Информационно-поисковая система по документам организации
Организация информационно-поисковой системы (ИПС) предполагает наличие банка данных о документах учреждения или предприятия. Это позволяет всем должностным лицам, прежде всего работникам службы документационного обеспечения управления, в любой момент времени получить информацию о документах, определить, в каких документах содержатся требуемые сведения, найти их.
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. Но независимо от типа информационно-поисковые системы включают:
- регистрацию документов;
- индексирование документов;
- информационно-справочные массивы (картотеки, массивы на машинных носителях).
Регистрация документов
Регистрация документа– это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы.
Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах (система может быть традиционной ручной или автоматизированной). При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком.
Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т. д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы.
Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации.
Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т. п.
Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате.
В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализованно.
Специализированная документация: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и другое, как правило, не регистрируется службой делопроизводства. Ее регистрацией занимаются соответствующие функциональные структурные подразделения (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека и т.д.).
При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип –однократность.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние– в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Телеграммы регистрируют немедленно после их получения и сразу передают адресату.
Индексирование документов
При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее.
Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.
В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.
Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.
Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведениях) или срока полномочий каких-либо выборных органов.
Документ, подготовленный несколькими организациями, должен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации (через косую черту, например).
Регистрационные формы
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах ДОУ в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки.
В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах, как исходные (наименование, регистрационный номер, дата и т.д.), так и отражающие ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д.
При использованиижурнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.
Карточная форма делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.
Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма единой регистрационно - контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.
Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних.
Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.
В настоящее время возможности ведения информационно-справочной работы по документам предприятия значительно расширяются за счет внедрения автоматизированных информационно-поисковых систем.
Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.
Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.