Отмена панелі інструментів, відразу ж після збереження запису в таблиці.

2.22. Виконайте команди Правка/Удалить запись, щоб видалити поточний запис. Можна використовувати кнопку Удалить запись на панелі інструментів.

2.23. Переключіться в режим конструктора форм командами Вид/Конструктор.

Форма в цьому режимі складається з трьох областей: Заголовок формы, Область данных і Примечание формы. Хоча форма має розділи Заголовок формы і Примечание формы, жоден з них не займає місця у формі. Саме тому смуга Заголовок формы стикається зі смугою Область данных, а смуга Примечание формы стикається з нижнім краєм форми.

2.24. Змініть висоту області Заголовок формы, для чого підведіть покажчик миші до верхнього краю розділу смуги (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрілками), потім перетягніть смугу вниз і установіть потрібний розмір.

2.25. Клацніть кнопку Надпись на панелі елементів.

2.26. Перемістіть покажчик миші, що змінився, в область заголовка форми і клацніть лівою кнопкою миші.

2.27. Введіть заголовок форми, наприклад, Форма для вводу і редагування данихінатиснітьклавішуEnter.

2.28. Збільшить розмір форми розтягши її праворуч, для чого підведіть покажчик миші до правого краю форми (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрілками), потім перетягніть край праворуч й установіть потрібний розмір.

2.29. Установіть для заголовка форми інший розмір шрифту і полужирне накреслення.

2.30. Вмонтуйте в заголовок будь-яку ілюстрацію, використовуючи відомий вам механізм OLE.

2.31. Переключіться в робочий режим форми командами Вид/Режим форма, щоб оцінити зроблені у формі зміни.

2.32. Самостійно створіть форми для таблиць Факультет, Спеціальність, Дисципліна.

2.33. Перевірте роботу створених вами форм у режимі форма.

2.34. Створіть форму для таблиці Студент, включивши до неї перераховані нижче поля:

НЗК;

Прізвище;

Ім’я;

По батькові;

ДН.

Для створюваної форми задайте :

тип форми – в один столбец:

стиль оформлення – Камень;

ім'я форми – Студент;

опція – изменение макета формы повинна бути активізована.

2.35. Збережіть макет форми.

2.36. Збільшить ширину форми, для чого установіть покажчик миші на обмежувальну лінію у вікні форми (покажчик прийме вигляд двонапрямленої стрілки) і перемістіть її праворуч, після чого відпустіть кнопку миші.

2.37. Змініть висоту Области данных форми, для чого підведіть покажчик миші до нижнього краю Области данных (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрілками), потім перетягніть область даних до низу і установіть потрібний розмір.

2.38. Перенесіть усі поля, крім НЗКдо низу, так щоб між полями НЗКі Прізвище можна було б вставити два елементи керування. Для переносу полів необхідно:

2.38.1. Установити покажчик миші ліворуч від першого поля (так щоб воно при цьому було не маркіроване).

2.38.2. Перетягнути покажчик миші, утримуючи натиснутою кнопку, так щоб створити прямокутну рамку, що охоплює усі виділені об'єкти.

2.38.3. Відпустити кнопку миші, і всі поля, що попали в рамку (у тому числі попали частково) будуть маркіровані.

2.38.4. Установити покажчик миші на границю маркірованої рамки, щоб він придбав вид розкритої долоні, і перемістити поля, утримуючи натиснутою кнопку миші.

2.38.5. Відпустити кнопку маніпулятора і всі маркіровані поля будуть перенесені.

2.39. Клацніть на кнопці Мастера панелі елементів, щоб активізувати майстрів.

У випадку відсутності панелі елементів на екрані варто активізувати її командами Вид/ Панели инструментов/ Панель елементов.

2.40. Клацніть на кнопці Поле со спискомпанелі елементів. Покажчик миші, потрапляючи в активну область форми, перетворюється в символ поля зі списком.

2.41. Перемістіть символ поля со списком і помістіть під поле НЗКобласті даній форми.

2.42. Клацніть мишею для того, щоб зафіксувати Поле со списком в області даних. На екрані з'явиться перше діалогове вікно майстра Создание полей со списком.

2.43. Установіть опцію поле со списком использует значення из таблицы или вопроса, якщо вона не встановлена.

2.44. Клацніть на кнопці Далее.

2.45. Виберіть таблицю Факультет у списку таблиць.

2.46. Клацніть на кнопці Далее.

2.47. Перенесіть усі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля.

2.48. Клацніть на кнопці Далее.

2.49. Четверте діалогове вікно відображає список значень для поля зі списком. За замовчуванням установлений прапорець Скрыть ключевой столбец, Він застосовується винятково для надання значень даних полю Назв_Ф. Клацніть на кнопці Далее для переходу до наступного вікна майстра.

2.50. Установіть прапорець Сохранить в поле і відкрийте список, розташований праворуч від нього.

2.51. Виберіть зі списку Код_Ф.

2.52. Клацніть на кнопці Далее.

2.53. У поле Задайте подпись, которую содержит поле со списком введіть Факультет і натисніть кнопку Готово.

2.54. Переключіться в Режим форма і перевірте роботу поля зі списком.

2.55. Переключіться назад у Режим конструктор.

2.56. Повторіть кроки 2.39. – 2.54. для створення поля зі списком Спеціальність.

2.57. Виконайте команди Правка/Выделить все.

2.58. Виконайте команди Формат/Выровнять/по левому краю.

2.59. Виконайте команди Формат/Размер/по размеру данных

2.60. Виконайте команди Формат/Интервал по вертикали/сделать равным

2.61. Отформатуйте всі поля форми за своїм розсудом, зміните тип і розмір шрифту.

2.62. Для поліпшення зовнішнього вигляду форми введіть в область заголовка назву форми, а також вмонтуйте туди ілюстрацію, що відповідає формі.

2.63. Оцініть створену форму в Режиме форма.

2.64. Використовуючи форму, уведіть кілька записів у таблицю Студент.

2.65. Закрийте вікно форми зі збереженням.

Звіти в Access.

Звіт – кінцевий продукт більшості додатків баз даних. Звіт Access – це стрічкова форма особливого роду, сконструйована спеціально для печатки. Для його створення Access комбінує дані таблиць, запитів і навіть форм. Звіт призначений для печатки і широкого поширення.

Складемо звіт за результатами складання вступних іспитів із групуванням даних по дисциплінах.

Для створення звіту виконайте наступні дії:

3.1. Активізуйте вкладку Отчеты у вікні бази даних.

3.2. Клацніть кнопку Создать. На екрані з'явиться діалогове вікно Новый отчет.

3.3. Виберіть зі списку метод створення звіту – Мастер отчетов.

3.4. Клацніть кнопку ОК. Відкриється перше діалогове вікно Создание отчетов.

3.5. У списку Таблица/запросвиберіть таблицюЕкзамени.

3.6. У списку Доступные поля виберіть поля, що будуть входити в звіт і перенесіть їх у список Выбранные поля. З таблиці Екзаменив звіт необхідно включити поляНЗКі Оцінка.

3.7. Відкрийте ще раз список Таблица/запросі виберіть там таблицю Студент.

3.8. Вставте з цієї таблиці поля Прізвище, Ім’я, По батькові.

Стовпець Прізвищеповинний розташовуватися в звіті після стовпця НЗК, тому виберіть поле НЗКв списку Выбранные поля, клацніть на поле Прізвище в списку Доступные поля, потім – на кнопці >. Access перенесе поле Прізвище в список Выбранные поля і вставить його між полями НЗКй Оцінка.

3.9. Перенесіть поля Ім’я, По батьковіаналогічним чином.

3.10. Включіть в звіт поле Назв_Д із таблиці Дисципліна. Для цього відкрийте список Таблица/запрос і виберіть таблицю Дисципліна.

3.11. Перенесіть поле Назв_Д зі списку Доступные поля в список Выбранные поля.

3.12. Клацніть кнопку Далее, щоб перейти в друге діалогове вікно Создание отчетов для вибору типу представлення даних.

3.13. Клацніть у списку на опції Дисципліна.

3.14. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.15. Оскільки ми уже визначили групування даних за назвою дисципліни, то клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.16. Вкажіть у першому списку, що розкривається, поле, по якому необхідно відсортувати дані. Нехай це буде поле НЗК. За замовчуванням призначається сортування По возрастанию.

3.17. Клацніть по кнопці Итоги. На екрані відобразиться вікно Итоги.

3.18. Установіть прапорець Avg для обчислення середнього значення по полю Оцінка.

3.19. У групі опцій Показать активізуйте опцію данные и итоги. Це дозволяє включити в звіт усі поля, а наприкінці кожної групи і всього звіту містяться поля підсумків.

3.20. Клацніть по кнопці ОК, щоб повернутися в діалогове вікно Создание отчетов.

3.21. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.22. Виберіть вид макета для звіту. Для даного звіту виберіть опцію ступенчатый. В області попереднього перегляду в лівій частині вікна можна переглянути обраний макет.

3.23. За замовчуванням у вікні встановлений прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Як правило, дану опцію варто залишати без зміни, оскільки це забезпечить економію папера й зручне читання звіту.

3.24. У групі Ориентация виберіть орієнтацію друкованого аркуша.

3.25. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.26. Виберіть один з попередньо заданих стилів звіту за своїм розсудом. У лівій частині вікна можна переглянути заданий стиль.

3.27. Клацніть по кнопці Далее.

3.28. Введіть ім'я звіту: Результати складання екзаменів.

3.29. Під цим ім'ям звіт буде збережений.

3.30. Активізуйте опцію: изменение структуры отчета.

3.31. Клацніть по кнопці Готово. Майстер звітів створить звіт і відобразить його в режимі конструктора.

3.32. Проаналізуйте проект створеного вами звіту.

3.33. Виконайте команди Вид/Образец щоб оцінити зовнішній вигляд звіту.

Зверніть увагу, що надписи полів НЗКі Назв_Д у розділі Верхний колонтитул збігаються з назвами полів у таблицях.

3.34.Переключіться в режим конструктора командами Вид/Конструктор.

3.35. Виберіть поле Назв_Д у розділі Верхний колонтитул.

3.36. Виконайте команду Свойства контекстного меню. На екрані з'явиться вікно Надпись.

3.37. Для властивості Подпись уведіть значення Дисципліна. Майстер звітів підставляє текст властивості Подпись, як заголовок стовпця звіту.

3.38. Закрийте вікно Надпись.

3.39. Виконайте ті ж зміни для заголовка поля НЗК. Як заголовок уведіть значення Номер залікової книжки.

3.40. Виконайте команди Вид/Образец, щоб оцінити зроблені в звіті зміни.

3.41. Переключіться в режим конструктора.

3.42. Аналогічно, замініть надпис Avg у розділі Примечание группы на Середній бал.

3.43. За замовчуванням майстер звітів включає в розділ Примечание группы поле, що обчислюється, відображає ім'я, що групує поля (Код_Д) і його значення, для ідентифікації підсумкових полів примітки групи. Видаліть його.

3.44. Оцініть зовнішній вигляд вашого звіту, переключивши в режим Предварительного просмотра командами Вид/Предварительный просмотр.

3.45. Закрийте вікно конструктора зі збереженням змін у макеті звіту.

3.46. Самостійно створіть звіт, що містить наступні поля:

Номер залікової книжки ;

Назва факультету;

Назва спеціальності;

Прізвище;

Ім’я;

По батькові;

Дані в звіті повинні бути згруповані за назвою факультету, а потім за назвою спеціальності.