Послідовність створення КСБО на підприємства
Створення КСБО на підприємствах складається з трьох основних етапів: 1) вивчення особливостей господарської діяльності підприємства; 2) проектування системи і узгодження проекту; 3) впровадження та удосконалення системи.
Порядок виконання етапів в ході розробки КСБО та технологій, а також критерії переходу від етапу до етапу, наведено на рис. 3.9. Експлуатаційний цикл Покращена система
Найбільш поширеними є три моделі циклу розробки КСБО.
1. Каскадна модель, що передбачає перехід на наступний етап після . повного завершення робіт з попереднього етапу.
2. Поетапна модель з проміжним контролем - ітераційна модель розробки КСБО з циклами зворотного зв'язку між етапами. Перевага такої моделі полягає в тому, що міжетапні коригування забезпечують меншу трудомісткість розробки порівняно із каскадною моделлю, однак тривалість кожного з етапів подовжується на весь період розробки.
3. Спіральна модель, яка базується на початкових етапах життєвого циклу: аналіз вимог, проектування специфікацій, попереднє та детальне проектування. На цих етапах перевіряється та обґрунтовується можливість реалізації технічних рішень шляхом створення прототипів. Кожний виток спіралі відповідає поетапній моделі створення фрагменту або версії КСБО. На ньому уточнюються цілі та характеристики проекту, визначається його якість, плануються роботи наступного витка спіралі. Таким чином, деталі проекту поглиблюються та послідовно конкретизуються і, в результаті, обирається обгрунтований варіант, який доводиться до реалізації.
Спіральна модель життєвого циклу є найбільш перспективною. Спеціалістами фірм, які займаються проектуванням та створенням програмних продуктів, відмічаються наступні переваги спіральної моделі:
-накопичення та повторне використання проектних рішень, засобів проектування, моделей та прототипів КСБО;
-орієнтація на розвиток та модифікацію системи проектування систем та технологій в процесі їх проектування;
-аналіз ризику та витрат в процесі проектування систем та технологій.
Технологія збору, обробки та передачі даних і схема побудови документообороту залежить від моделі управління бізнесом. Так, наприклад, перехід до управління в реальному режимі часу та модернізація алгоритму, прийняття оперативних рішень на основі аналізу динаміки основних показників фінансового стану підприємства (прибуток, ліквідність, оборотність активів тощо) призведуть до необхідності перебудови режимів і форм роботи практично всіх рівнів управління (рис. 3.10).
Мета етапу вивчення особливостей господарської діяльності підприємства (бізнесу) - отримати об-єктивну інформацію про діяльність підприємства та обгрунтувати необхідність створення КСБО. При цьому проводять обстеження підприємства та формулюють вимоги користувача до майбутньої системи. Обстеження проводиться шляхом взаємодії розробника з працівниками підприємства, для якого буде розроблятися система. Під час обстеження з'ясовується документообіг, форми первинних та звітних документів, методики розрахунку окремих показників. Обстеження повинно виявити проблеми, розв'язання яких можливе за допомогою засобів комп'ютерної техніки, а також дати оцінку доцільності створення КСБО. На першому етапі разом із замовником узгоджуються вимоги до КСБО, серед яких можуть бути: сума максимальних витрат на розробку; термін виконання, умови функціонування системи; перелік функцій, які система має забезпечити тощо. На цьому етапі необхідно визначити:
1) що саме повинні отримати від системи користувачі (як внутрішні - керівництво підприємства і підрозділи, так і зовнішні — акціонери, страхові компанії, банки, податкові та статистичні органи тощо);
2) з яких джерел інформації;
3) якою є послідовність перетворення інформації для надання її в зручному, зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого використання і аналізу.
Метою вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є визначення:
1) реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка
інформації;
2) обсягу звітної інформації, її шляхів та руху; реквізитів-ознак, на підставі яких формуються вихідні дані в електронному обліковому регістрі і взаємозв'язки показників цих регістрів між собою;
3) наявної форми бухгалтерського обліку;
4) наявної системи контролю, в тому числі ревізій;
5) системи кодування, що використовується;
6) наявної комп'ютерної техніки.
Послідовність робіт з першого етапу створення КСБО (дослідження особливостей господарської діяльності підприємства) наведено на рис. 3.11.
Персонал КСБО
Певна облікова система надає інформацію людині, що приймає рішення, яке може вплинути на наступні події. Обліковий працівник повинен передбачити взаємозв'язок між інформаційною системою, прогнозом людини, яка приймає рішення, і процесом обраної ним дії, а також подіями, які можуть відбутися.
Від того, як бухгалтер організовує професіональні інформаційні потоки, значною мірою залежить продуктивність роботи підприємства. Але продуктивність підприємства визначається не тільки кількістю інформації, але й її якістю, яку повинен правильно розуміти і оцінювати бухгалтер (рис. 3.12).
Потрібно розрізняти спеціалістів, які експлуатують комп'ютерну систему бухгалтерського обліку, і спеціалістів, які її створюють (тобто вивчають господарську діяльність підприємства, проектують і впроваджують КСБО). Перелік спеціалістів, які експлуатують автоматизовану систему бухгалтерського обліку, невеликий і включає таких фахівців, як бухгалтери підприємства, які виконують поточну роботу на комп'ютерах; спеціалісти з інформаційних систем; особи, які використовують інформацію, одержану за допомогою системи - директора, керівників підрозділів. На малому підприємстві майже всі перераховані категорії персоналу часто поєднуються в особі головного бухгалтера підприємства.
Набагато ширшим є перелік спеціалістів, які беруть участь у створенні системи. На стадії вивчення окрім консультантів, які проводять опитування, до процесу залучаються всі працівники бухгалтерії, майже всі керівники підрозділів і, відповідно, керівництво підприємства. Дуже важливо користуватися на цьому етапі послугами професійних аудиторів і консультантів щодо інформаційної системи. Безпосереднє створення КСБО забезпечується взаємодією окремих категорій працівників, зокрема, таких як: користувачі, проблемні програмісти, системні програмісти та системні інтегратори (рис. 3.13).
Користувач (бухгалтер) програмно-апаратного комплексу формулює проблеми і задачі, що вирішуються при веденні бухгалтерського обліку. Потім він самостійно або за допомогою проблемного програміста обирає пакет (пакети) прикладних програм, що забезпечують вирішення сформульованих задач. Як правило, на ринку є декілька пакетів прикладних програм різної складності, що дозволяють еволюційно нарощувати можливості обробки інформації.
Системний програміст - це спеціаліст, який розуміє особливості побудови апаратних засобів комп'ютера, проблеми передачі даних в комп'ютерних мережах, має навички роботи в операційних системах та знає мови програмування. Системний програміст обирає необхідну операційну систему і проводить об'єднання програмно-апаратних засобів в єдину систему, підготовлену для завантаження початкових даних і пакетів прикладних програм. При створенні системи системний програміст співпрацює із системним інтегратором.
Системний інтегратор консультує і супроводжує користувача при вивченні можливостей комп'ютерів: оцінює складність задач, рекомендує для придбання апаратне та програмне забезпечення, допомагає з'єднувати (або робить це сам) апаратні модулі, обирає і встановлює необхідні програми, навчає користувача і вирішує разом з ним попередньо визначений комплекс задач з використанням конкретних даних, налагоджує прикладні програми для реальних задач користувача.
Як правило, всі наведені вище функції виконує кінцевий користувач (бухгалтер, а не програміст), але при побудові складних інформаційних систем головний бухгалтер, крім особистої участі, вимушений наймати спеціалістів для роботи по створенню необхідного програмно-апаратного комплексу. В цьому випадку можливі наступні варіанти.
1. Програма створюється штатним програмістом або спеціалізованим відділом підприємства. За умови правильної постановки бухгалтерської задачі програмісти підприємства можуть створити цілком прийнятний програмний продукт, що враховуватиме специфіку обліку конкретного підприємства і який в разі необхідності можна легко удосконалити. Але такі програми починають працювати лише через 5-6 місяців після їх впровадження. Крім того, при їх написанні програмісти не завжди дотримуються стандартів створення баз даних, а тому часто такі програми не можуть переносити інформацію до інших програм. Крім того, створення програм програмістами підприємства часто через недостатнє вивчення набутого в цій галузі досвіду призводить до великих складнощів при впровадженні типових проектних рішень. З іншого боку суттєвими недоліками індивідуального підходу є складність впровадження і висока трудомісткість адаптації типових рішень до конкретних умов використання на різних підприємствах.
2. Програма створюється на замовлення в спеціалізованій фірмі. Цей варіант є найдорожчим з усіх можливих. При цьому успіх впровадження програмної системи залежить від фірми-розробника, її компетентності, порядності та надійності.
3. Придбається універсальна бухгалтерська програма, розроблена для масового продажу, що потребує тільки незначної модифікації відповідно до потреб конкретного підприємства. Така програмна система менше пристосована до специфіки підприємства, але коштує дешевше, ніж написана на замовлення. Найкорисніше в ній те, що вона вже пройшла випробування практикою. Такі продукти зазвичай супроводжуються і удосконалюються, поки існує фірма-розробник.
Однак, жоден програмний продукт, створений на конкретному підприємстві його власними програмістами, не може бути ідеальним в силу того, що він створювався на одному підприємстві та не пройшов випробування і тестування на кількох підприємствах. Створені на замовлення програмні продукти теж мають такий недолік, хоча їх розроблює команда досвідчених програмістів, адже саме в силу універсальності такі бухгалтерські програми не здатні забезпечити ефективну комп'ютеризацію облікових функцій. Оптимальним є підхід, за якого підприємство купує готовий програмний продукт та замовляє весь комплекс послуг з його налагодження та впровадження.
Програмний продукт компанії адаптується та настроюється "під замовника" в офісі фірми-розробника. Спеціалісти фірми-розробника фактично моделюють обліковий процес підприємства шляхом розробки і тестування контрольних прикладів. Таким чином, на підприємство поставляється не дистрибутив системи в класичному розумінні цього слова, а програма з налагодженим Планом рахунків підприємства та довідниками аналітичних об'єктів, описаними типовими бухгалтерськими проводками, якими користується підприємство, частково сформованою та заповненою довідковою базою даних тощо. При цьому підході перший етап організації бухгалтерського обліку практично здійснюється на фірмі-розробнику. Саме тому замовники великих спеціалізованих систем обирають не програмні комплекси, а фірму-виконавця, розраховуючи на високу кваліфікацію її персоналу, надійність і фінансову стабільність фірми, її можливості, інтелектуальний потенціал, рівень послуг. Зовнішній спеціалізований розробник має декілька переваг порівняно з власними програмістами підприємства, одна з яких -професіоналізм, який інтегрує не тільки досвід багатьох розробок, але й багатьох систем, які до цього моменту довелося комп'ютеризувати розробнику. Зовнішній розробник несе юридичну та фінансову відповідальність перед замовником за розробку в повному обсязі (на відміну від власного розробника) та забезпечує економічну доцільність - розробку системи може виконати тільки підготовлений колектив, що має концептуальні інструментальні та технологічні напрацювання.
Підготовка підприємства до комп'ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, розподілу обов'язків між працівниками, переходу на нову технологію обробки облікової інформації. Такий наказ видається в довільній формі, але в ньому обов'язково зазначаються строки переходу до нової технології та особи, які відповідають за впровадження і експлуатацію інформаційної системи. Цей наказ також може бути включений до складу Наказу про облікову політику підприємства.
Якщо на підприємстві панує несистемний (індуктивний) підхід до створення КСБО, який можна подати у вигляді схеми (рис. 3.14), то максимальної ефективності при впровадженні досягнути не вдасться.
Правильним буде наступний підхід: виходячи із загальної мети, формуються окремі вимоги, на підставі яких створюються частини системи (підсистеми) та її компоненти. Саме таким чином в кінцевому результаті формується КСБО та КІСП в цілому.
На стадії проектування формулюють вимоги до створюваної КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців - юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати з КСБО. При проектуванні уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрямки руху документів в системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію (як документацію користувача, так і технічну). При цьому фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи та організації їх взаємодії. На етапі проектування системи слід мати на увазі, що комп'ютеризація - це постійний процес. Тому замовнику слід зафіксувати в договорі з розробником права на певні зміни технічного завдання в процесі проектування.
Важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні КСБО, є можливість пристосування програм до змін в законодавстві. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік є найбільш регламентованою управлінською діяльністю, його не можна розглядати як назавжди побудований жорсткий механізм, сутність якого зводиться до незмінних алгоритмів і програм. Навпаки, він є динамічною системою, що постійно удосконалюється та змінюється. Все це потребує передбачення можливості для постійної адаптації до змін, що виникають у зв'язку з вимогами удосконалення управління та змінами в законодавстві. Якщо під час проектування КСБО цей аспект обліку не врахувати, то експлуатація КСБО може значно ускладнитись, а іноді стати й зовсім неможливою.