Тема: Организация как объект управления

Вопросы:

1. Сущность понятия организация.

2. Типы организаций.

3. Организационные процессы.

4. Современные организационные структуры.

5. Внутренняя и внешняя среды организации.

I. Сущность понятия организация.Слово «организация», восходящее к греческому «органон» – «инструмент» или «орудие», в русский язык попало окружным путем через французский, где основным его значением было «устройство». С управленческой точки зрения под организацией, прежде всего, понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения общей цели с помощью различных вещественных, правовых, экономических и иных условий.

Организация как структура характеризуется рядом основополагающих признаков, первым из которых является наличие цели,стоящей перед ней. Цель придает смысл существованию организации, определенность и направленность действиям ее членов, сплачивает и объединяет их в повседневной жизни, служит ориентиром для их личных задач. Вторым признаком организации можно считать наличие в ней некоторого числа участников, которые, дополняя друг друга, объединяя свои усилия, помогая друг другу, обеспечивают реализацию ее цели.

Такое единство действий членов организации достигается наличием внутреннего координирующего центра. Центр придает стабильность организации, равновесие внутренним и внешним процессам, что представляется важным условием ее нормального функционирования и развития; существование центра представляет собой ее третий важнейший признак.

Четвертым признаком организации являетсякоординация всех внутренних процессов в ней на основе принципа саморегулирования. Суть саморегулирования состоит в том, что организационный центр на основе имеющейся информации самостоятельно принимает решения, касающиеся внутренней жизни организации и координирует действия ее членов.

Пятым признаком организации можно считать ее обособленность, наличие границ, отделяющих ее от внешнего окружения, в том числе от других организаций.

Наконец, шестой признак – организационная культура, представляющая собой совокупность норм поведения, традиций, символов, словом, всего того, что отличает данную организацию от других.

Таким образом, организация – это составная часть управленческой деятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемый индивидами или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического, позитивного и скоординированного приложения знаний работников.

Организация -группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Лицо любой организации определяется несколькими группами переменных факторов.

Из первичных факторов главным является внешняя среда, во многом определяющая границы организации, ее структуру, особенности внутренних процессов, взаимоотношения между людьми.

Другим первичным фактором является среда внутренняя. Ее образует совокупность средств производства, персонал с его культурными традициями, ценностями, производственные и информационные процессы, взаимоотношения в коллективе.

Внутренняя и внешняя среда во многом задают организационные цели, но в окончательном варианте последние формулируются стратегическим выбором руководства, часто носящем субъективный характер.

В свою очередь, жизнь организации подчиняется определенным законам, основным из которых принято считать законсинергии, гласящий, что свойства и возможности организации как единого целого превышают сумму свойств и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимодополнением, взаимоподдержкой, взаимовлиянием. Реальный выигрыш от такого объединения перекрывает для его участников потери от ограничения организацией их самостоятельности, иначе бы смысла в существовании организации не было.

Второй закон организации заключается в параллельности осуществления в ее рамках таких противоположно направленных процессов, как разделение, специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны, и их объединение, универсализация - с другой. В итоге увеличиваются потенциальные возможности и элементов как таковых и результата их взаимодействия в виде потенциала организации в целом.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать потенциал, которым они обладают. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу; в то же время при нехватке персонала организация оказывается не в состоянии выполнить даже необходимую работу.

Четвертый закон организации получил название закона композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию, являются ее подцелями.

Пятый закон организации – это закон самосохранения, предполагающий, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий, в частности, недопущения серьезных потрясений, которые могут привести к потере организационной устойчивости; сохранения внутреннего единства и внешних границ; расширения сферы деятельности; экономии находящихся в распоряжении ресурсов. Таким образом, самосохранение организации обеспечивается за счет сочетания двух противоположных организационных начал: стабильности и развития.

Шестой закон организации утверждает, что порядок определяется уровнем информированности ее членов. В самом деле, сознательная координация деятельности людей, осуществляемая организацией, происходит именно на основе информации о реальном положении вещей, исходя из нее.

Седьмой закон организации – закон онтогенеза - говорит о том, что любая организация в рамках своего жизненного цикла последовательно проходит три фазы: становление развитие и угасание. Понятно, что задача ее руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочивании третьей.

II. Типы организаций. По происхождению, то есть генетически, организации могут быть первичными или вторичными по отношению к своим членам. Примером первичных организаций являются государственные структуры. Их первичность проявляется как в том, что сначала создается организационная структура, наполняемая затем людьми, так и в повседневной абсолютной приоритетности организации по отношению к последним. Люди служат организации, подчиняются ей во всем, действуют в соответствии с устанавливаемыми ею правилами.

Вторичные организации создаются их членами, которые сами определяют нормы своего поведения и правила взаимоотношений с организацией, наделяют ее необходимыми ресурсами. Вторичные организации бывают двух видов: корпоративными и ассоциативными.

Корпоративная организация рассматривается как особая система связи между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности.

Корпоративная организация предполагает:

1. Объединение людей через их разделение по социальным, профессиональным, кастовым и другим критериям.

2. Помимо объединения ресурсов, монополию, и – главным образом, монополия на информацию. Поддерживая монополию, корпорация стремится стандартизировать свою деятельность и ее результаты, не допускать разрушительной для нее внутренней конкуренции.

3. Доминирование иерархических властных структур – интересы «разделенных» людей согласовываются лидерами корпораций, что и является основным источником их власти.

4. Постоянное поддержание дефицита тех или иных ресурсов, а если необходимо, то и его обострение. Распределение в условиях монополии лидерами корпорации этого дефицита служит для них еще одним важным источником власти.

5. Ответственность организации за своих членов, за человека. Это позволяет ей быть свободной в своих действиях по отношению к человеку.

6. Принятие решений по принципу большинства или старшинства.

Ассоциативная организация – это объединение людей, осуществляющих совместную деятельность; объединение свободное, открытое и добровольное. Ресурсы в такой организации объединяются вокруг человека.

Монополия в ассоциативной организации заменяется сочетанием конкуренции и корпорации в деятельности ее членов. Это во многом обеспечивается переходом к децентрализованным структурам.

Вместо властной иерархии здесь господствует принцип увязки интересов всех членов в рамках демократических процессов.

Дефицит или ограничение возможностей членов организации в их деятельности заменяется созданием условий для свободного поиска возможностей и их наиболее полного использования.

По механизму функционирования и взаимодействия между отдельными элементами организации разделяются на механистические и органические. Механистические характеризуются однозначными внутренними взаимосвязями и жесткой регламентацией практически всех сторон деятельности, что позволяет им функционировать так же, как и любое техническое устройство, например часы.

Для механистического типа организациихарактерны:

– экстенсивное использование формальных правил и процедур;

– централизованное принятие решений;

– узко определенная ответственность в работе;

– жесткая иерархия власти в организации.

С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение.

Абстрактным примером такого рода организации может служить модель «рациональной бюрократии», которую создал выдающийся западный социолог первой половины XX в. Макс Вебер, взяв в качестве образца армию. Такая модель характеризовалась: высокой степенью разделения труда; построением строго по принципу с жестким контролем; зависимостью числа руководителей и уровней иерархии от числа подчиненных, а тех, в свою очередь, от количества и масштабности решаемых задач; подбором кадров по формальным признакам на конкурентной основе с последующим продвижением в зависимости от старшинства, стажа работы и достигнутых в предыдущем периоде результатов; построением внутренней системы отношений как взаимосвязей между должностями, а не лицами; регламентированием деятельности членов организации на основе формальных процедур и инструкций, разрабатываемых высшим руководством, и контроль с их помощью за подчиненными.

Органические организации характеризуются такими признаками как:

– размытость границ;

– значительная самостоятельность отдельных звеньев;

– слабая иерархичность;

– преобладание неформальных отношений.

Все это придает организационным структурам большую гибкость и создает у членов организации дополнительные по сравнению с предыдущим случаем стимулы к труду. Органические структуры преобладают в сферах деятельности, связанных с инновационными процессами, научными исследованиями, опытно-конструкторскими разработками и внедрением их результатов.

С точки зрения особенностей внутренних взаимоотношений между людьми и специфики формирования организации делятся на формальные и неформальные. Формальные создаются официально для решения тех или иных производственных, хозяйственных или социальных задач; их деятельность регламентируется соответствующими нормативными документами, как и отношения между участниками. Такие организации требуют от своих членов наличия определенного уровня знаний, опыта, квалификации, активного участия в своих делах, исполнительности, ответственности, дисциплинированности. Немаловажное значение имеют и такие условия, как разделение целей и ценностей организации, а также подчинение установившимся в ней правилам и нормам поведения.

Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Таким образом, формальнаяорганизация– группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Неформальная организация – группа в составе формальной организации, которая возникает спонтанно и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.

В любой организации мы сталкиваемся с тем, что существуют формальная и неформальная структуры. Понимание неформальной структуры порой имеет решающее значение для функционирования организации.

Образование неформальных организаций происходит обычно в большинстве официальных структур, так как их сотрудники всегда бывают чем-то неудовлетворенны и пытаются решить свои проблемы собственными силами, объединяясь в неформальные группы. Зачастую последние со временем начинают приобретать черты официальных организаций и соответственно свойственные им пороки.

III. Организационные процессы.В организации постоянно протекают сложные внутренние процессы, в которых выражается ее функционирование и развитие. Суть функционирования состоит в достижении организационных целей на основе использования и преобразования окружающей среды и ее элементов; при этом организация сохраняет себя как целое в первоначальном виде. Развитие организаций заключается в ее постоянном преобразовании в соответствии изменяющейся внутренней и внешней средой. Путем таких преобразований и перехода к новому состоянию организация пытается восстановить нарушившееся в результате ее изменений равновесие, в котором она пребывала прежде и без которого ее нормальное функционирование невозможно.

Можно выделить два вида внутриорганизационных процессов и функций: поддержание сложившихся отношений и связей для сохранения организации как таковой и решения стоящих перед нею задач с помощью совокупности действий по постановке целей, выработке и принятию решений, распределению прав и обязанностей, ресурсов и т.п. и совершенствование существующих и создание новых отношений и связей, обеспечивающих развитие организации в целом. В последнем случае речь идет об организационном развитии, дополняющем развитие техническое, технологическое, экономическое, социальное.

Под развитием организации понимается ее систематическое планомерное совершенствование, которое находит выражение в следующих основных моментах:

- формировании новых и рационализации существующих внутриорганизационных структур;

- совершенствовании трудовых, производственных и управленческих процессов и их взаимодействия;

- регламентации функций отдельных подразделений и работников.

Развитие организации существует в двух формах: организационного проектирования и организационной рационализации.

Термин «организационное проектирование» означает формирование организационных структур, схем и процедур управления на стадии проектирования организации с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет в ней работать. Оно имеет место, когда речь идет о создании организации что называется «с нуля».

Под организационной рационализацией понимается постоянное совершенствование организационных отношений на действующих структурах. Она может быть элементной, частичной или полной в зависимости от масштабов необходимых преобразований.

Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К объективным прежде всего относится способность организации быстро и гибко реагировать на изменение внутренних и внешних условий, а также наличие необходимых материальных, информационных, кадровых ресурсов. Главным субъективным фактором является уровень руководства, позволяющий безошибочно определять основной объект реорганизации, обеспечить преемственность преобразований, создать действенную систему стимулов для участников работ и т.п.

Организационное проектирование и рационализация во многом похожи, прежде всего потому, что имеют общий объект – организационные отношения и связи. Но в процессе проектирования эти связи создаются изначально вместе с самим объектом – организационной структурой, а организационное развитие нацелено на совершенствование уже существующих отношений.

Основными направлениями организационного развития, являются структуризация, композиция, регламентация, ориентация. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаще всего разрабатываются параллельно, по крайней мере структуризация и композиция. Последние основываются на главных характеристиках будущей организации – ее правом статусе, основных целях, задачах, функциях, предполагаемых масштабах деятельности.

Впроцессе структуризации, исходя из организационных функций, определяется состав подразделений, их внутренняя структура, формулируются задачи, стоящие перед каждым подразделением и его отдельными элементами – рабочими местами и должностями.

Композиция заключается в разработке общей структурной схемы организации с учетом всех взаимосвязей между ее подразделениями; общих требований к механизму функционирования организации – характеру взаимоотношений отдельных элементов (например, один может подчиняться другому, согласовывать или координировать свою деятельность); принципов подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.

Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкций), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций.

Наконец, ориентация как направление организационного развития состоит из создания условий для упорядочения положения и движения объектов и субъектов в рамках организации.

Ориентация бывает: нумерационная (номера на дверях кабинетов); словесная (надпись на той же двери, содержащая фамилию хозяина); словесно-нумерационная, представляющая собой комбинацию того и другого; символическая (устрашающее изображение черепа и молнии на трансформаторной будке); графическая (часто в учреждениях на самых видных местах вывешивается план эвакуации сотрудников в случае пожара); цветовая (например, каждый этаж в здании может быть окрашен в свой цвет).

В заключение нужно отметить, что организационная структура может быть подвержена не только процессу организации, но и дезорганизации, который направлен на расшатывание ее основ. Последняя может развиваться стихийно, являясь побочным результатом организационной деятельности, которая наряду с созиданием вынуждена зачастую что-то и разрушать, или следствием различного ряда случайных нарушений. Однако дезорганизация может направляться и сознательно или быть следствием тех или иных действий членов организации в личных интересах, наносящих в конечном итоге ей немалый ущерб.

IV. Современные организационные структуры.Под организационной структурой понимается совокупность подразделений, составляющих ту или иную организацию (отделов, участков, цехов и служб, органов управления, целых предприятий и их комплексов). Особенности организационной структуры определяются характером, разнообразием, техническим уровнем производственных процессов, глубиной разделения труда, степенью его специализации, масштабами деятельности, ее диверсификацией (разветвленностью), спецификой продукции или услуг.

Основу организационной структуры составляет совокупность обособленных, но тесно связанных между собой видов деятельности, направленных на достижение целей организации. В рамках организации эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы в соответствии с рядом принципов, среди которых можно выделить: количественный, временной, функциональный, территориальный, рыночный, продуктовый, целевой, профессиональный, технологический, инновационный и пр. В ряде случаев не все они могут быть применимы.

Наиболее простым и исторически первым можно считать количественный принцип структуризации. Суть его состоите том, что подразделения в организации создаются, исходя из числа работников, необходимых для выполнения той или иной задачи. Такой принцип применим или в организациях, связанных с осуществлением наиболее простых видов деятельности (например, погрузочно-разгрузочные, сельскохозяйственные и т.п. работы), или на низовом уровне в крупных многопрофильных организациях.

Другой принцип структурирования - временной. Он используется на низших уровнях организации и проявляется в том, что подразделения, исходя из экономических или технических причин, объединяют людей, занятых одновременно. В качестве примера можно привести бригады, работающие по вахтовому методу.

Также на низовом уровне в производственных организациях может применяться технологический принцип структурирования, когда основу подразделения составляет какая-либо законченная технология. Чаще всего таким способом в рамках цехов выделяются участки.

Близок по сути к технологическому профессиональный принцип. Однако людей объединяет здесь не технология производства, а общая профессия. В соответствии с этим принципом, например, создаются кафедры в высших учебных заведениях.

На уровне отдельного предприятия основной принцип структуризации – функциональный, когда подразделения строятся в соответствии с функциями предприятия, то есть главными направлениями его деятельности. К таким функциям относятся, например, производство, финансы, сбыт, маркетинг и т.п.

В соответствии с функциональным принципом каждое предприятие можно представить составленным из отдельных крупных «блоков».

На практике функциональная структура обеспечивает предприятию достаточно высокие конкурентные преимущества. Это обеспечивает быструю концентрацию ресурсов и людей в нужном месте и в нужное время, позволяет оперативно доводить до сведения исполнителей и реализовывать управленческие решения.

Однако в условиях практического отсутствия горизонтальных связей функциональная структура, основанная на глубокой специализации внутренних процессов, оказывается негибкой.

Эта структура как нельзя лучше соответствовала условиям производства первой половины XX в., чье «лицо» определяли гиганты индустрии типа Уралмаша, Сталинградского тракторного завода и т.п.

В условиях современного этапа НТР положение в корне изменилось. За счет внедрения новых технологий, материалов, компьютеризации всех процессов непосредственная зависимость уровня затрат от объема выпуска продукции по существу преодолена. Одновременно продолжался рост фирм.

Структура крупной фирмы, перешагнувшей границы отдельного предприятия, уже не могла быть построена по функциональному принципу, хотя последний по-прежнему остается в силе для входящих в нее предприятий. Главенствующими принципами для нее стали иные: территориальный, рыночный, продуктовый, инновационный, при которых предприятия, сохраняя внутри себя функциональную структуру, приобретают в рамках фирмы «специализацию» по одному из перечисленных направлений.

При территориальной структуре фирмы каждое из входящих в нее предприятий производит весь набор профильных видов продукции или услуг для своего региона. Примером такого рода структур может служить сеть комбинатов бытового обслуживания, почтовых отделений и пр.

При продуктовой структуре входящие в нее предприятия практически полностью сосредоточиваются на производстве какого-то одного вида продукции для всех территорий и всех видов потребителей.

При рыночной структуре предприятия фирмы ориентируются на производство продукции для определенной группы покупателей; таким образом, рыночная направленность усиливается здесь еще более значительно.

Наконец, суть инновационной структуры, заключается в том, что в рамках последней формируются специальные центры, занимающиеся разработкой, освоением и развертыванием производства новых товаров и услуг или осуществлением тех или иных операций в новых сферах. Особенностью фирм, обладающих инновационной структурой, является наличие в аппарате управления ими специальных служб для руководства подобного рода деятельностью.

Описанные типы организационных структур получили общее название – дивизиональные (от латинского division - разделение). Особенность производственной структуры, построенной на базе дивизионального принципа, состоит в значительной автономности образующих ее подразделений, каждое из которых обычно обладает правом юридического лица. Реальное единство им придают тесные финансовые, производственные, информационные и иные связи.

В целом дивизиональная организационная структура характеризуется прямым подчинением всех подразделений требованиям рынка, разработкой и реализацией мощных межфункциональных целевых программ, более развитыми, чем у функциональной, горизонтальными связями, основывающимися прежде всего на финансовых потоках, мощными корпоративными службами, обеспечивающими ориентацию предприятий в условиях рынка.

Функциональная и основывающиеся на ней разновидности дивизиональной структуры фирм относятся к категории «жестких». Эта жесткость определяется фиксированностью границ, набора входящих в них элементов, закрепленностью связей. Именно они являются воплощением модели рациональной бюрократической организации Макса Вебера.

Другой категорией внутриорганизационных структур являются гибкие, или адаптивные. Их суть состоит в возможности легко видоизменяться, перестраиваться в соответствии с новыми целями, задачами, ресурсами. Выделяется несколько видов таких структур: фрагментарные, проектные, матричные. Проектные структуры относятся к временным образованиям; матричные – постоянным; фрагментарные могут быть теми или другими в зависимости от конкретных задач.

Проектные структуры создаются для решения каких-то конкретных, разовых задач и после достижения стоящих перед ними целей ликвидируются. Для выполнения работы они обеспечиваются всеми необходимыми материальными и людскими ресурсами, которые после завершения проекта могут быть использованы в другом месте.

Суть матричных организационных структур состоит в том, что в пределах постоянно существующих функциональных подразделений создаются временные группы, предназначенные для решения тех или иных конкретных задач. В соответствии с этими задачами происходит постоянное внутреннее перераспределение работников и условий их деятельности, принадлежащих данному подразделению.

Такого рода структуры позволяют обеспечить экономию на масштабах деятельности, высокую целевую ориентацию последней, возможность быстрой мобилизации и перераспределения ресурсов на ключевых направлениях работы. Такая структура чаще всего находит место в научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, где постоянно возникают и решаются новые задачи.

Наконец, фрагментарная структура предполагает формирование временных целевых команд для решения отдельных технических, производственных, управленческих и иных проблем – различного рода комитетов, комиссий и творческих групп.

Таким образом, организационная структура определяется степенью реального вклада в достижение целей, стоящих перед членами организации, при условии минимизации связанных с этим затрат и нежелательных последствий.

Необходимыми условиями эффективного функционирования организационных структур считаются наличие оптимального числа сотрудников, соответствие их решаемым задачам, четкость распределения между ними конкретных функций и надлежащая их координация, определенность целей, гибкость, внутреннее и внешнее равновесие.