Характеристика елементів методу бухгалтерського обліку

Кожний спосіб або прийом бухгалтерського обліку називається елементом його методу. Інформація в обліку формується за допомогою таких елементів методу як документування, інвентаризація; оцінка, калькулювання; рахунки, подвійний запис; баланс, звітність (рис. 1.21).

Документування

Документальне обгрунтування є обов'язковою умовою реєстрації господарських операцій в бухгалтерському обліку, підсилює роль обліку як правової основи збереження власності. Документ - це письмове свідоцтво про здійснену господарську операцію, який надає юридичну силу даним бухгалтерського обліку. Документація виконує роль імпульсу, який дає початок руху облікової інформації.

Документ- це закодоване певним чином і зафіксоване, на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує, відбудеться або здійснюється.

Для юридичної доказовості записів про здійснювані операції кожна господарська операція оформлюється документами, так як кожну господарську операцію повинні підтверджувати "свідки" - первинні документи.

Документ є письмовим доказом факту господарської операції1. В бухгалтерському обліку документи є первинними доказами. Тому жоден господарський факт не може бути відображений у бухгалтерському обліку без належного його оформлення відповідними бухгалтерськими документами.

1 Правило Я.В. Соколова: адміністрація бачить господарські процеси не самі по собі, а через призму документів, все що можна офіційно сказати про господарську діяльність, можна сказати лише на підставі документів (Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М. : Аудит, ЮНИТИ, 1996. - 638 с. - С. 494)

Бухгалтерські документи є засобом безперервного спостереження за господарськими явищами та процесами; вони найбільш повно і наочно характеризують господарську діяльність. У документах кожна операція отримує первинну реєстрацію, тут зазначаються всі відомості, необхідні для економічної характеристики зафіксованих господарських фактів і на цій підставі операції відображаються в бухгалтерських регістрах.

Оформлення господарських операцій документами називається документуванням. Документування - це сукупність технічних прийомів і методів для створення документу та спосіб первинного спостереження і відображення об'єктів бухгалтерського обліку, який забезпечує суцільне і безперервне спостереження за ними.

Значення документів полягає' в тому, що їх використовують для оперативного керівництва і управління господарством. Добре організоване документування господарських операцій дозволяє запобігти порушенню платіжної, розрахункової і кредитно-фінансової дисципліни; за допомогою документів здійснюють спостереження та контроль за рухом грошових коштів і матеріальних засобів, визначають фактичну і зафіксовану в обліку кількість ресурсів. На підставі зафіксованих у документах даних здійснюють класифікацію, систематизацію узагальнення господарських фактів.

На основі документів визначають законність і доцільність господарських операцій. Документи використовуються при розгляді спірних питань, що виникають в ході діяльності. Судовими органами за документами визнається юридична сила, якщо вони своєчасно складені і відповідним чином оформлені.

Від правильності складання бухгалтерських документів залежить якість бухгалтерського обліку. Документи підтверджують достовірність і точність облікових даних та допомагають виявити можливі помилки в бухгалтерських записах.

Важливою є роль документів при проведенні аналізу господарської діяльності, коли в більшості випадків тільки за документами можна встановити вплив різних факторів на результати господарювання.

Власне, ведення бухгалтерського обліку починається з безперервного і суцільного охоплення здійснюваних господарських операцій за допомогою документування. Тому іноді бухгалтерський облік називають документальним обліком.

Документування складається з елементів спостереження, сприйняття господарського факту, вимірювання його натуральних і вартісних показників і фіксування цих даних на носії.

Під час спостереження з'ясовується сутність, економічна доцільність і закономірність господарського факту. Сприйняття передбачає віднесення спостереженого факту до конкретного розділу даних. Вимірювання натуральних і вартісних показників показує характеристики явища. Фіксування даних на носії означає запис у первинний документ.

Методика і техніка процесу документування регламентується законодавче. Водночас документування господарських фактів на носіях інформації є основним змістом первинного обліку. Процес формування інформації в обліку представлений на рис. 1.22.

Кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути попередньо документально оформлена. В кожному документі повинні бути визначені показники, які називаються реквізитами. Кількість і зміст реквізитів в різних документах різні.

Основна вимога до документів - своєчасність складання, повнота та достовірність інформації, що забезпечує можливість попереднього і поточного контролю за господарською діяльністю організації і активного впливу на результати її роботи. Господарські операції в бухгалтерському обліку реєструються тільки на підставі відповідних документів.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

-Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або електронних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

-назва документа (форми);

- дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складений документ;

-зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

-особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Інвентаризаиія. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік чітко документований, для достовірності його даних необхідно систематично перевіряти фактичну наявність господарських засобів в натурі, їх відповідність бухгалтерським записам.

Є такі господарські факти, які неможливо охопити документацією в момент їх виникнення. До них належать втрати при зберіганні, пересортуванні, несправність ваговимірювальних приладів та пристроїв, крадіжки. Можливі також втрата документів, помилки арифметичного або технічного характеру при оформленні документів.

У той же час дані бухгалтерського обліку повинні відповідати фактичній наявності засобів. Щоб перевірити цю відповідність періодично проводиться інвентаризація. Інвентаризація - це перевірка та оцінка фактичної наявності цінностей, майна шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних з обліковими записами. Порядок проведення інвентаризації регулюється нормативно.

Метою інвентаризації є:

-виявлення фактичної наявності майна;

-перевірка повноти відображення в обліку господарських операцій;

-зіставлення фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку.

Наслідки інвентаризації оформлюють у спеціальному первинному документі, який називається інвентаризаційним описом (відомістю, карткою).

Результатами інвентаризації можуть бути: недостачі, лишки, пересортування або відповідність облікових даних фактичній наявності майна чи зобов'язань.

При виявленні розходжень у наявності майна і бухгалтерських записах про нього, облік приводять у відповідність до фактичної наявності цінностей. За наслідками інвентаризації в обліку фіксують лише ті дані, за якими виявлено відхилення. Оприбуткування виявлених лишків цінностей або списання недостач належним чином оформлюють, при цьому обов'язково з'ясовують причини розбіжностей.

Інвентаризація дозволяє через перевірку в натурі матеріальних цінностей, грошових коштів і фінансових зобов'язань виявити їх фактичний стан. Вона або підтверджує дані бухгалтерського обліку, або виявляє необліковані цінності та допущені втрати, розкрадання, недостачі. Тому за допомогою інвентаризації контролюється збереження матеріальних цінностей та грошових коштів, перевіряється повнота і достовірність даних бухгалтерського обліку і звітності.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризацій визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з чинним законодавством України.

Бухгалтерський облік є не тільки безперервним і документально оформленим, а й суцільним. Він використовує різні вимірники, але узагальнення всіх господарських явищ за якісно однорідними, внутрішньо пов'язаними між собою ознаками проводиться тільки в грошовій оцінці.

Способом вартісного виміру господарських фактів є їх оцінка. За допомогою оцінки натуральні (речові і трудові) характеристики об'єктів обліку перетворюються у вартісні. Оцінка - це спосіб грошового виміру зафіксованих у документах господарських операцій, вираження в єдиній грошовій формі господарських засобів та процесів2.

Отже, оцінка, як правило, здійснюється в процесі документування операцій.

В бухгалтерському обліку оцінка його об'єктів починається з їх класифікації. Різні види активів та пасивів повинні оцінюватися по-різному.

Наприклад, обладнання, класифіковане як основний засіб, буде оцінюватися за різницею первісної вартості та зносу, а класифіковане як оборотний актив - за найменшою величиною з вартості "придбання" та ціною реалізації. Метод оцінки обирається відповідно до того, як об'єкт був класифікований.

Оцінка як спосіб ведення бухгалтерського обліку передбачає порядок визначення вартості господарських операцій для відображення в обліку. Оцінка об'єктів обліку проводиться на наступних етапах їх руху: при постановці об'єктів на облік, при їх списанні (вибутті), на дату складання звітності. Застосовують оцінки господарських фактів за фактичною (плановою розрахунковою) собівартістю, фактичною вартістю, оптовими, договірними, роздрібними цінами, умовними цінами у межах одного господарства, вартістю придбання, вартістю можливої реалізації тощо. Основні методи оцінки господарських фактів регламентуються нормативне і є обов'язковими для всіх підприємств. Завдяки цьому можна порівнювати показники різних підприємств за різні періоди, з галузевими показниками тощо.

У бухгалтерському обліку діє принцип оцінювання за фактичною (історичною) вартістю. Така вартість найповніше свідчить про понесені власником витрати, забезпечує правдиве відображення майнового стану господарства та визначення результатів його роботи.

Калькулювання - це система науково обґрунтованих розрахунків по визначенню собівартості об'єктів калькулювання3 на всіх стадіях господарського процесу.

Оцінка і калькуляція тісно пов'язані між собою: точна калькуляція є умовою правильної оцінки. А реальна оцінка є передумовою правильного обчислення собівартості. Вони є складовими елементами методу бухгалтерського обліку, за допомогою яких здійснюється вартісне вимірювання господарських фактів, витрат і результатів господарювання.

Калькуляція - порядок послідовного включення витрат на виробництво продукції (робіт, послуг) та способи визначення собівартості окремих видів продукції.

В ході калькулювання розраховується собівартість продукції, яка. є базою для визначення ціни виробленої продукції, виконаних робіт і послуг. Правильно складена калькуляція дає можливість реально оцінити всі можливі витрати на різні види продукції і вибрати ті, які дають найбільший прибуток

2 Основні бухгалтерські школи обліку оцінку в бухгалтерському обліку розглядають по різному. Так, оцінкою в італійській школі є продажні ціни, в французькій - собівартість, а в англо-американській - вільний вибір за метою управління (Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М. : Аудит, ЮНИТИ. 1996. -638с,- С. 438) 3 Об'єкт калькулювання - вид продукції, група однорідних виробів, окремих товарів, роботи, послуги, певної можливої вартості

.

В сучасному бухгалтерському обліку термін "баланс" використовується для характеристики двох понять:

Перше - це один з елементів методу бухгалтерського обліку. В цьому випадку баланс визначають як спосіб економічного групування і узагальненого відображення стану господарських засобів підприємства за складом і розміщенням та за джерелами їх утворення і цільовим призначенням у грошовій оцінці на певну дату.

Друге - це одна із форм звітності. В цьому розумінні баланс визначають як звітну таблицю, одну з форм бухгалтерської звітності, що містить відомості про стан і розміщення господарських засобів підприємства на певну дату.

Бухгалтерський баланс- це спосіб узагальненого відображення в грошовій оцінці стану господарських засобів та джерел їх утворення на певну дату у формі звітної таблиці, складеної бухгалтером для внутрішніх та зовнішніх користувачів з метою прийняття ними управлінських та інвестиційних рішень.

Основою побудови бухгалтерського балансу є подвійне групування об'єктів бухгалтерського обліку (майна підприємства) за:

-складом і функціональною роллю;

-джерелами утворення і цільовим призначенням.

Баланс поділяється на дві рівновеликі сукупності показників - актив і пасив - та містить інформацію про фінансовий стан підприємства на даний момент часу.

Ліва сторона балансу, в якій перераховані засоби підприємства, називається активною стороною балансу (актив), а її окремі позиції -активами. Права сторона балансу називається пасивною стороною (пасив), відповідно, окремі позиції - пасиви, що представляють собою перелік джерел утворення активів (капітал і зобов'язання). Загальний підсумок балансу, тобто сума всіх активів або сума всіх пасивів, називається валютою балансу.

Актив представляє засоби підприємства у вигляді конкретних елементів господарського обороту: готівки, товарних цінностей, обладнання та прав вимоги до інших підприємств.

Якщо актив показує предметний склад майна, то призначення пасиву полягає в тому, що він повинен визначити, хто і в якій формі брав участь у створенні цього майна.

В пасиві відображаються власний капітал підприємства (статутний, пайовий тощо) та його зобов'язання (борги перед банком, іншими підприємствами та фізичними особами). Для кожного джерела власних засобів повинна відводитись окрема стаття: статутний капітал, пайовий капітал, довгострокові позики банку тощо.

З використанням визначених раніше понять балансову формулу можна представити наступним чином:

Сума всіх активів = Сума всіх пасивів

Таким чином, підсумки активу і пасиву балансу дорівнюють один одному, адже в них відображене одне і теж майно, однак за різними групувальними ознаками (за складом та власниками). В бухгалтерському балансі підсумок активу повинен дорівнювати підсумку пасиву. Порушення цієї рівності свідчить про помилку, яку необхідно знайти та виправити.

Баланс відображає співвідношення між економічними ресурсами підприємства та вимогами на них. Баланс - це ніби фотокартка підприємства на певний момент; він проводить підсумок стану активів і пасивів у визначений момент часу. Баланс повідомляє:

-скільки капіталу використовується в бізнесі (яка вартість бізнесу);

- яка ліквідність бізнесу (як швидко можуть бути активи перетворені на готівкові гроші);

-наскільки платоспроможний бізнес (яка імовірність того, що бізнес може збанкротувати);

-як фінансується бізнес (звідки засоби надходять і скільки з них складають залучені кошти).

В балансі відображаються активи, зобов'язання і власний капітал підприємства, які пов'язані між собою наступним чином:

Активи = Власний капітал + Зобов 'язання,

Це рівняння відоме як рівняння балансу, оскільки обидві його складові є двома частинами, які завжди повинні бути рівними одна одній, тобто балансуватися.

Балансове рівняння є основою бухгалтерського обліку. Його також можна подати у вигляді відображення кінцевого принципу по відношенню до капіталу:

Активи - Зобов 'язання = Капітал

Таким чином, баланс показує стан засобів, зобов'язань і капіталу на конкретну дату, причому на наступну дату інформація буде іншою.

Кожна господарська операція, яка знаходить своє відображення у бухгалтерському обліку, впливає на величину двох статей балансу. При чому по одній з них відбувається збільшення, а по іншій - зменшення на однакову суму.

Найрізноманітніші операції можуть змінювати баланс лише в чотирьох напрямах (чотири типи змін) (рис. 1.23).

Іншими словами, за результатами впливу господарських процесів на баланс вони поділяються на чотири групи. Якщо позначити актив літерою А, пасив - літерою П, суму операції - літерою С, збільшення - знаком "+", а зменшення - знаком "-", ці чотири групи схематично будуть мати такий вигляд (табл. 1.3).

Таблиця 1.3. Типи господарських операцій

Типи операцій	Характеристика	Зміни в балансі	Вид змін	Записи на рахунку
І.А + С-С = П	Переміщення засобів всередині господарства	1) актив 2) актив	+	Дт Кт
\\.А=П+С-С	Заміна одного джерела іншим	1) пасив 2) пасив	+	Дт Кт
III. А + С = П + С	Залучення в господарський оборот нових засобів	1) актив 2) пасив	+ +	Дт Кт
\М.А-С = П-С	Вилучення засобів з обороту	1) пасив 2) актив	~	Дт Кт

Таким чином, при відображенні в балансі операцій першого та другого типів сума балансу не зміниться. Такі операції мають назву пермутації. При відображенні третього типу - вона збільшиться в рівній сумі по активу і пасиву, а при відображенні четвертого типу -зменшиться по активу і пасиву на однакову суму. Операції, які призводять до змін у валюті балансу мають назву модифікації.

Рахунки Рахунки та подвійний запис є прийомами групування та систематизації об'єктів бухгалтерського обліку.

Реєстрація господарських операцій у первинному обліку вимагає подальшої систематизації інформації про наявність і рух господарських засобів, зміни в джерелах їх утворення, формування витрат, доходів від реалізації, фінансових результатів. Для цього різні господарські операції об'єднують в економічно однорідні групи. Такі систематизовані показники використовуються для поточного обліку господарської діяльності. Спосіб групування господарських засобів та їх джерел, господарських процесів та їх результатів у вартісному, трудовому і натуральному вимірниках для ведення поточного обліку називається системою записів.

Систему записів створюють за допомогою рахунків. Рахунок-це спеціальна таблиця, де реєструється операції, відображені в документах. На рахунках здійснюється групування і поточний облік господарських засобів за видами і джерелами та відбивається зміст господарських операцій. Рахунок є основною одиницею зберігання облікової інформації, способом відображення стану господарського факту та його змін у процесі господарювання. За допомогою рахунків забезпечується облік і контроль, а також систематизація і групування господарських операцій за якісно однорідними ознаками.

Про стан активів та джерел їх формування періодично дає важливі відомості бухгалтерський баланс. Проте баланс не містить аналітичних відомостей про окремих дебіторів підприємства і розміри заборгованостей кожного з них, а також про окремих кредиторів і ті умови, на яких вони надали позики. Крім того, складання балансу після кожної операції неможливе у тих випадках, коли щоденно проводяться сотні операцій, оскільки це означало б складання сотень балансів протягом дня. Тому, у зв'язку із великою трудомісткістю, процедура складання балансу здійснюється періодично: один раз на рік, іноді- один раз на півроку, щоквартально або щомісячно.

Замість того, щоб відображати зміни, що відбулися, безпосередньо в балансі, в обліку використовують спеціальний, призначений саме для цього, прийом, який називається бухгалтерським рахунком. Для відображення господарських операцій баланс розбивається на рахунки, при чому для відображення змін по кожній статті балансу створюється окремий рахунок.

Рахунки призначені для групування необхідних для прийняття рішень показників за певними об'єктами.

Рахунок- основна одиниця накопичення і зберігання інформації в бухгалтерському обліку. Рахунки відкриваються на кожен вид активу, капіталу і зобов'язань, а також доходів і витрат.

Під будовою рахунків в бухгалтерському обліку розуміють те, що обліковується на сторонах рахунків. Бухгалтерський рахунок має вигляд двосторонньої таблиці, призначеної для ведення поточних записів господарських операцій. Сторони рахунків мають назви: дебет (ліва) і кредит (права).

Для спрощення в процесі вивчення даного курсу використовується Т-форма рахунку (назва ця пояснюється схожістю бухгалтерського рахунку в його найпростішій формі з літерою "Т"). Рахунок за цією формою має ліву і праву частини, які розділені прямою по вертикалі.

Щоб мати певне уявлення про об'єкт, що обліковується, на кожному рахунку відображають початковий стан засобів або їх джерел, який називається початковим залишком. В рахунках, винесених з активу балансу (лівої сторони), сальдо записується по дебету (в лівій стороні), з пасиву (правої сторони) - по кредиту (в праву сторону) (рис. 1.24). Актив Баланс Пасив

Потім на рахунках відображають всі зміни, які відбулися у складі засобів і джерел, внаслідок операцій, тобто записують суми господарських операцій, причому збільшення записують на одній стороні рахунку, зменшення - на іншій. В кінці звітного періоду по кожному рахунку підраховують суми змін, що відбулись в засобах та джерелах.

Сума записів господарських операцій по дебету або кредиту рахунку за певний період (як правило за місяць) без урахування суми початкового сальдо називається оборотом.

Сума змін по дебету рахунку називається дебетовим оборотом, а сума змін по кредиту - кредитовим оборотом.

Правило визначення оборотів по рахунках. Для визначення оборотів слід підсумувати (додати) по кожному рахунку всі суми операцій за даний період без початкового залишку окремо по дебету і кредиту. Одержаний підсумок по дебету записується як дебетовий оборот в дебеті рахунку, а по кредиту - як кредитовий оборот в кредиті рахунку. Залишки по рахунках на початок звітного періоду в оборот не включаються. В кінці звітного періоду суми операцій, відображені по дебету і кредиту рахунку, підкреслюються і під рискою проставляються суми оборотів.

Після того, як обороти по рахунках визначені, по кожному рахунку виводять сальдо (залишок) на кінець звітного періоду.

Правило визначення кінцевого сальдо. Для визначення кінцевого сальдо по рахунку необхідно до початкового сальдо додати збільшення по рахунку і вирахувати зменшення.

Якщо цей залишок буде від дебетової сторони рахунку, то він називається дебетовим і записується по дебету рахунку, а якщо від кредитової, то він називається кредитовим і записується в кредит рахунку.

Кінцеве сальдо по рахунку звітного періоду є початковим сальдо цього ж рахунку на початок наступного звітного періоду.

Якщо рахунок не має кінцевого залишку, він вважається закритим.