Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
Для того чтобы рассмотреть функционал менеджера по продукции компании ООО «Вектра-М» более детально необходимо провести декомпозицию задач, которая будет способствовать более детальному рассмотрению структуры документопотоков. Схема декомпозиции представлена на рисунке №1.8 и №1.9. Функции менеджера по продукции представлены ниже:
• Формирование товарных документов
• Формирование Прайс-Листа
• Оценка продаж
• Формирование заказа на покупку товаров
• Формирование отчета "Выполненные заказы"
• Формирование плана на промо акцию
• Отчет Плана продаж с учетом промо акций
В настоящее время в компании ООО «Вектра-М» менеджер по продукции выполняет все вышеперечисленные задачи самостоятельно в ручном порядке. В результате увеличения продаж и развития компании объем работы увеличивается, что приводит к загруженности специалиста. Система работы менеджера по продукции в компании ООО «Вектра-М» представляет собой работу с файлами пакета Microsoft Office. Такие документы как «Карточка товара», Отчет «Описание товара», формируются в формате Microsoft Word, а все остальные в формате Microsoft Excel [12].
Для более детального представления информации приведем таблицу объемных потоков информации ,она изображена в таблице №1.3. и № 1.4.
Рисунок № 1.8 Схема декомпозиции комплекса задач менеджера по продукции
Рисунок № 1.9 Схема декомпозиции комплекса задач менеджера по продукции
Таблица № 1.3. Объемные характеристики потоков информации входящих документов.
| № | Документ | Периодичность возникновения (в месяц) | Количество документо-строк в одном документе | Количество символов в одном документе | Количество показателей в одном документе | Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22) | Годовой объем потоков информации в величинах | |||
| Документах Гр.6 х 12 | Показателях Гр.5хГр.6х12 | Документо-строках Гр. 3хГр.6 х12 | Символах Гр.4хГр.6х12* | |||||||
| Карточка товара | ||||||||||
| Характеристика товара | ||||||||||
| Прайс-лист производителя | ||||||||||
| Отчет о продажах | ||||||||||
| Отчет «Запасы товаров на складе» | ||||||||||
| Отчет «Промо-план» | ||||||||||
| Итого |
Таблица № 1.4. Объемные характеристики потоков информации промежуточных и результатных документов.
| № | Документ | Пери-одичность возникно-вения (в месяц) | Количество документо-строк в одном документе | Коли-чество символов в одном документе | Количество показателей в одном документе | Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22) | Годовой объем потоков информации в величинах | |||
| Документах Гр.6 х 12 | Показателях Гр.5хГр.6х12 | Документо-строках Гр. 3хГр.6 х12 | Символах Гр.4хГр.6х12* | |||||||
| Отчет «Описание товара» | ||||||||||
| Отчет «Номенклатура товаров» | ||||||||||
| Прайс-лист | ||||||||||
| Отчет «План продаж» | ||||||||||
| Оценка отчета о продажах | ||||||||||
| Приказ на закупку товаров | ||||||||||
| Отчет «Выполненные заказы» | ||||||||||
| Отчет «Оценка промо акций» | ||||||||||
| «План продаж с учетом промо акций» | ||||||||||
| Итого | ||||||||||
| Итого |
В существующей системе организации работы менеджера по продукции были выявлены существенные недостатки, которые необходимо устранить посредством проведения автоматизации. Более подробно недостатки перечислены ниже:
Скорость формирования документов и таблиц очень маленькая, из-за того что они формируются в ручном режиме. Также по причине ошибок очень часто необходимо переделывать документы. Эти и другие инциденты приводят к увеличениям сроков и прочим нарушениям в формировании документов.
Трудоёмкость обработки информации. При существующей системе работы трудозатраты на создание документов, отчетов и таблиц являются слишком высокими. Также планируется, что они будут повышаться в связи с увеличением объёмов работ. При обработке большого массива данных также повышаются вероятность ошибок.
Поиск данных. При нынешней системе работы, довольно трудно производить поиск по причине расположения файлов в папках. Большое количество информации о местоположении файлов знает только сотрудник и при его отсутствии возможны большие проблемы. Также при увольнении нынешнего и обучении нового сотрудника необходимо передать много информации о том, как устроена система хранения файлов. Всего этого моно избежать, используя базу данных – это с одной стороны облегчит работу, а с другой упростит обучение новых сотрудников[13].
Хранение данных. Вся информация размещена в файлах Microsoft Excel и Word на электронных носителях, на ноутбуках сотрудников. При использовании автоматизированной системы вся информация будет храниться в общей базе данных. Это увеличит ее сохранность, а автоматизированная система облегчит доступ к ней.
Постановка задачи
Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
Все экономические эффекты от проведения автоматизации можно разделить на две большие категории это прямые и косвенные эффекты. Проведем классификацию целей проекта по данному принципу. Под косвенными эффектами можно понимаются эффекты, которые косвенно влияют на деятельность компании. Прямые эффекты это те эффекты, которые прямо влияют на прибыльность компании ООО «Вектра – М». С точки зрения косвенного эффекта под целями автоматизации моно выделить:
· Уменьшение вероятности возникновения ошибок при работе менеджера по продукции
· Увеличение скорости формирования отчетов и прочих результатных документов
· Повышения качества и скорости формируемых документов
· Формализация всех документов
· Увеличение скорости обработки первичных документов
С точки зрения прямого эффекта можно выдели следующие цели:
· Уменьшение стоимостных затрат, в следствии экономии времени.
· Уменьшение затрат на фонд оплаты труда, в следствии того, что не потребуется нанимать нового специалиста отдел, потому что благодаря использованию автоматизированной системы и один специалист справиться с имеющимся объемом работ
· Уменьшение трудовых затрат на обработку данных при выполнении деятельности специалиста;
Под назначением решения задач подразумевается:
Проведение комплекса работ по обеспечению автоматизации таких процессов, как загрузка информации из базы данных, проведение контроля исходной информации, которая непосредственно вводиться в систему. В системе должны быть автоматизированы следующие документы: «Карточка товара», «Характеристика товара», «Прайс-лист производителя», «Отчет о продажах», Отчет «Запасы товаров на складе», Отчет «Промо-план» [14].
Проведение процедур автоматизации расчета, вывода на печать, следующих форм документов: Отчет «Описание товара», Отчет «Номенклатура товаров», «Прайс-лист», Отчет «План продаж», «Оценка отчета о продажах», «Приказ на закупку товаров», Отчет «Выполненные заказы», Отчет «Оценка промо акций», «План продаж с учетом промо акций».
Автоматизация загрузки и ведения следующих справочников: Справочник «Товары», Справочник «Производители», Справочник «Клиенты», Справочник «», Справочник «Склады», Справочник «Промо акции»,