Система делопроизводства (ЕГСД)

Создание единой государственной системы делопроизводства было вызвано потребностями общества по совершенствованию работы с информацией. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества - информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой (организационно-распорядительной документации) является ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) законодательно закреплена в России в 1970-1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме. Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов является изданная в 1990 году книга рекомендаций «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной 1993 г.

Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств. При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным. Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

ЕГСД включает в себя:

· правила по составлению организационно-распорядительной документации;

· правила по организации документооборота на предприятиях;

· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД) является подсистемой в системе унифицированных систем документации (УСД).

ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.

Унификация

Унификация - это процесс установления единых требований к форме документа. К 1987 г. было унифицировано около 4,5 тысяч документов и создано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и применяемым в определенной сфере деятельности.

Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. УСД поддерживаются в актуальном состоянии путем внесения изменений в контрольный массив унифицированных форм по мере необходимости.

Унифицированные системы документации в Российской Федерации

УС СТУ- унифицированная система стандартов и технических условий;

УС ПД - унифицированная система плановой документации;

УС ОРД - организационно- распорядительной документации;

УС ПУД - унифицированная система первичной учетной документации;

УС РДД - унифицированная система расчетно-денежной документации;

УС ФБД - унифицированная система финансовой, первичной и отчетно-бухгалтерской документации;

УС ОСД - унифицированная система отчетно-статистической документации;

УС ДЦ - унифицированная система документации по ценообразованию;

УСД МТСС унифицированная система документации материально–технического снабжения и сбыта;

УС ДТ - унифицированная система документации по торговле;

УС ВТ - унифицированная система внешней торговли;