Правила написання рапорту.
ПОЛОЖЕННЯ
Про проектне фінансування осередків Цивільного Корпусу «Азов»
1. Загальні положення.
1.1. Проектне фінансування осередків Цивільного Корпусу «Азов» ― вид фінансування, при якому осередок отримує фінансування на реалізацію конкретного проекту згідно попередньо узгодженого кошторису.
1.2. Проектне фінансування передбачає фінансування як одноразових акцій осередку, так і довгострокових проектів.
1.3. Проектне фінансування здійснюється на основі погодження такого фінансування Начальником Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
1.4. Дія даного Положення поширюється на Штаб Цивільного Корпусу «Азов», Організаційну референтуру Штабу, Ідеологічну референтуру Штабу та на всі осередки, які згідно результатів проведених презентаційних акцій і установчих конференцій отримали погодження від Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» на отримання статусу офіційного осередку Цивільного Корпусу «Азов».
2. Процедура отримання фінансування на одноразову акцію.
2.1. Написання проекту акції.
Проект акції повинен містити наступні пункти: назва акції; дата проведення акції; мета акції; опис акції; результати, які планується досягнути провівши акцію (кількість залучених людей на акцію, очікувана кількість залучених прихильників тощо); підготовчий лист акції; кошторис акції. Зразок проекту акції поданий у додатку 1 до даного Положення.
2.2. Подача проекту акції на розгляд Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
Проект акції надсилається куратору осередку (кураторство осередків регламентується Положенням «Про кураторство осередків Цивільного Корпусу «Азов») з числа працівників Штабу. Разом з проектом акції подається рапорт на ім’я Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» з запитом на погодження проекту акції і її фінансування. Зразок рапорту поданий у додатку 2 до даного Положення.
2.3. Куратор осередку протягом доби зобов’язаний розглянути проект акції. У разі, якщо кошторис акції не перевищує суми п’ять тисяч гривень, то куратор осередку може сам здійснити попереднє погодження акції поставивши на рапорті свою візу і передати його в Організаційну референтуру Штабу.
У разі, якщо кошторис акції перевищує суму п’ять тисяч гривень, то перед передачею документів в Організаційну референтуру Штабу окрім куратора осередку проект акції має погодити Голова Секретаріату Штабу.
2.4. Організаційна референтура Штабу передає проект акції і рапорт на погодження Начальником Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
2.5. У разі якщо Начальник Штабу Цивільного Корпусу «Азов» підписує рапорт з запитом на погодження проекту акції, то Організаційна референтура отримує кошти на проведення даної акції у бухгалтера Цивільного Корпусу «Азов» і передає їх організаційному референту осередку.
2.6. Рапорт з запитом на погодження проекту акції може бути не підписаний у зв’язку з тим, що Начальник Штабу Цивільного Корпусу «Азов» або Голова Секретаріату Штабу не погоджує проведення даної акції, або у зв’язку з необхідністю доопрацювання проекту акції. У першому випадку рішення того, хто не погодив проект акції є остаточним і не підлягає обговоренню. У другому випадку організаційна референтура осередку зобов’язана доопрацювати проект акції згідно тих зауважень, які надав той представник Штабу, хто відмовився погодити проект акції.
2.7. Організаційний Референт Штабу зобов’язаний повідомити куратора осередку про рішення, яке прийнято Начальником Штабу щодо поданого проекту акції.
2.8. Організаційна референтура осередку після проведення акції зобов’язана надати весь фінансовий звіт по використаних коштах (зразок фінансового звіту поданий у додатку 3 до даного Положення) в Організаційну референтуру Штабу, а також звіт по результатах, які були отримані в результаті проведення акції. Звіт по отриманих результатах повинен містити наступні пункти: назва акції; дата проведення акції; опис того, як проведена акція; досягнуті результати. Зразок звіту по проведеній акції подано в додатку 4 до даного Положення. Термін подачі звіту – не пізніше як через тиждень після проведення акції.
3. Процедура отримання фінансування на довготривалий проект.
3.1. Написання проекту.
Проект повинен містити наступні пункти: назва проекту; мета проекту; керівник проекту; термін протягом якого реалізується проект; опис проекту; результати, які планується досягнути реалізуючи проект (соціальна складова, залучення прихильників тощо); кошторис проекту; покрокова інструкція реалізації проекту; кошторис на реалізацію кожного кроку та термін виконання кожного кроку. Зразок проекту поданий у додатку 5 до даного Положення.
3.2. Подача проекту акції на розгляд Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
Проект акції надсилається куратору осередку (кураторство осередків регламентується Положенням «Про кураторство осередків Цивільного Корпусу «Азов») з числа працівників Штабу. Разом з проектом акції подається рапорт на ім’я Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» з запитом на погодження проекту акції і її фінансування.
3.3. Куратор осередку протягом доби зобов’язаний розглянути проект. У разі, якщо проект є актуальним і правильно оформленим, то цей проект повинні попередньо погодити куратор осередку і Голова Секретаріату Штабу. Якщо проект отримує обидва погодження, то куратор осередку передає цей проект і рапорт в Організаційну референтуру Штабу.
3.4. Організаційна референтура Штабу передає проект акції і рапорт на погодження Начальником Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
3.5. У разі якщо Начальник Штабу Цивільного Корпусу «Азов» підписує рапорт з запитом на погодження проекту, то Організаційна референтура отримує кошти на реалізацію проекту у бухгалтера Цивільного Корпусу «Азов».
3.6. Рапорт з запитом на погодження проекту може бути не підписаний у зв’язку з тим, що Начальник Штабу Цивільного Корпусу «Азов» або Голова Секретаріату Штабу не погоджує реалізацію даного проекту, або у зв’язку з необхідністю доопрацювання проекту. У першому випадку рішення того, хто не погодив проект є остаточним і не підлягає обговоренню. У другому випадку організаційна референтура осередку зобов’язана доопрацювати проект згідно тих зауважень, які надав той представник Штабу, хто відмовився погодити проект.
3.7. Організаційний Референт Штабу зобов’язаний повідомити куратора осередку про рішення, яке прийнято Начальником Штабу щодо поданого проекту.
3.8. Організаційна референтура Штабу надає організаційному референту осередку кошти на реалізацію тільки одного кроку проекту.
3.9. Після реалізації кроку проекту, але не пізніше поданого в Проекті терміну виконання кроку організаційна референтура осередку зобов’язана надати повний фінансовий звіт по використаних коштах під час реалізації кроку в Організаційну референтуру Штабу.
3.10. Якщо поданий фінансовий звіт відповідає кошторису, який був поданий в проекті, то Організаційна референтура Штабу без ніяких додаткових погоджень виділяє кошти на реалізацію наступного кроку проекту. Фінансування всіх наступних кроків проекту здійснюється за цією ж схемою, яка подана в пунктах 3.8. – 3.10.
3.11. По завершенню реалізації проекту організаційна референтура осередку не пізніше ніч через тиждень надає повний фінансовий звіт, а також звіт по результатах, які отримали протягом часу реалізації проекту. Звіт по отриманих результатах повинен містити наступні пункти: назва проекту; керівник проекту; термін протягом якого реалізовувався проект; опис того, як реалізовувався проект; отримані результати. Зразок звіту по реалізованому проекту подано в додатку 6 до даного Положення.
3.12. У разі, якщо проект є безстроковим, то звіт по реалізованому проекту подається не пізніше ніж через тиждень після завершення всіх кроків реалізації проекту, під час яких здійснюється підготовка до постійної роботи проекту. Для підтримки функціонування такого проекту Штабом можуть бути виділені кошти, які виділяються в порядку написання рапорту на ім’я Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» з запитом про виділення коштів на діяльність діючого проекту.
4. Правила використання виділених коштів.
4.1. Кошти, які виділені Штабом на реалізацію проектів і акцій можуть використовуватись в повному обсязі, при чому перевищувати бюджет можна не більше як на 3%. Якщо бюджет перевищено понад 3%, то Штаб повертає тільки 3% перевищення.
4.2. Якщо бюджет був перевищений більш ніж на 3%, але голова осередку вважає, що перевищення є виправданим, то він може подати рапорт на ім’я Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» з поясненням прийнятого рішення. У разі погодження цього рапорту Начальником Штабу, голова осередку отримає відшкодування перевищеного бюджету в повному обсязі.
4.3. Фінансовий звіт, який подає організаційний референт осередку по завершенню акції, проекту чи одного з кроків проекту повинен складатися з власне самого фінансового звіту (зразок фінансового звіту подано в додатку 6 до даного Положення) та всі чеки, квитанції та накладні, які підтверджують статті витрат.
4.4. У рідкісних випадках деякі статті витрат неможливо підтвердити із-за неможливості отримання чеків, квитанцій чи накладних. У такому випадку при отриманні фінансового звіту Організаційна референтура Штабу робить аналіз адекватності і реальності цін. У разі використання у звіті неадекватних цін організаційний референт осередку буде зобов’язаний повернути кошти за дану статтю витрат.
4.5. У фінансовому звіті допускається не більше 15% від бюджету на які осередок не має підтверджуючих документів (чеків, квитанцій, накладних). У разі відсутності підтверджуючих документів на понад 15% бюджету, організаційний референт осередку зобов’язаний неприйнятий Штабом залишок коштів по фінансовому звіту повернути.
4.6. Голова осередку може подати рапорт на ім’я Начальника Штабу Цивільного Корпусу «Азов» з поясненням щодо відсутності підтверджуючих документів. Якщо Начальник Штабу погодить такий рапорт, то такий фінансовий звіт буде прийнятий в повному обсязі.
5. Правила написання проекту одноразової акції.
5.1. Зразок проекту одноразової акції подано в додатку 1 до цього Положення.
5.2. Назву акції вказувати ту, під якою цю акцію буде зафіксовано в усіх документах Цивільного Корпусу «Азов».
5.3. В полі «Мета акції» вказати, яку основну мету ставить перед собою організатор акції.
5.4. В полі «Дата проведення» необхідно вказувати дату коли проводиться акція. Якщо акція проводиться протягом декількох днів, то вказується період проведення акції.
5.5. В полі «Опис акції» в описовому вигляді прописується зміст акції. Можна вказувати важливі нюанси з сценарію акції.
5.6. В полі «Заплановані результати» описуються результати, які будуть досягнуті по проведенню акції. Інформація записана в даному полі є найважливішим аргументом в підтримку проведення акції.
5.7. Підготовчий лист акції. Дана таблиця здійснює розподіл повноважень і сфер відповідальності членів осередку. Наповненість таблиці вказує на відповідальність штабу осередку до планування проведення акції. Не всі поля, які подані в зразку мають бути заповнені, але автор проекту акції може додавати на свій погляд інші поля.
5.8. Кошторис необхідно заповнити максимально детально. Детальний розпис статей витрат говорить про відповідальне ставлення до підготовки акції. Ціни на статті витрат можна трішки завищити, з розрахунку на можливе підвищення цін під час затвердження проекту акції.
5.9. В кінці проекту акції обов’язково повинно бути вказано хто автор проекту. Якщо проект подається з фізичною присутністю автора проекту, то його повинен автор підписати. Якщо проект акції подається через електронну пошту, то проект може не підписуватись, але повинно бути залишене поле для підпису.
Правила написання рапорту.
6.1. Зразок рапорту Цивільного Корпусу «Азов» подано в додатку 2 до даного Положення.
6.2. Членами штабу осередку рапорт заповнюється виключно на організаційному бланку. В шапці бланку повинна міститися інформація, що стосується референтури від якої написаний рапорт.
6.3. Рапорт обов’язково повинен містити інформацію про дату його написання і кому він адресований.
6.4. Рапорт пишеться в описовому вигляді пояснюючи суть прохання, запиту чи інформації, яку автор рапорту намагається донести адресату.
6.5. В кінці рапорту обов’язково повинно бути вказано хто автор рапорту. Якщо рапорт подається з фізичною присутністю автора рапорту, то його повинен автор підписати. Якщо рапорт подається через електронну пошту, то рапорт може не підписуватись, але повинно бути залишене поле для підпису.
6.6. Рапорт подається через Організаційну референтуру Штабу. Організаційна референтура Штабу зобов’язана передати рапорт адресату. Адресат у випадку погодження чи непогодження зобов’язаний написати відповідну візу на рапорті. Завізований рапорт Організаційна референтура Штабу повинна повернути адресанту.
7. Правила написання фінансового звіту.
7.1. Зразок фінансового звіту подано в додатку 3 до даного Положення.
7.2. Фінансовий звіт подається виключно на організаційному бланку. В шапці бланку повинна міститися інформація, що стосується референтури від якої написаний фінансовий звіт.
7.3. Фінансовий звіт обов’язково повинен містити інформацію про дату його заповнення.
7.4. У фінансовому звіті обов’язково вказується назва акції, проекту чи одного кроку проекту по якому він подається.
7.5. У поле «статті витрат» записуються всі статті витрат, які були заплановані, навіть якщо реально на них не було виділено кошти, та незаплановані на які було вирішено виділити кошти під час реалізації проекту чи проведенні акції.
7.6. В кінці фінансового звіту обов’язково повинно бути вказано хто написав звіт. Якщо звіт подається з фізичною присутністю автора звіту, то його повинен автор підписати. Якщо звіт подається через електронну пошту, то фінансовий звіт може не підписуватись, але повинно бути залишене поле для підпису.
8. Правила написання звіту по проведеній акції.
8.1. Зразок написання звіту по проведеній одноразовій акції подано в додатку 4 до даного Положення.
8.2. Звіт подається виключно на організаційному бланку. В шапці бланку повинна міститися інформація, що стосується референтури від якої написаний звіт.
8.3. Звіт обов’язково повинен містити інформацію про дату його заповнення.
8.4. У звіті обов’язково вказується назва акції по якому він подається.
8.5. У полі «Дата проведення акції» вказується дата коли акція була проведена. Якщо акція проводилась протягом декількох днів, то в полі вказується період протягом якого проводилась акція.
8.6. В полі «Опис проведення акції» в описовому вигляді подається інформація про проведену акцію. Тут можна вказати деталі на які автор звіту хоче звернути увагу представників Штабу Цивільного Корпусу «Азов».
8.7. В полі «Отримані результати» в описовому вигляді подаються ті результати, які були отримані під час проведення акції.
8.8. В кінці звіту обов’язково повинно бути вказано хто написав звіт. Якщо звіт подається з фізичною присутністю автора звіту, то його повинен автор підписати. Якщо звіт подається через електронну пошту, то звіт може не підписуватись, але повинно бути залишене поле для підпису.