Міжнародні організації з керування документацією

У світі існує ряд організацій з керування документацією. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з керування документацією. Метою її створення була пропаганда ідей керування документацією, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.

Міжнародна федерація з керування документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об'єднаний комітет з керування документацією. Були окреслені такі його завдання:

- виявити взаємозв'язок між керування документацією та архівами і сприяти розвитку співробітництва, особливо у галузі освіти, розроблення стандартів та термінології;

- визначити специфічні сфери взаємних інтересів та узгодити пропозиції з проведення досліджень чи із спільної діяльності;

- сприяти впровадженню технічних досягнень у практику керування документацією та діяльність архівів;

- здійснювати підготовку публікацій та розповсюджувати матеріали з питань керування документацією;

- забезпечити консультативну і практичну допомогу всім країнам у розробленні й реалізації програм керування документацією.

Цей об'єднаний комітет зробив спробу вироблення єдиного розуміння змісту діяльності та завдань у сфері керування документацією, що загалом полягало у:

- точному та повному документуванні діяльності установи;

- контролі за обсягом та якістю створюваних документів;

- розробленні механізму контролю за створеними документами з метою уникнення появи "непотрібних" документів;

- спрощенні роботи з підготовки, зберігання документів та користування ними;

- юридичному обгрунтуванні зберігання, передавання на зберігання, знищення документів та користування ними тощо.

Виходячи з цього було сформульовано й проблеми керування документацією:

- керування машиночитаними документами (зараз замість терміна "машиночитаний документ" переважно використовується словосполучення "електронний документ");

- управління центром документації;

- складання графіків контролю за виконанням документів;

- організація зберігання документів в установі;

- управління інформаційною службою та листуванням, поштовими відправленнями;

- керування звітами, директивами, мікроформами, процесами роботи з документами;

- автоматизація процесів роботи з документами.

За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з керування документацією (МРКД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються керування документацією, публікуються в журналі МРКД "Тhе Іnternational Records Маgаzin Jornal". У 1976 р. на нараді у штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі керування документацією та архівами (RAMP – Records and Archives Manegement Progremmer). У межах цієї програми з 1979 до 1995 рік було видано 110 назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та КД, а також суміжних з ними напрямів діяльності.

Питання проблематики КД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРКД. Так, на IX Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (1980р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв'язку з прийняттям RAMP, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем КД. У 1985 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРКД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в КД, зумовлених комп'ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп'ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на VII Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 р. у М.Севільї (Іспанія).

Слід відзначити, що делегатські збори Міжнародної ради архівів у своїй резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - СІТКА (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім утворювачам документів, як державним, так і приватним, щоб керування документацією, включаючи й електронне, здійснювалося відповідно до положень даного ІSО.

Важливим напрямом є стандартизація процесів КД. Так, Міжнародна організація зі стандартизації (ІSО) прийняла близько 200 стандартів (технічними комітетами ІSО "Інформація та документація", "Інформаційні технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними. Безпосередньо КД присвячено міжнародний стандарт ІSO 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією".

На всіх етапах розвитку КД проблемні питання цієї сфери діяльності вирішували національні та міжнародні фахові організації архівістів і спеціалістів з документації, які зробили значний внесок у нормативне, наукове та методичне забезпечення організації КД.