При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов. 14 страница

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее про­фессиональное образование и стаж работы в должности документове-да II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности докумен-товеда не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное обра­зование без предъявления требований к стажу работы.

5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные спе­циальные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Например:

• Рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодоку­ментов;

• Инструкция по делопроизводству в Администрации Москов­ской области;

• Инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных ор­ганах исполнительной власти;

• Примерная инструкция по делопроизводству в органах мест­ного самоуправления Алтайского края;

• Инструкция по делопроизводству в городской, районной тер­риториальной избирательной комиссии;

• Инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующих­ся в результате деятельности редакций газет и журналов, и пе­редачи их на государственное хранение.

Инструкция является организационным документом длитель­ного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных испол­нителей, а также сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особен­ности, требующие специальной регламентации. Инструкция по документационному обеспечению управления — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкрет­ном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специ­фики деятельности.

Основополагающими документами при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управ­ления включает общие правила ведения делопроизводства на тер­ритории Российской Федерации. Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческих документов.

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих докумен­тов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы (И ПС) по докумен-
там организации.

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.

3.2.3.Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традици­онной обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный ар-
хив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1. Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.

4.2. Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.
Приложения.

Инструкции по документационному обеспечению управления делятся на:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенной отрас­ли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется с учетом требований Типовой инструк­ции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции раз­рабатывают индивидуальные инструкции применительно к кон­кретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.п.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инс­трукцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме. Например: «Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа» или «За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений».

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется. На­пример: Инструкция по документационному обеспечению управления, Должностная инструкция секретаря.

Многие инструкции разрабатываются на основе типовых, по­этому при разработке должностной инструкции необходимо вы­яснить, существует ли типовая инструкция поданному вопросу.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документаци­онного обеспечения управления. Сравним структуру текста «Ти­повой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведом­ствах Российской Федерации», «Примерной инструкции по дело­производству в органах местного самоуправления Алтайского края» и «Инструкции по документационному обеспечению управления конкретной организации» (табл. 5.4).

Представленное в табл. 5.4 сравнение наглядно показывает, что любая инструкция по документационному обеспечению управле­ния должна включать правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения докумен­тов.

В приложение к инструкции по документационному обеспече­нию управления, как правило, включают:

1. Примерный перечень документов, не подлежащих регистра­ции в журнале входящей корреспонденции.

2. Образец регистрационно-контрольной карточки.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Образец углового (продольного) бланка письма.

5. Образец углового (продольного) общего бланка.

6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и/или должностного лица.

7. Образцы оформления организационных документов.

8. Образцы оформления распорядительных документов.

9. Образцы оформления справочно-информационных докумен­тов.

10.Образец согласования проекта распорядительного докумен­та.

11.Примерный перечень документов, на которых ставится круг­лая печать.

12.Маршрутно-технологические карты движения документов в организации.

13.Образец листа-заверителя дела.

14.Образец обложки дела.

15.Образец внутренней описи.

16.Образец формы номенклатуры дел.

17.Образец формы описи дел.

18.Образец акта об уничтожении дел.

19.Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.

Инструкция утверждается либо непосредственно подписью ру­ководителя организации, либо приказом. В приказе дается указа­ние на срок введения инструкции, называются ответственные ис­полнители, перечисляются организационные мероприятия, необ­ходимые для введения инструкции.

При утверждении инструкции распорядительным документом ставится отметка, что она является приложением к распорядитель­ному документу.

В инструкцию по документационному обеспечению управления обычно не включаются правила работы со спецсистемами доку­ментации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кад­ровой и др.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.

5.8.6. Нормирование документационных работ службы ДОУ

Нормирование труда, установление численности сотрудников, оценка напряженности труда по отдельным видам работ произво­дится в соответствии с установленными нормами.

Важнейшими из них являются «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспече­нию управления», включившие нормы:

• на составление и ведение в течение года номенклатуры дел (до 100 дел 28 чел./ч);

• на обработку получаемых и отправляемых документов, включая их регистрацию и доставку исполнителям (на 10 документов 0,78 и 0,80 чел./ч, соответственно);

• на обработку телеграммы, телефонограммы, оформления командировочного удостоверения (0,11; 0,17; 0,15 чел./ч соответстве н но);

• на работы по контролю исполнения документов (0,70 чел./ч на 10 документов);

• на создание и ведение различных делопроизводственных картотек (от 0,15 до 0,24 чел./ч на карточку);

• на формирование и оформление дел, классифицированных по срокам хранения (от 0,43 до 0,75 чел./ч на 1 дело);

• на проведение экспертизы ценности, составление описей и передачу дел из подразделений на архивное хранение (1,0 и 3,2 чел./ч соответственно).

Значительная часть нормативов посвящена работам архива организации:

• по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам (предисловия к описям, именные и предметно-те­матические указатели);

• по исполнению различных запросов (тематических, соци­ально-правового характера);

• по выдаче архивных справок;

• по обеспечению сохранности архивных документов;

• по техническому оформлению дел и сдаче выделенных к уничтожению дел на утилизацию.

Наряду с достаточно точными нормами сделана попытка нормировать и методическую работу по разработке различных делопроизводственных инструкций, рекомендаций и других мето­дических пособий, контролю за ведением делопроизводства в под­разделениях и консультированию сотрудников по делопроизвод­ственным вопросам.

Расчет численности сотрудников службы ДОУ проводится ис­ходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года с добавлением коэффициента на организационно-техническое об­служивание рабочего места, личные потребности, отдых, включая физкультурные паузы.

Норматив численности определяет количество сотрудников, тре­бующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих ор­ганизационно-технических условиях.

Например, расчет численности машинисток (Ч ) производится по формуле:

Ч_М = А/Т«,

где А — годовой объем работ в машинописных страницах; Т — действенный годовой фонд времени, ч; п — норма выра­ботки продукции, ч. Необходимое количество секретарей (Ч_с) устанавливают, исхо­дя из объема документооборота за год и расчетных норм выработ­ки на выполнение документационных операций:

Ч_с = Н_вр0К/(Т(1-й)),

где Н_вр — средняя норма времени на обработку одного докумен­та (0,67 ч); О — количество корреспонденции за год (доку­ментооборот); К — коэффициент изменения трудоемкости работы; Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Нормативная часть дополнена рекомендациями по организации труда, содержанию каждой из выделенных работ, типовому обору­дованию рабочего места экспедиторов, делопроизводителей, сек­ретарей, архивариусов.

Имеются нормативы на создание конкретных документов, име­ющих типовое содержание, например: сопроводительное письмо к договору (0,055 ч), спецификация для заключения договора на поставку продукции (0,053 ч), товарно-транспортная накладная (0,044 ч на одну номенклатурную единицу) и т.д., сгруппированные в «Типовые нормы времени на подготовку и оформление докумен­тов по снабжению и сбыту продукции».

С 1989 г. введены в действие «Типовые нормы времени на пе­ревод и переработку научно-технической литературы и докумен­тов», включая полный, сокращенный и выборочный письменный перевод с западноевропейских языков на русский и наоборот. Так­же введены нормы перевода с русского на государственные языки стран СНГ и с них на русский.

В добавление к «Единым нормам времени (выработки) на машинописные работы» добавлена работа с микрофильмами и микрофишами, требующая использования считывающей аппара­туры и вдвое увеличивающая трудоемкость. Имеются и другие нор­мативы работы с документами.

В рекомендациях по организации труда обязательно приводят­ся организационно-технические условия труда делопроизводствен­ного персонала: освещенность рабочей поверхности при люминес­центном освещении должна составлять 500 люкс; при лампах на­каливания — 300 люкс; температура воздуха — 18—20°С (что явно недостаточно при сидячей работе); относительная влажность — 40—60%; уровень шума — менее 50 дБ; площадь одного рабочего места — 4 кв. м.

Лекция 6

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И АРХИВНЫЙ ФОНДЫ

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе ис­полнения должны быть систематизированы, а для повторного ис­пользования, подготовки управленческих решений, выдачи спра­вок социального и служебного характера — сохранены. Система­тизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым доку­ментам.

Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с системой деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспер­тизы) скапливающихся документов и распределения их на хране­ние в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документа-ционном обеспечении управления существуют два понятия — до­кументальный фонд и архивный фонд (рис. 6.1).

Документальный фонд объединяет в своем составе всю докумен­тацию организации:

• документы текущего управления;

• документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архив­ный фонд РФ;

• собранные в справочных целях коллекции копий докумен­тов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает документы с краткими сроками хранения и име­ет в основном стабильный состав, который должен только попол­няться. В состав архивного фонда входят документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное,

Документальный фонд организации

историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

В архивный фонд организаций в соответствии с их важным на­учно-техническим и социальным характером и длительными сро­ками хранения включают часть документов научно-технического характера и по личному составу. С течением времени, по аналогии с другими государствами, в России будут возрастать количество и значение комплексов документов («коммерческих» или «экономи­ческих» архивов) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, их авторов и соб­ственников.

В настоящее время для архива организации независимо от ее организационно-правового статуса часто применяется в качестве обобщающего термина выражение «ведомственный архив».

В 2002 г. Федеральное архивное агентство (Росархив) выпусти­ло новую редакцию Правил, устанавливающих нормы и техноло­гию работы по систематизации и сохранению документов органи­зации. Этот норматив кардинальным образом не меняет сложив­шиеся и действующие многие годы технологии хранения и документирования этих процессов, т.е. определенная преемствен­ность по сравнению с предыдущей редакцией «Основных правил...» 1985 г. сохранилась.

Пересмотр этого документа был вызван изменениями правовых основ собственности на документы, возникновением большого количества организаций и фирм различных организационно-пра­вовых форм, которые имеют свои интересы по сохранению доку­ментальной истории их становления и развития. В документе на­шли отражение и активное, практически повсеместное, внедрение в технологии работы с документами компьютерных технологий, и запись документной информации на различные технические но­сители.

Естественно, данная разработка является обязательной только для государственных организаций, но глубина проработки вопро­сов делает ее незаменимой методической основой для рациональ­ной систематизации, учета и сохранения документов в организа­циях, независимо от их организационно-правовых форм.

Важным является и то, что большинство сформулированных в этой разработке положений по организации следующего эта­па — архивного хранения документов — обязательно для всех организаций, без исключения и различия. Единственный крите­рий здесь — сроки хранения документов, минимальные из кото­рых также задаются государственной архивной службой в норма­тивной форме.

Основные правила работы архивов организаций содержат зна­чительное количество положений, направленных на регламента­цию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций. Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок состав­ления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив — оформление дел (ну­мерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составле­ние и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими срока­ми хранения;

• порядок передачи дел из структурных подразделений в ар­хив.

Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы про­ведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронных документов.

В состав Основных правил включены и унифицированные фор­мы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроиз­водстве организации и осуществляется их учет, выделение к унич­тожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их испол­нения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у испол­нителя под его личную ответственность.

В процессе работы у сотрудников скапливаются для удобства их личной работы информационные фонды из черновиков и копий различных документов. Порядок хранения и систематизации до­кументов, представляющих ценность только для конкретного со­трудника, является в значительной степени его личным делом. Их можно хранить, как и книги, в домашней библиотеке по тематике, по формату и цвету папок и т.д.

Систематизация и организация хранения служебных докумен­тов, находящихся у сотрудников на исполнении,— дело не только самого сотрудника, но и его руководителя, всего структурного под­разделения. Поэтому удобнее организовать хранение документов, находящихся в работе у сотрудников, в выделенных специально для этого ящиках служебных столов, на полках шкафов и стелла­жей; в имеющих понятную для других сотрудников маркировку папках и контейнерах (коробках и другой упаковке). С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевремен­ного перераспределения служебных заданий по исполнению доку­ментов, в случае необходимости, к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиден­циальности, сроки хранения документов.

Все компоненты файловой системы (папки, каталоги, файлы и т.п.) долговременной памяти вычислительной системы офиса и его подразделений должны иметь понятные наименования, позво­ляющие руководителю подразделения и в случае (и по причине) отсутствия сотрудника найти документы, требующие безотлага­тельного исполнения.

По этому же принципу система хранения документов в рамках структурных подразделений, удобство их поиска, извлечения не­обходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов и их копий — дело уже не только данного подразделе­ния и его сотрудников, но и всей организации в целом.

Хранение документов организации находится в компетенции и под ответственностью ее руководителя. Единообразный порядок обработки и текущего хранения всех документов, как правило, за­крепляется в инструкции по ДОУ, а в ряде случаев находится и под внешним контролем архивных органов и государственных архи­вов.

6.2. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, долж­ны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и содержащейся в них информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», хотя основной единицей организа­ции учета и хранения только бумажных документов является «дело», а для небумажных — «единица хранения», для документов на компьютерных носителях — «файл данных».

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться цен­трализованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно — структурными подразделения­ми. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, рас­порядительные и организационные документы формируют, как правило, вдела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на кон­кретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществля­ется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником (ответствен­ным за ДОУ подразделения, секретарем). Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирую­щими органами (в своей сфере деятельности), посредством соблю­дения ряда правил. Хотя систематизация документов для их опе­ративного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, — игнорировать на­копленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесо­образно.

Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве слу­чаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируют­ся за период их созыва, судебные дела, дела с научно-техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как «переходящее».

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различ­ных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перс­пективные бизнес-планы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и в связи с решением вопроса такие документы рекомендуется пере­группировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не подши­ваются вдела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

Копии документов, подлежащих возврату, могут подшиваться в дела только с согласия их авторов и если это не противоречит их конфиденциальности. Общий объем листов в деле не должен пре­вышать, как правило, 250 листов. При необходимости заводится второй том того же дела.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Поскольку каждая группа документов отличается составом и ценностью ин­формации, это обусловливает и специфику формирования их в дела.

Обычно документы внутри дела располагаются в хронологичес­кой последовательности, начиная от более ранних по датам доку­ментов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоря­жения, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, однако и в этом случае в целом сохраняется хронологи­ческая последовательность расположения документов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, не­зависимо от даты их утверждения или составления, присоединя­ются к соответствующим документам (сопроводительным пись­мам). Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается отметка об их фактическом местонахождении.

Документы могут располагаться в делах и в алфавитном поряд­ке. Так целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных пред­приятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предло­жения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Непосредственно подшивка документов в дела во избежание путаницы должна проводиться централизованно техническим со­трудником (секретарем) согласно отметкам исполнителей на до­кументах: «в дело №...». При этом недооформленные или непра­вильно оформленные документы перед подшивкой в дело должны возвращаться исполнителям для полного оформления.

Распорядительные документы и приложения к ним формируют в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерально­го директора, указания зав. кафедрой и т.д. Так как каждая из пере­численных групп распорядительных документов имеет свои, раз­личные сроки хранения, отдельно группируют в самостоятельные дела приказы по основной деятельности, приказы по администра­тивно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу и т.д.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются для лучшего поиска в дела по направлени­ям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского при­знака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группиру­ются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательно­сти рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких до­кументов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются вдела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержа­ние, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2007г.», составленный в 2008 г., должен включаться вдела 2007 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к послед­нему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные до­кументы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, распола­гаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленче­ской деятельности, группируется самостоятельно или в одно дело с другими документами по данному вопросу, например к отчету по основной деятельности за 2007 г. могут прилагаться формы ста­тистической отчетности, более подробно характеризующие дея­тельность организации по основной деятельности за этот же пе­риод.