Системы классификации экономической информации

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования.

Кодирование же экономической информации предполагает предварительную ее классификацию. Классификация (классифицирование) – это деление множества объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) на классы в соответствии с определенным признаком. Классификация объектов – это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

В основе классификации всегда лежит классификационный признак. Классифицировать студентов вуза можно по следующим классификационным признакам: пол, форма обучения, изучаемый иностранный язык, факультет, специальность и др.

*** В зависимости от количества признаков и существующей соподчиненности между ними применяются иерархическая, фасетная или дескрипторная системы классификации объектов.

Систему классификациисоставляет набор правил, позволяющих упорядоченно расположить классифицируемые элементы на основе установленных взаимосвязей между признаками.

Фасетная (одноуровневая многопризначная) классификацияиспользуется для деления на классы в случае если ранг всех признаков одинаков и между признаками нет иерархической зависимости. Фасетная система классификации позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта.

Признаки классификации называютсяфасетами (facet – рамка). Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы соответственно значениям признаков.

Дескрипторная (описательная) система классификацииэффективно используется для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей).

Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:

1. отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;

2. выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;

3. создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Системы кодирования

Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.

Соответственно, Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, и в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

Кодирование позволяет выполнять основные функции обработки экономической информации:

• сортировку и поиск информации по ключевым признакам;

• формирование сводных отчетов по различным признакам и подведение итогов по всем группировочным признакам;

• декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных отчетов.

Требования, предъявляемые к кодам:

• охват всех объектов, подлежащих кодированию;

• однозначное обозначение объектов;

• возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

• единство кодов для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и технической подготовки производства);

• стабильность, удобство восприятия и запоминания кодовых обозначений, простота заполнения и обработки;

• максимальная информированность кода при минимальной значности;

возможность автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок

Информация кодируется по определенной системе кодирования. Под системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих построение кода.

Применяется несколько видов систем кодирования, среди которых наиболее распространены: порядковая, серийная, позиционная, комбинированная и штриховая.

Выбор системы кодирования зависит от:

• количества выделяемых признаков в номенклатуре;

• числа позиций в каждом признаке;

• степени устойчивости номенклатуры.