Особливості організації бухгалтерського обліку при застосуванні КСБО
Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обгрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Деякі підприємства також використовують нефінансову інформацію. В цьому випадку на підприємстві створюється економічна інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних підсистем, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема є найважливішою, так як виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об'єкта управління, напрямку його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.
Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.
Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.
Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану "малу механізацію") та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП).
Способи обробки облікової інформації поділяють на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований) залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується.
При цьому перші два методи можна об'єднати під загальною назвою "безкомп'ютерний спосіб", маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання (рис. 2.10).
Необхідно чітко відрізняти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). При визначенні способу обробки облікової інформації головним є не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її вик-ористання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів.
Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище, що синтезується з наступних компонентів (рис. 2.11).
Зазначимо, що терміни "автомат" та "автоматизація" почали широко вживатись тільки у 50-х роках XX ст.
Можна виділити декілька підходів та напрямів:
-системний підхід до автоматизації бухгалтерського обліку;
-розробка форм обліку, орієнтованих на використання комп'ютерів;
-трансформація методу бухгалтерського обліку.
Відрив теоретичних концепцій обліку від практики є одним з недоліків існуючих підходів до його комп'ютеризації. Для вирішення даної проблеми існують два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації і комп'ютеризації обліку до його методології та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.
Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражається в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямку задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, складання та введення кодів, впорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий, суто індивідуальний, підхід був придатний для механізації завдань обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих етапів облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого здійснювалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку.
Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп'ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації.
В умовах КСБО методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється система бухгалтерського обліку, перебудовується методологія обліку, змінюється обліковий процес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна облікового апарату та його функцій.
Найважливіші відмінності організації бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 2.4).
Таблиця 2.4. Основні відмінності організації обліку при комп'ютеризованому та безкомп'ютерному способах обробки облікової інформації
| Елементи організації бухгалтерського обліку | Способи ведення облікових записів | |
| Безкомп 'ютерний | Комп 'ютеризованш | |
| Застосування обчислювальної техніки в бухгалтерському обліку | Механізація окремих ділянок облікових робіт | Вирішення завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку під час системної комп'ютеризації господарської діяльності підприємства |
| Зв'язок управління та бухгалтерського обліку | Обробка облікових даних відокремлюється від процесу управління. Управлінці використовують готові зведені дані | Обліковий процес не виділяється із загального процесу управління. Управлінці використовують оперативні облікові дані |
| Регламентація роботи облікового апарату | Посадові інструкції, положення про бухгалтерію, накази та розпорядження керівництва, плани та графіки роботи бухгалтерії, схеми документообігу | Праця персоналу організовується відповідно до технології, передбаченої в комп'ютеризованій системі бухгалтерського обліку |
Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по облікових регістрах. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.
Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.
Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.
Спеціалізовані- бухгалтерські програми дозволяють:
1) складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;
2) в будь-який момент часу коригувати введені операції: Ч> змінювати суму, дату, зміст і коментарі;
-доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
-цілком та безслідно знищувати будь-які операції;
3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій. Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення
рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.
Можливості КІСП
На відміну від традиційного бухгалтерського обліку, ' що зосереджується на вирішенні, насамперед, таких фінансових питань, як сплата податків і подання звітності відповідним органам, сучасний облік дозволяє керівнику одержувати значну кількість оперативної управлінської інформації, наприклад:
-про наявність коштів на рахунках в банку (розрахунковому, валютному та інших);
-про розмір поточної заборгованості перед банком;
-про розмір поточної заборгованості перед бюджетом;
-про наявність матеріалів, товарів, готової продукції на складах підприємства;
-про стан розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Це відбувається завдяки інтеграції обробки різних видів первинної економічної інформації, яка використовується окремими функціями управління, тобто облікової.(єдиної), планової, нормативної, технологічної, виробничої, оперативно-технічної бази та ін. Це і призводить до створення єдиної інформаційної бази (результат інтегрування обробки), дані з якої можуть потім багаторазово використовуватися всіма службами та підрозділами підприємства. Якщо в умовах ручної обробки даних створювали і обробляли необхідну інформацію різні служби, що зумовлювало певний "різнобій", то в КІСП така обробка є одночасним і єдиним технологічним процесом, який призводить до скасування паралелізму і дублювання, до принципу однократної фіксації, а також до єдності і уніфікації форм документації, показників, класифікації інформації, системи кодування тощо (див. рис. 2.12).
Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень.
До того ж, правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.
Комп'ютерні системи сьогодні дозволяють:
-обробляти і зберігати велику кількість однакових в структурному плані одиниць інформації (наприклад, адреси із зазначенням імені, міста, вулиці, телефону, поштового індексу тощо);
-здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних (пошук адреси, назв фірм чи телефонів будь-яких конкретних осіб тощо);
-виконувати складні математичні розрахунки (складати графіки повернення кредиту на кілька років вперед тощо);
-одержувати паперову копію будь-якого документу (первинних документів, форм звітності тощо) за декілька секунд;
-багато разів відтворювати будь-які дії (наприклад, роздруковувати примірники певного документу тощо).
Для вирішення різноманітних завдань за допомогою персональних комп'ютерів застосовують пакети прикладних програм, які дозволяють вводити в комп'ютер дані та виконувати над ними різні операції.
1. Що представляють собою економічна та управлінська інформація?
2. Які основні вимоги висуваються до економічної інформації і як вона класифікується? Назвати її особливості.
3. Як за структурним складом поділяються інформаційні сукупності?
4. Назвати основі характеристики, особливості та вимоги до облікової інформації.
5. Описати структурну схему комп'ютерної інформаційної системи підприємства.
6. Які етапи розвитку інформаційної системи?
7. Навести класифікацію інформаційних систем за певними ознаками.
8. Чи вносить зміни в організацію бухгалтерського обліку застосування комп 'ютерної техніки?
9. Яка мета функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві?
10. Описати можливості сучасних автоматизованих систем на підприємстві.
СRМ - технологія управління зв 'язками і взаємодією з клієнтами підприємства, що включає прогнозування контрактів, їх відслідковування, підтримку обслуговування клієнтів, супроводження процесів замовлень і продаж.
Автоматизовані інформаційні технологи' в обліку - людино-машинна система функціонування на базі локальних обчислювальних мереж та інших сучасних засобів обчислювальної техніки, що забезпечують автоматизоване виконання функцій бухгалтерського обліку