Управление запасами и специфика складской деятельности станций технического обслуживания автомобилей

Для успешного развития бизнеса важно добиться эффектив­ной системы управления запасами, которая позволит повысить качество обслуживания клиентов и сделать работу предприятия гибкой и прибыльной, гарантирующей достижение требуемого уровня доходности вложений за счет поддержания рентабель ности запасов и адекватной стратегии маркетинга. Для дости­жения этой цели перед службой логистики ставятся следующие задачи:

■ расширение номенклатуры запасных частей;

■ снижение издержек;

■ организация поставок деталей из-за рубежа;

■ избавление от устаревших и медленно реализуемых запа­сов;

■ контроль за специальными заказами;

■ контроль за упущенными продажами;

■ максимизация закупок по стандартным заказам.

В основе управления запасами лежит изучение деятельно­сти конкурентов. Стратегия маркетинга управления автосер­висом подразумевает активный сбор информации о рынке и ценах, ассортименте, объемах запасов и объемах сбыта по группам деталей для принятия решения, что, когда, где и сколько закупать, а главное - по каким каналам и видам транспорта доставлять. Только индивидуальное решение, учи­тывающее все эти факторы, может сделать рентабельной дея­тельность фирмы.

Современный склад - это сложное техническое соору­жение, состоящее из многочисленных взаимосвязанных эле­ментов, основными функциями которого являются преобразо­вание материальных потоков, а также накопление, переработ­ка и распределение грузов между потребителями.

Важнейшими элементами, от которых зависит эффектив­ное функционирование складского хозяйства, являются:

■ организация логистического процесса на складе;

■ определение размера (площади, высоты) склада.

Опыт таких известных компаний, как «Хелкама» (Финлян­дия), «Денцель» (Австрия), «Митсубиси Моторс» (Япония) и «Рольф» (Россия), позволил выработать принципиальную схему работы логистической системы склада запасных частей для автомобилей (табл. 12).

Таблица 12. Логистическая система склада запчастей

	Структура системы
Служба закупки	Снабжение запасами Контроль поставок Разгрузка и приемка грузов Внутрискладская транспортировка грузов Складирование и хранение грузов Комплектация (коммиссионирование) заказов клиентов и отгрузка Транспортировка и экспедирование заказов Сбор и доставка порожних товароносителей Контроль выполнения заказа Информационное обслуживание склада Обеспечение обслуживание клиентов (оказание услуг - customer service)	Служба продаж

Определение размера склада происходит с учетом эффек­тивного использования складских площадей. Типовыми раз­мерами в данном случае могут быть площади от 600 до 25 000 м . с высотой от 6 до 18 м и более. Вообще в современном складском хозяйстве предпочтение отдается не одноэтажным складам, а с учетом удорожания стоимости земельных участ­ков и достижений в области складской техники - складам с высотной зоной хранения. Общие затраты на высотный склад значительно меньше, чем на склад с тем же объемом, но с бо­лее низкой высотой. Обычная высота помещений в складах старой постройки колеблется от 4,5 до 5,6 м.

В работе В.В. Волгина «Запасные части. Особенности марке­тинга и менеджмента» приводится методика расчета оптималь­ного объема склада. На небольших станциях технического об­служивания и ремонта автомобилей решение данного вопроса ограничено наличием необходимых площадей. Поэтому пробле­ма определения количества запасных частей, которые можно хранить в предлагаемом готовом складе, особенно актуальна.

Для почти полного удовлетворения спроса на запасные части необходимо хранить не менее 1000 наименований за­пасных частей всех категорий спроса к одной модели машины разных модификаций. Средняя оборачиваемость запасов мак­симально составляет три раза в год.

Для расчетов воспользуемся методикой компании «Renault». Она предлагает рассчитывать необходимый объем склада, включая зоны хранения, приемки, отгрузки и не вклю­чая конторские помещения. Сначала определяется объем за­пасных частей, которые склад будет отгружать в год. Методи­ка предлагает принять для расчетов данные сбыта запчастей на единицу парка в год в объемных единицах - кубометрах.

Статистика «Renault» показывает, что для разновозрастно­го парка, сформировавшегося в течение 10 лет продажи ма­шин, на один среднестатистический легковой автомобиль во Франции в год продается в среднем 0,1 м , или около 15 кг за­пасных частей.

Объем продаж в год для парка в 10 000 легковых АТС со­ставит 10 000 • 0,1 = 1000 м³. Если мы примем коэффициент оборачиваемости равным трем, то постоянно хранимый запас составит 333 м - это и будет объем, который нужно преду­смотреть для стеллажей.

Но на складе должны быть еще проезды между стеллажа­ми, зона приемки, упаковки и отгрузки. Практика показала, что коэффициент использования площади склада при высоте 5 м составляет 48 % или 0,48, при высоте 3,5 м - 0,36, при вы­соте 7 м - 0,6. Разделив полученный выше запас для посто­янного хранения на коэффициент 0,48, получим необходимый объем склада - 694 м³.

Пример. Приведем расчет объема склада оригинальных за­пасных частей для легковых автомобилей «SUZUKI» и неориги­нальных комплектующих фирмы «NIPPARTS» для условного парка 10 000 японских автомобилей (табл. 2.12).

Номенклатура запасных частей «NIPPARTS» состоит из ос­новных продуктовых групп запасных частей и расходных мате­риалов:

■ тормозные колодки;

■ ШРУСы;

■ фильтры;

■ детали подвески;

■ рулевое управление;

■ трансмиссия;

■ дифференциал;

■ бензонасосы;

■ система питания;

■ генераторы/стартеры;

■ электрика.

Если задачу ставить в обратном порядке - определить, сколь­ко запчастей можно хранить в помещении, которым располагает данная СТО, расчет делается в обратном порядке. Допустим, предлагается помещение площадью 200 м² и высотой 5 м, т.е. объемом 1000 м³. В этом помещении можно хранить 1000 · 0,36 = 360 м³ запасных частей. При средней оборачиваемости три раза объем продаж составит 1080 м³ в год, что достаточно для обеспе­чения парка в 10 000 легковых автомобилей в год.

При планировании деятельности системы управления запа­сами необходимо решить два вопроса: когда делать заказ и сколько деталей заказывать.

Принимая во внимание нерегулярность спроса на запасные части и риск возникновения неликвидных остатков, целесооб­разно отслеживать движение реализации по каждой группе ас­сортимента. Остатки деталей необходимо держать на минималь­ном уровне, необходимом для удовлетворения спроса на детали для самых популярных моделей. Основная часть номенклатуры запасов должна приходиться на расходные материалы и детали (фильтры, тормозные колодки и т.д.). Детали, которые подлежат частой замене по разным причинам, лучше держать в единичном экземпляре (сцепление, глушитель, ШРУСы и т.д.) для каждой из обслуживаемых моделей. Остальная часть ассортимента - «ред­кий спрос» - только на заказ.

Для ответа на вопрос, сколько закупать, в литературе при­водится ряд формул, которые считают запас, необходимый до следующего заказа. Сразу отметим, что применение их воз­можно при наличии постоянно высокого спроса. В противном случае закупленный товар будет только бесполезно накапли­ваться и лежать мертвым грузом.

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Ко­личество, расходуемое за период поставки + Страховой запас.

Размер заказа =Требуемый запас - (Наличный запас + Ожидаемый приход)

Оптимальный размер запаса по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по формуле.

Экономический размер заказа = (формула 1)

где А - удельные расходы на заказ каждой детали (партии), долл.; В- удельные затраты на хранение единицы товара, долл; С - годовой расход деталей, шт.;

Интервал времени между заказами , (формула 2)

где Дн - количество рабочих дней в году, дни.

Для проведения данного расчета необходимо наличие дан­ных о величине расходов на:

■ контроль наличия,

■ подготовку заказа,

■ высылку заказа,

■ получение запаса,

■ проверку количества и качества,

■ раскладку по местам хранения,

■ проверку документов,

■ подготовку рекламаций,

■ постановку на учет и бухгалтерские проводки,

■ доставку международным видом транспорта,

■ таможенное оформление импорта,

■ начисления на перевод средств и использование счета фирмы,

■ погрузо-разгрузочные работы в аэропорту, на ж/д станции,

■ страхование груза;

■ хранение запасов на складе дилера и на таможенном тер­минале,

■ заработную плату персонала,

■ прочие затраты.

Расчет производится по следующим формулам:

Годовые затраты на заказ - D = ACIF.

Годовые затраты на хранение одной партии груза - Е = BF/2.

Суммарные годовые затраты - S = D + EQ.

Затраты могут быть минимизированы, если детали малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие - заказывать чаще, но малыми партия­ми. Обычно региональные склады крупных автопроизводите­лей содержат трехмесячный запас продукции, что составляет более 125 тыс. единиц товара. Это около 12 тыс. наименова­ний запасных частей и аксессуаров общей стоимостью не­сколько миллионов долларов.

Стоимость содержания запасов деталей очень высокая вследствие роста затрат на аренду помещений, заработную плату, накладные расходы. Это вызывает естественное жела­ние снизить уровень запасов за счет более частого заказа за­пасных частей меньшими партиями. Для небольшого автосер­виса размещение у поставщика оригинальных деталей слиш­ком большого числа срочных заказов может привести к суще­ственному снижению получаемой им торговой скидки и, сле­довательно, к снижению прибыли. Многие автопроизводители налагают обязательства на своих дилеров по обеспечению оп­ределенного объема закупок запасных частей. Это необходимо для четкого планирования объемов производства.

Например, дилерские фирмы, представляющие в России интересы концерна «SUZUKI», с каждой машиной обязаны закупать набор запчастей на сумму до 10% от стоимости са­мой машины для обеспечения эффективности послепродажно­го сервиса. В этой связи стратегия управления запасами фир­мы должна концентрироваться на бесперебойной торговле при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спро­са. Таким образом, крупные склады официальных дилеров ав­томобильных продуцентов в зависимости от объемов заказов каждый месяц получают и обрабатывают от четырех до шести траков. Кроме того, для обеспечения поставок запасных час­тей, используемых для целевого ремонта и не входящих в но­менклатуру складского запаса, ежедневно отправляют сроч­ные заказы на поставку с регионального склада, расположен­ного в Европе. В зависимости от наличия или отсутствия не­обходимых позиций на европейском складе время исполнения срочного заказа может составлять от одной до трех недель.

В торговле запчастями применяются две системы пополне­ния запасов:

1) с фиксированным размером заказа;

2) с фиксированным интервалом времени между заказами. Обе системы позволяют упорядочить поступление заказов поставщикам и обеспечить возможность планирования поста­вок, поэтому следование им поощряется скидками.

Система с фиксированным размером заказа (количество деталей определено расчетом определенного размера заказа): решение принимается только о моменте размещения заказа (пример: по 100 деталей раз в месяц). При этой системе управления запасами предусматривается следующая последо­вательность действий:

■ рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при размере, близком к необходимому количеству (например, наибольшая скидка при покупке 24 дисков сцепления (одна коробка), а ваша расчетная по­требность- 21 диск, следовательно, выбирается размер заказа 24 шт.);

■ рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидае­мого объема продаж за время ожидания поставки и вели­чины страхового запаса;

■ проверяется остаток запаса после каждой продажи;

■ в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;

■ принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.

Выбор момента высылки заказа зависит от множества фак­торов, не поддающихся расчетам. Он может быть выслан на не­сколько дней (недель) раньше или позже. Это зависит от дина­мики спроса (реализации), временной приостановки транспорт­ного сообщения, задержки поставки на границе и т.д.

Система с фиксированным интервалом времени между заказами предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

■ устанавливается периодичность контроля запасов, ориен­тированная на график поставок поставщика;

■ рассчитывается величина требуемых запасов как сумма ко­личеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки, и количества в страховом запасе;

■ составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов, например компьютер должен каждую пят­ницу выдавать сводку по контролируемым деталям;

■ принимается решение о размере заказа - выписывается количество деталей, необходимое для доведения количест­ва наличного запаса до расчетного требуемого запаса;

■ заказ высылается в установленный графиком день.

На практике регулярные (несрочные) заказы дилеры разме­щают раз в месяц или два месяца по системе с фиксированным интервалом времени между заказами для пополнения обязатель­ного ассортимента оригинальных запасных частей по требова­нию автопродуцента. Срочные заказы по графику, установлен­ному оптовиком, например каждый вторник, размещаются по системе с фиксированным размером заказа. Это зависит еще и от требований перевозчика на минимальную погрузочную единицу. Право размещать заказ или нет остается за дилером.

Пример. Допустим поставщик налагает на дилера требование ежегодной закупки запасных частей как минимум на 50 000 у.е., при этом необходимо содержать номенклатуру деталей, состоящую из 1111 наименований, при средней оборачиваемости три раза в год (т.е. заказ большой плановой партии запчастей нужно производить каждые четыре месяца). Срочные заказы осуществляются один раз в неделю регулярным авиарейсом в зависимости от поступивших заявок. Расчет параметров системы представлен в табл. 13.

Таблица 13. Расчет параметров управления запасами.

Наименование параметра	Величина параметра
1. Потребность в год (требование поставщика), шт.
2. Количество рабочих дней в году
3. Оптимальный размер заказа, шт. (формула 1) (при средней оборачиваемости запасов три раза в год)
4. Интервал времени между поставками, дни (формула 2)
5. Время поставки, дни
6. Возможная задержка в поставке, дни
7. Ожидаемое дневное потребление, шт./день [1]/дни раб.
8. Срок расходования запаса, дни [3]/[7]
9. Ожидаемое потребление за время поставки, шт. [5]x[7]
10. Максимальное потребление за время поставки, шт. ([5]+[6]x[7])
11. Гарантийный запас, шт. [10]-[9]
12. Пороговый уровень запаса, шт. [9]+[11]
13. Максимальный желательный запас, шт. [11]+[4]x[7]
14. Срок расходования запаса порогового уровня, дни [11]-[10]/[5]

Организация приема товара. При проектировании склада необходимо предусмотреть территорию для приемки товара. Прибывающий на склад транспорт должен обслуживаться сра­зу, т.е. время его простоя должно быть минимальным.

Процесс приемки грузов происходит следующим образом:

■ транспорт въезжает на разгрузочную площадку, где в зави­симости от объема груза вручную или с использованием специальных механизмов производится его разгрузка;

■ если груз имеет небольшой объем, производится его прием в соответствии с сопровождающими документами (накладны­ми), проверяется количество товара, целостность упаковки;

■ если груз имеет существенный объем, то по сопровождаю­щим документам производится прием количества отгру­женных мест и проверяется целостность их упаковки;

■ работники группы приемки получают предварительно об­работанные документы, в которых содержится упорядо­ченный перечень товаров по погрузочным местам (так на­зываемым лотам);

■ производится позиционный контроль груза на соответствие номенклатуре количеству и качеству;

■ разобранный и предварительно отсортированный груз пе­ремещается в зону размещения товаров по местам;

■ по результатам приемки составляется документ о выявлен­ных недостатках: повреждениях груза, несоответствии ко­личества полученного груза заявленному в накладной, пе­ресортице и пр.;

■ работники группы размещения выполняют так называемую разноску товаров по складским местам на основании полу­ченных маршрутных листов и карты склада.

Используемая складская грузовая единица и вид скла­дирования.Оптимальная система складирования предопреде­ляет рациональность технологического процесса на любом складе. Основным условием здесь является минимальное ко­личество операций по переработке груза. Поэтому выбору ви­да и размера товароносителя, на котором формируется склад­ская грузовая единица, следует уделять особое внимание. То-вароносителями могут стать стоечные, сетчатые, ящичные, плоские поддоны и полуподдоны, кассеты, ящики для мелких грузов и т.д. На выбор товароносителя влияют:

■ вид и размер упаковки транспортной тары;

■ система комплектации заказа;

■ оборачиваемость товара;

■ применяемое технологическое оборудование для складиро­вания груза,

■ особенности подъемно-транспортных машин и механиз­мов, обслуживающих склад.

Для складирования запчастей возможно применение кон­тейнеров и плоских поддонов, которые располагаются на по­лочных высотных стеллажах.

Такой вид складирования обеспечивает:

■ высокую степень использования площадей и объемов;

■ свободный доступ к товару;

■ легкость обслуживания;

■ возможность автоматизированного управления.

Оборудование по обслуживанию склада и размещение товара. Выбор подъемно-транспортных машин и механизмов зависит от площади и высоты склада, используемых товароносителей и вида складирования. На крупных складах, имеющих большие размеры как по площади, так и по высоте, где посто­янно в наличии имеется широкий ассортимент товара, целесо­образным представляется использование высокопроизводи­тельных технических средств:

■ электропогрузчиков;

■ высотных подборщиков;

■ высотных штабелеров;

■ ручных подъемных тележек.

Размещение товара. Для размещения товара на складе вы­бирается стратегия минимизации перемещения и времени при выполнении операций с этими товарами. При размещении учи­тывается не только тип товара, его объем и наличие свободного места на складе, но и такая характеристика, как оборачивае­мость товара. То есть чем большим спросом пользуются запча­сти, тем ниже и ближе к месту выдачи они должны находиться.

На складе запасные части размещают в соответствии с группировкой и по размерам. Имеются секции для крупных и мелких деталей. Внутри этих секций детали располагаются по порядку каталожных номеров или по принципу объединения однотипных деталей (подшипники, сальники) в группы, раз­мещаемые на одном стеллаже.

Специально выделенный работник склада систематически контролирует и анализирует карту склада и выполняет пере­мещение товаров с определенной стратегией.