Раздел 1. система отечественного делопроизводства

Тема 1. ДОУ: документированная информация в системе управления. Основные термины дисциплины.

Взаимосвязь понятий управления, информации и ДОУ. Управление и информация. Информация как ресурс управления. Необходимость письменной фиксации (документирования) информации в управленческой деятельности. Требования к управленческой информации. Документ как носитель информации.

ДОУ в системе управленческой деятельности. Значение документов в деятельности по принятию и реализации управленческих решений. Документированная информация как предмет и результат деятельности работников аппарата управления. ДОУ как элемент технологии управления.

ДОУ как система работы с документами. Терминология основных понятий в области делопроизводства; системность терминологии делопроизводства и её нормирование. Понятия: «документ» и «информация». Свойства и функции документов. Виды документов. Электронный документ. Определение понятий: делопроизводство, документационное обеспечение управления, официальные и служебные документы; реквизиты, юридическая сила документа, документирование управленческой деятельности, система документации, организация работы с документами (документооборот, документопоток, использование и хранение документов в организации).

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Особенности работы с документами в разные исторические периоды, их традиционная и нормативная преемственность в деятельности российского государственного аппарата. Основные этапы в развитии отечественного делопроизводства.

Формирование и накопление традиций и обычаев в работе с официальными документами в Древнерусском государстве (Х – Х I вв.) и в период феодальной раздробленности Руси (X I – XY вв.): виды документов; должностные лица, профессионально занимающиеся работой с документами (дьяки); материальный носитель и оформление документа; появление устойчивых форм и приемов удостоверения подлинности документа (скрепы, печати), обычаи хранения документов.

Первый этап развития отечественного делопроизводства. XYI-н. XX в.в. Приказное делопроизводство (XYI–XYII вв). Появление системы государственного делопроизводства в связи с образованием централизованного государства и аппарата управления. Служилые люди (дьяки, подьячие). «Площадные подьячие». Основа делопроизводства – традиции и обычаи. Виды управленческих документов. Операции по составлению (подбор справочного материала, составление документа) и оформлению документа (черновик, беловик). Способы закрепления юридической силы документа. «Образцовые» книги. Материальный носитель документа. Организация работы с документами: «столбцоваятехника делопроизводства» - формирование дела и хранение документов. Регистрация документа. Учетные книги. Описи документов, указатели. Нормативное закрепление отдельных делопроизводственных традиций. Достоинства и недостатки приказного делопроизводства.

Коллежское делопроизводство (XYIII век). Административные реформы XYIII века (Петр I и Екатерина II). Законодательная регламентация делопроизводства в Коллегиях. «Генеральный регламент» 1720 г. «Учреждения для управления губерний» 1775 г. Канцелярия: штат и основные функции. Виды внутренних документов и их соподчиненность. Оформление документов: введение листа и тетрадей (отмена «столбца»); выделение реквизитов, подписи, отметки на документах. «Генеральные формуляры». Формирование систем документации. Организация работы с документами: регламентация устройства присутственных мест и работы по подготовке и ведению дел, пошаговой регистрации, хранения (появление архивов), справочной работы и контроля исполнения документов, наказаний за несоблюдение их сроков. «Коллежский» порядок составления дел. Громоздкость коллежского делопроизводства, его основные достоинства и недостатки.

Министерское делопроизводство (XIX – начало XX века). Административные реформы Александра I (1802 – 1811 гг). Законодательное регулирование делопроизводства. «Общее учреждение министерств» 1811 г.

Единообразие в организации делопроизводства. Закрепление формуляра документа.Внедрение бланков. Регламентация юридической силы документа. Виды документов. Развитие систем документов. Закрепление их регламентации в соответствующих «Уставах». Организация работы с документами: категории дел, порядок работы с документами, их регистрации; отчеты. «Затяжной» характер документооборота. Формирование теории делопроизводства. Совершенствование делопроизводства. Сокращение документооборота. Законодательные акты 1831, 1852, 1860 годов. Применение технических новшеств. Упрощение делопроизводства.

Второй этап: развитие государственного делопроизводства в советскую эпоху. Изменение системы государственных учреждений России. Особенности в развитии делопроизводства в периоды 1917 – 1941 гг., 1945 – 90-е годы XX века.

Разрыв в традициях и нормативном регулировании делопроизводства. Попытки законодательного регулирования делопроизводства в первые годы Советской власти. Организация исследований (А.К Гастев, П.М. Керженцев, А.А. Богданов, Е.Ф. Розмирович и др. ) и создание учреждений в области управления и организации труда. Проект новой системы делопроизводства Института техники управления (ИТУ) 1928 года. Ликвидация ИТУ. Потребности совершенствование системы делопроизводства: Межотраслевое совещание по оргтехнике 1941 г. Методическое руководство делопроизводством со стороны Главного архивного управления (Главархив). Ведомственные инструкции по делопроизводству.

Решение о создании единой системы делопроизводства в стране: Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда 1960 г. в Москве. Создание Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 1966 г. Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1973 году. Разработка Государственных стандартов (ГОСТ), единой терминологии делопроизводства, нормирования делопроизводственного труда, правил работы архивов. Влияние автоматизированной технологии обработки документов на делопроизводство. Разработка Унифицированных систем документации (УСД) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Вторая редакция ЕГСД - ГСДОУ (1988 г.). Общероссийские классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКСО, ОКП и др.). Унификация и стандартизация документов как виды совершенствования делопроизводства.

Третий этап развития делопроизводства – современный – начался в 90-е годы ХХ века в связи с коренным переустройством общества в России. Преемственность нормативно-методических основ ДОУ с предыдущим этапом развития. Современная система ДОУ в организациях, потребности ее законодательно-нормативного, технологического и организационного совершенствования. Проблема безбумажного документооборота. Тенденция развития ДОУ как управления документацией в системе информационного менеджмента.

Особенности основных этапов развития отечественного государственного делопроизводства с точки зрения понимания места делопроизводства в управленческой деятельности.

Тема 3.СОВРЕМЕННАЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДОУ

Значение законодательной и нормативно-методической базы ДОУ для обеспечения функционирования и сохранения информационных ресурсов общества.

Регламентация общих принципов организации информационного и документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц в законодательстве РФ, правовых актах Президента, Правительства РФ, федеральных и иных органов исполнительной власти. Конституционное положение о праве на создание и использование информации; установление видов документов, закрепляющих правоотношения в Гражданском Кодексе РФ; основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах; законы, указы президента и Постановления Правительства РФ о стандартизации, информации, правовой и иной документации, государственной тайне, международном информационном обмене, электронной подписи.

Проект Федерального закона «О документации», его содержание и значение для систематизации нормативно-методического обеспечения процессов информационно-документационных коммуникаций в обществе.

Государственная система стандартизации. Понятие стандартизации, её цели. Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России), его функции. Закон РФ «О стандартизации». Государственные стандарты на документацию.

Унифицированные системы документации (УДС). Понятия: УСД и метод унификации.

Общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).Основные группы общероссийских классификаторов. ОК управленческой документации – ОКУД, его задачи и содержание, коды ОКУД в унифицированных формах документов.

Архивные органы РФ, их роль в подготовке нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), её содержание, роль в упорядочении документооборота организаций. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

Нормативные документы по труду и охране труда, их роль в оптимизации организации ДОУ.

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Тема 4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В создании документа принято выделять его составление и оформление.

Оформление управленческих документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Общие требования. Понятие «реквизит документа». Формуляр документа. Формуляр-образец как модель унифицированной формы документа. Общий вид, состав реквизитов документа и правила их оформления. Форматы бумаги и поля. Бланки документов.

Составление управленческих документов. Подготовительный этап. Подготовка проекта документа: составление текста. Требования к тексту документа. Согласование проекта документа.

Требования к изготовлению документов. Современные способы и техника создания документов. Трафаретные и типовые тексты, шаблоны документов, наборы обязательных форм документов в памяти компьютера. Применение стандартных фраз и выражений.

Тема 5.ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Официально-деловой стиль как разновидность «книжного» стиля. Адресность, достоверность, полнота и побудительный характер официальной информации. Лексические средства достижения точности, ясности и лаконичности текста. Общепринятые стилевые обороты.

Лексические, грамматические и композиционные правила, предъявляемые к тексту документа. Употребление прописных и строчных букв. Допустимые и наиболее употребляемые сокращения слов. Употребление и введение в текст аббревиатур. Часто встречаемые ошибки в деловой документации. Оформление дат и чисел в документах.

Редакторская правка служебных документов. Принципы и виды редактирования.

Тема 6.СИСТЕМЫ И КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТАЦИИ – ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОПРЕДЕЛЕННЫХ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Понятие системы документации. Унифицированные системы документации. Системы документации организации, обеспечивающие выполнение определенных функций управления.

Система организационно-правовой документации. Назначение, состав и содержание видов документов. Особенности составления и оформления этих документов.

Система распорядительной документации. Назначение и состав Процедура подготовки и издания. Построение текста констатирующей и распорядительной части и оформление документа. Особенности оформления выписки из этих документов.

Система плановой документации. Назначение и состав. Особенности составления и оформления этих документов.

Система отчетной документации. Назначение и состав. Составление и оформление.

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации. Назначение и состав. Составление и оформление. Письма деловые и коммерческие, их виды. Использование языковых формул (клишированных фраз) в тексте письма. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

Документационное обеспечение проведения совещаний и иных мероприятий.

РАЗДЕЛ 3.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Тема 7.ДОКУМЕНТОБОРОТ. ПОНЯТИЕ. ПРИНЦИПЫ. МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ.

Понятие документооборота, его функции в делопроизводстве. Масштаб документооборота. Принципы движения документов в организации. Основные правила документооборота. Объем документооборота и его значение для организации документационного обеспечения управления.

Документационные потоки. Маршрут движения документа. Основные технологические операции с документами: экспедиционная обработка; создание; регистрация; предварительное рассмотрение и распределение документов; направление на исполнение и его организация; исполнение и его контроль; обработка исполненных и отправляемых документов; направление на хранение.

Автоматизированные системы документооборота. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота.

Тенденция роста документооборота в современных учреждениях. Учет документооборота внутри организации. Основные направления совершенствования документооборота.

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрация и индексация документов как основа оперативного обеспечения решения управленческих задач информацией. Значение и задачи, общие правила регистрации. Регистрационный индекс документа – состав, назначение. Формы регистрации. Автоматизированные системы регистрации.

Контроль исполнения документов: значение, виды, формы. Регистрация как основа контроля сроков исполнения документов. Построение сроковой картотеки. Сроки исполнения служебной документации. Обобщение и анализ данных о сроках исполнения документов. Автоматизированные системы контроля, их преимущества.

Информационно-поисковая система (ИПС) ДОУ в организации. Типы ИПС (ручная - традиционная, автоматизированная). Классификация информационно-поисковых массивов документов в организации: создание справочных классификаторов (названий видов документов, корреспондентов, вопросов деятельности организации, структурных подразделений, заголовков документов и т.п.). Полнотекстовые базы данных автоматизированных ИПС и их возможности.

Тема 9.СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ.

Значение систематизации документов для их оперативного использования и последующего хранения. Определение ценности документов и документной информации. Критерии оценки их научной, социальной, практической ценности. Экспертная комиссия (ЭК): задачи, состав, основные функции.

Номенклатура дел как классификационный справочник. Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Порядок составления, согласования, удостоверения, корректировки индивидуальной номенклатуры дел. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) госархива, её роль в подготовке номенклатуры дел организации.

Формирование дел. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Оформление обложки дела. Основные принципы систематизации документов внутри дела: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Хранение документов в оперативной деятельности и текущее хранение дел. Основные правила.

Тема 10.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ.

Понятия: информация «открытая» и «с ограниченным доступом». Правовое регулирование отношений, связанных с информацией с ограниченным доступом. Состав конфиденциальной информации, источники и каналы её разглашения.

Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов; особенности технологии обработки, учета, порядка работы персонала, хранения, защиты при проведении переговоров.

Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации организации.

Тема 11.ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ДОУ).

Организационные формы работы с документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Общие требования к службе ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Типовые организационные структуры службы ДОУ. Функции структурных подразделений службы ДОУ. Должностной состав.

Примерные структуры управления делопроизводством в органах власти федерального, областного и местного уровней.

Нормативная регламентация службы делопроизводства. Условия труда.

Тема 12.РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.

Обращения граждан – средство осуществления и охраны прав личности. Устные и письменные обращения. Виды обращения граждан: предложения, заявления, жалобы.

Нормативная регламентация документационного обеспечения работы с обращениями граждан, технология работы с обращениями.

Информационно-справочная работа и контроль. Порядок формирования и сроки хранения дел с обращениями.

Тема 13.ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ.

Завершающий этап работы с документами. Оформление и описание законченных дел. Оформление дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Нумерация листов. Внутренняя опись дела. Заверительная надпись. Окончательное оформление обложки дела. Переплет.

Опись дел. Порядок передачи дел в архив. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Использование документов, хранящихся в архиве.

СЕМИНАРСКИЕ ЗАНЯТИЯ

Для студентов дневной формы обучения: