Системы кодирования экономической информации
Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, , выборка информации; значительно сокращают время передачи ее по каналам связи.
Правила, по которым объектам номенклатуры присваиваются коды, составляют систему кодирования.
- В настоящее время применяется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предусматривает присвоение номера по порядку каждому элементу номенклатуры. При появлении нового объекта, принадлежащего данной номенклатуре, ему присваивается очередной порядковый номер. Например, кодирование структурных подразделений предприятия:
| Перечень структурных подразделений | Код |
| Отдел кадров | |
| Плановый отдел | |
| Технический отдел | |
| Отдел маркетинга | |
| Бухгалтерия | |
| И т.д. |
Достоинства метода - простота присвоения кодовых обозначений, минимальная длина кодов, возможность увеличения номенклатуры объектов в пределах длины кода.
Недостатки - невозможность расширения номенклатуры без нарушения принятой системы классификации, невозможность получения более одной степени итогов.
Серийная система характеризуется выделением определенной серии порядковых номеров на каждую группу позиций номенклатуры, обладающих общим признаком. В конце группы оставляют свободные номера на случай появления новых позиций. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. Серийное кодирование выполняется в такой последовательности:
· определяется число группировочных признаков;
· устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;
· выделяется серия номеров старшим признакам с учетом резерва;
· производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серий номеров старших признаков;
· составляется классификатор.
Принцип построения серийного кода легко уяснить на следующем примере. Номенклатура используемых на предприятии материалов делится на группы: черные металлы (15 наименований), цветные металлы (23 наименование), метизы (26 наименования), лакокрасочные материалы (17 наименований).
Всего 81 наименование. В данном случае длина кода может быть двухзначной, что позволит закодировать все наименования материалов и иметь 18 резервных номеров. В данном случае коды материалов будут иметь вид:
| Группа | Наименование материала | Кодовые обозначения | |
| Наименование | Серия номеров | ||
| Черные (15) | 01-19 | Чугун передельный | |
| Чугун литейный | |||
| Сталь среднесортная | |||
| Сталь мелкосортная | |||
| ………….. | |||
| Цветные (23) | 20-49 | Алюминий | |
| Бронза | |||
| Медь | |||
| ……………… | |||
| Лакокрасочные (17) | 50-69 | Белила цинковые | |
| Краска масляная | |||
| ……………… | |||
| Метизы (26) | 70-99 | Гвозди отбойные | |
| …………………. |
Эту систему кодирования целесообразно применять для двупризначных номенклатур.
Достоинства системы - незначительная длина кода и возможность автоматической группировки позиций номенклатуры (только по одному признаку).
Недостатки: трудность запоминания, отсутствие резкой границы между сериями, что требует хранения специального кодификатора для распознавания границ серий.
Для кодирования многопризначных номенклатур наиболее удобны позиционная и комбинированная системы.
В позиционной системе кодирования нумерация элементов (объектов) в пределах каждой классификационной группировки начинается с единицы. При этом кодируемые элементы систематизируются на каждой ступени классификации. За каждым классифицируемым признаком закрепляется определенное количество разрядов, которое устанавливается исходя из количества элементов по максимальной группе каждого признака. Порядок расположения классификационных признаков и их разрядов определяет структуру кода, а общее количество разрядов в коде его длину. Так, например, код бумаги может быть представлен следующим образом:
ХХХХХХ
вид
подгруппа
группа
подкласс
класс
класс - 540000 - продукция целлюлозно-бумажной промышленности
подкласс - 542000 – бумага
группа - 542100 - бумага для печати
подгруппа - 542110 - бумага газетная
вид - 542111 - бумага газетная обычная
Достоинства системы - упрощает алгоритм подведения итогов и удобен при ручном поиске информации.
Недостатки - при переполнении отдельных группировок требуется изменять структуру кода и, следовательно, корректировать программы решения функциональных задач.
Разновидностью позиционного кода является шахматный (матричный) код. Шахматный код строится в виде таблицы, в подлежащем которой перечисляются позиции какой-либо одной характеристики объекта, в сказуемом - позиции другой характеристики того же объекта. На пересечении строк и столбцов образуются кодовые обозначения объектов. Например, при кодировании причин и виновников брака, причин и виновников простоя оборудования может быть использован шахматный код.
| Причины брака | Виновники брака | ||||
| Администрация | Отдел гл. технолога | ОТК | ЦИС | Рабочий | |
| Нарушение технологического процесса | |||||
| Неисправность оборудования | |||||
| Отсутствие инструмента | |||||
| Неправильный инструктаж работы | |||||
| И т.д. |
Система повторения использует те же условные обозначения, которые имелись до кодирования. Примерами использования кода повторения могут служить обозначения дат, разрядов рабочих, балансовых счетов.
Достоинством кода повторения является легкость запоминания, недостатком - узость применения.
Для кодирования больших, многопризначных номенклатур, которые одновременно характеризуются соподчиненностью одних и независимостью других классификационных признаков, используется комбинированная система, базирующаяся на сочетании принципов кодирования рассмотренных ранее систем.
Комбинированные коды отличаются стройностью и логичностью построения, обладают достаточной гибкостью.
Рассмотрим примеры построения некоторых кодов, используемых при обработке учетной и банковской информации.
Коды счетов бухгалтерского учета строятся по позиционной системе и состоят из четырех знаков: первые два – балансовые счета, вторые два – субсчет, который устанавливается на предприятии, в организации.
Коды лицевых счетов, используемых в автоматизированной обработке банковской информации, строятся по комбинированной системе. Значность кода составляет 20 разрядов.
Структура кода приведена в таблице:
| Номер признака | Количество разрядов признака | Номер позиции | Признак |
| Номер балансового раздела | |||
| 2-3 | Номер счета первого порядка | ||
| 4-5 | Номер счета второго порядка | ||
| 6-8 | Код авлюты | ||
| Защитный ключ | |||
| 10-11 | Номер филиала | ||
| 12-13 | Номер подразделения | ||
| 14-18 | Номер счета (порядковый) | ||
| 19-20 | Аналитический код |
Штриховое кодирование является одним из типов автоматической идентификации, использующим метод оптического считывания информации. Оно основывается на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность цифр 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается значение – 1, узким – 0. В связи с этим штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.
Примерами таких кодов могут служить ЕАN и UCC/EAN, применяемые во многих странах мира.
ЕАN - товарный код, созданный в Европе, соответствует названию Европейской ассоциации товарной нумерации (ЕАN Internation).
UCC/EAN – единый стандартизированный штриховой код, разработанный совместными усилиями организаций США, Канады и ЕАN Internation.
ЕАN – является 13 значным кодом: первые 3 цифры обозначают страну- производитель; следующие 4 цифры – код предприятия- производителя; затем 5 цифр – код продукции; последняя цифра является контрольным разрядом.
Пример кода ЕАN
В приведенном примере; 506 – код страны, 8792 – код производителя, 36546 – код продукта, 7– контрольное число.
Цель штрихового кодирования информации заключается в отражении информационных свойств товаров, которое обеспечивает реальную возможность проследить за их движением к потребителю.
Применение штриховых кодов обеспечивает деятельность различных производителей и потребителей на едином товарном рынке путем использования единого кода по всей цепочке взаимосвязанных партнеров, защиту потребителя от недобросовестности изготовителей или продавцов продукции, а также обмен информацией как внутри организации, так и между организациями.
Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации (бумагу, самоклеющиеся пленки и др.) является оборудование для изготовления мастер-фильмов, компактные печатающие устройства различного принципа действия.
Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши, и сканеры, лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии.
Особенно большое эффект штриховое кодирование дает в торговле за счет уменьшения трудоемкости на поиск, хранение и доставку, инвентаризацию продукции и координацию деятельности многих специалистов.
Кроме супермаркетов в России штриховые коды начали применять в библиотеках для идентификации читательских билетов и книг, в медицине нп станциях переливания крови для идентификации доноров и характеристик крови.
На международном уровне согласно сведениям ООН определены следующие области применения штрихового кодирования: учет, таможенный контроль, пенсионное обеспечение, здравоохранение, социальное страхование, судебная практика, статистика, финансы, промышленность, торговые сделки и др.
Выбор конкретной системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности, и от задач стоящих перед АИС. При проектировании кодов необходимо учитывать следующие требования:
- коды должны обладать способностью идентифицировать каждый объект и одновременно содержать всю необходимую информацию об объектах кодирования;
- коды должны обеспечивать удобство и эффективность автоматизированной обработки информации, в частности автоматическую группировку и получение итогов различных степеней по нужным классификационным признакам;
- коды должны быть минимальны по длине, максимально логичными по структуре, легко восприниматься зрительно, удобными при кодировании;
- коды должны быть едиными для всех подразделений, стабильными и для каждой позиции номенклатуры иметь одинаковую длину;
- система кодирования должна обеспечивать резерв кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и возможность расширения классификатора без нарушения его структуры;
- при разработке кодов должны быть учтены особенности уже принятых систем кодирования, чтобы по возможности не менять существующих обозначений;
- система кодирования должна быть ориентирована на машинную обработку информации, обеспечивать автоматизированное ведение классификаторов и позволять с помощью ВТ обнаружить ошибки кодирования.
-