Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя

В результате анализа свойств процесса организации можно сформировать следующие принципы его построения:

• Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий. Этого принципа придерживается, например, известный шахматист Г. Каспаров при проведении матчей.

• При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

• Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

• Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.

Процессу организации уделяют значительное внимание в промышленно развитых странах. Так, в некоторых японских фирмах используется пять этапов организации:

• первый этап: руководство фирмы совместно с привлеченными специалистами разрабатывает общие соображения о производстве новой продукции, рынках сбыта;

• второй этап: эскизная разработка конструкторского и технологического проектов;

• третий этап: согласование с конкретными исполнителями деталей технологического проекта, согласование с дилерами деталей продвижения продукции на рынке;

• четвертый этап: разработка конкретных решений и проведение паблик-рилейшнз;

• пятый этап: доработка всех документов, их визирование (каждый причастный к работе ставит печать своей печаткой) и окончательное согласование.

Далее следует выбор лучшего решения. Затем все документы либо направляют в работу, либо кладут в сейф инноваций до лучших времен.

Мы предоставляем читателю самому найти соответствие между приведенными выше четырьмя этапами процесса организации и японским вариантом.

Резюме

• Статическая группа этапов жизненного цикла организации включает порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Динамическая группа включает внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Соответственно организации могут быть статистические и динамические

• Принцип приоритета цели: в системе цель—задача—функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция.

• Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей.

• Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия между элементами.

• Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации ее собственник (учредители) должен подбирать “под себя” персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации.

• Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости.

• Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.

• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных.

• Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.

• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.

• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.

• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.

• Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.

• Процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в статическую группу?

2. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в динамическую группу?

3. В каких случаях организацию следует рассматривать как статическую?

4. В каких случаях организацию следует рассматривать как динамическую?

5. В чем заключается механизм реализации принципа приоритета цели?

6. В каких случаях эффективнее использовать принцип приоритета функций над структурами, а когда — принцип приоритета структур над функциями?

7. При каких условиях используется принцип приоритета субъекта управления над объектом, а при каких — принцип приоритета объекта управления над субъектом управления?

8. Каков механизм использования принципов соответствия?

9. В чем заключается суть принципа оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления?

10. Как реализовать принцип прямоточности?

11. Приведите примеры эффективного использования принципа ритмичности.

12. Каково значение принципа пропорциональности, в чем его отличие от закона композиции и пропорциональности?

13. Какова область действия принципа синхронизации?

14. Какие основные этапы, процедуры и операции входят в состав процесса организации?

15. Как достичь устойчивости процесса организации?

16. В каких условиях требуется обеспечение изменчивости процесса?

17. Каков механизм создания непрерывности процесса организации?

18. В каких случаях требуется получить дискретность процесса организации?

19. Для каких сфер деятельности лучше всего подходит цикличный процесс организации?