Операції з аркушами робочих книг

Для перейменування аркуша необхідно виконати подвійне натискання на його ярлику і ввести нове ім’я. Його довжина не повинна перевищувати 31 символ і не може містити символи \ / ? * : [ ] ).

Для копіювання або переміщення аркушів робочої книги необхідно:

- відкрити робочу книгу-джерело, аркуші якої необхідно скопіювати, і робочу книгу-приймач;

- вибрати аркуш, який потрібно скопіювати;

- вибрати команду Переместить/скопировать лист меню Правка;

- у полі в книгу слід вибрати робочу книгу-приймач (для того, щоб скопіювати аркуші в ту ж саму робочу книгу, необхідно вибрати ім’я поточної робочої книги);

- у полі Перед листом слід вибрати аркуш, перед яким необхідно вставити скопійований аркуш;

- для копіювання аркуша потрібно встановити прапорець Создавать копию;

- натиснути кнопку ОК.

Для видалення аркушу необхідно зробити його поточним і в меню Правка вибрати команду Удалить лист.

Для вставки чистого аркуша слід зробити поточним аркуш, на місці якого буде вставлений новий, і вибрати команду Лист меню Вставка.

Можна також використовувати контекстне меню аркушу, яке викли­ка­єть­ся натисканням правої клавіші миші на його ярлику.

Створення приміток

Microsoft Excel дозволяє додавати текстові примітки до вічок робочого аркуша. Це корисно в одному з таких випадків:

- робочий аркуш використовується спільно декількома користувачами;

- робочий аркуш великий і складний;

- робочий аркуш містить формули, в яких потім буде важко розібратися.

Після додавання примітки до вічка в її верхньому правом куту з’являється покажчик примітки (червоний трикутник). Для додавання примітки необ­хід­но:

- виділити вічко, до якого додається примітка;

- викликати команду Примечание зі складу меню Вставка;

- у полі, що з’явилося, ввести примітку (розмір поля можна змінити, пересуваючи маркери розміру);

- натиснути мишею за межами поля.

Примітка буде приєднана до вічка і буде з’являтися при наведенні на нього покажчика миші. Для зміни тексту примітки слід виділити відповідне вічко та в меню Вставка вибрати пункт Изменить примечание. Також для цього зручно використовувати контекстне меню.

Щоб побачити одночасно всі примітки та працювати з ними, можна перейти в режим Примечания через відповідний пункт у меню Вид. При цьому з’являється панель Рецензирование, що містить кнопки для роботи з примітками.

Робота з діаграмами

Діаграми використовуються для подання табличних даних у графічному вигляді, зручному для аналізу та порівняння.

На діаграмі вміст кожного вічка зображується у вигляді крапок, ліній, смуг, стовпчиків, секторів та ін. Групи елементів даних, що відбивають вміст вічок одного рядку або стовпця на робочому аркуші, складають ряд даних. Більшість типів діаграм може відображати водночас декілька рядів даних (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Найбільш уживані типи діаграм

Microsoft Excel дозволяє створювати діаграми понад десяти типів, най­ча­стіше з яких вживаються діаграми:

q Кругові діаграми, які подають ряд даних у вигляді розбитого на сектори кола. Цей тип зручно використовувати для порівняння частин, що у сукупності складають одне ціле.

q Крапкові діаграми – призначені для відображення сукупності крапок, які мають дві числові координати: вертикальну та горизонтальну. Крапки, що складають ряд даних, можна з’єднати лінією – ламаною або згладженою. Цей тип діаграм найчастіше використовують для візуалізації математичних функцій та інших наукових даних.

q Графіки – дуже схожі на крапкові діаграми, але призначені для відо­браження таких сукупностей крапок, в яких лише одна з координат – вертикальна – є числовою, а по горизонтальній осі виводяться на рівній відстані назви стовпців, за якими створена діаграма.

q Гістограмита лінійчаті діаграми – подібні графікам, але відо­бражають дані у вигляді не крапок, а стовпців (гістограми) та горизонтальних смуг (лінійчаті діаграми).

Для створення діаграми необхідно:

- на робочому аркуші виділити дані, по яким слід побудувати діаграму, включаючи вічка, що містять імена категорій або рядів, які будуть використовуватися в діаграмі як заголовки;

- вибрати команду ДиаграммаменюВставка або натиснути кнопку ;

- у діалогових вікнах Майстра діаграм (рис. 5.16.) слід вибрати тип, формат та інші параметри діаграми, а також місце її розташуван­ня (на вже існуючому робочому листі або на новому);

- для переходу до наступного кроку Майстра діаграм викорис­товується кнопка Далее >;

- для побудови діаграми на будь-якому кроці можна натиснути кнопку Готово. Майстер діаграм самостійно закінчить побудову діаграми, використавши стандартні параметри настройки;

- в останньому (4-му) вікні натиснути кнопку Готово.

Діаграма складається з таких елементів:

q Область діаграми, в якій у довільних місцях розташовується решта елементів діаграми. Цю область можна заповнювати кольором а також обрамляти лінією.

q Область побудови, в якій розміщуються ряди даних. Вона також характеризується заливкою та обрамленням.

q Осі– шкали, які служать для визначення розташування даних на діаграмі. Осі наявні у більшості типів діаграм (окрім кругових та кільцевих). Можна встановити потрібну товщину осі, наявність та зовнішній вигляд позначок ділень та підписів значень поряд з ними.

q Заголовкидіаграми та осей. Для цих елементів можна встановлювати шрифт, заливку та обрамлення, а також спосіб вирівнювання та орієнтацію тексту. За допомогою миші можна змінювати їх розміри.

q Легенда діаграми, яка складається автоматично та служить для розшифровки умовних позначень рядів даних (кольорів секторів чи стовпців, форми крапок тощо.). У легенді діаграми можна змінювати обрамлення, шрифт та заливку.

q Елемент даних– відбиває на діаграмі значення одного вічка таблиці та дозволяє встановлювати для цієї позначки колір, наявність підписів та інші характеристики, перелік яких залежить від типу діаграми.

q Ряд даних – елемент, який дозволяє водночас редагувати властивості усіх елементів даних, які належать до одного ряду даних.

Діаграму можна переміщати за допомогою миші. Команди для зміни типу, формату та інших характеристик діаграми в цілому зосереджені в меню Диаграмма.

Редагування характеристик елементів діаграми здійснюється в діало­говому вікні, вміст якого залежить від того, який саме елемент редагується. Для відображення цього вікна слід або двічі натиснути на елементі діаграми мишею, або виділити елемент та вибрати відповідну команду у контекстному меню чи в меню Формат.

Рис. 5.16. Вікно Майстра діаграм.

Редагувати елементи діаграми зручно також за допомогою панелі інстру­ментів Диаграмма, яка дозволяє вибирати необхідний елемент у переліку Объекты диаграмм та викликати діалогове вікно його настройки кнопкою .

Друкування таблиць

Перед друкуванням таблиць необхідно встановити параметри сторінки за допомогою команди Параметры страницы меню Файл. У вкладці Стра­ница (рис. 5.17) встановлюється орієнтація і розміри аркушу паперу, мас­штаб зображення і якість друкування. У рамці Ориентация встановлюється орієнтація аркушу:

- книжная – вертикальне розташування аркушу паперу;

- альбомная – горизонтальне розташування.

Рис.5.17. Вікно встановлення параметрів сторінки

Якщо встановлено прапорець установить, то таблиця буде зображена при друкуванні в масштабі, зазначеному в полі праворуч (без зміни розміру аркушу на екрані).

Якщо встановлено прапорець разместить не более чем на, то таблицю або виділення буде зменшено так, щоб не виходити за межі визначеної кількості сторінок (стр. в ширину та стр. в высоту).

У полі Размер бумаги вибирається формат аркушу паперу, а в полі Качество печати – роздільна здатність принтера.

Для встановлення полів сторінки слід вибрати вкладку Поля і в полях верхнее, нижнее, левое і правое вказати потрібні значення. У полях верхнего колонтитула і нижнего колонтитула вибирається відстань від верхнього краю аркушу до верхнього колонтитулу і від нижнього краю аркушу до нижнього колонтитулу відповідно.

Для створення колонтитулів використовується вкладка Колонтитулы. Вміст колонтитулів або вибирається у прихованих переліках верхний колон­ти­тул і нижний колонтитул,або вводиться самостійно після натискання кнопок Создать верхний колонтитул і Создать нижний колонтитул.

Після встановлення усіх параметрів у вікні Параметры страницы необ­хідно натиснути кнопку ОК.

Для перегляду таблиці перед друком слід вибрати пункт Предва­ри­тель­ный просмотр у меню Файл або натиснути кнопку . Щоб збільшити у цьому режимі розмір зображення, слід навести покажчик миші, який матиме вигляд лупи, на потрібний фрагмент і натиснути кнопку миші. Наступне натискання кнопки миші повертає нормальний масштаб зображення. Вийти з режиму попереднього перегляду можна за допомогою кнопки Закрыть або клавіші Esc.

Для друкування таблиці необхідно в меню Файл вибрати команду Печать. У діалоговому вікні Печать(рис. 5.18) у полі прихованого переліку Имя потрібно вибрати принтер, якщо є можливість друкувати на декількох принтерах.

У рамці Печатать цього діалогового вікна вказуються сторінки, які слід надрукувати:

q все – усі сторінки;

q страницы – тільки сторінки, зазначені в полях с і по;

q У рамці Вывести на печать зазначається об’єкт друкування:

- выделенный диапазон – друкувати тільки виділену ділянку;

- выделенные листы – друкувати виділені аркуші (для виділення 2-х і більше аркушів необхідно натискати мишею на їх ярлики при натиснутій клавіші Ctrl);

- всю книгу – друкування усієї робочої книги.

Рис. 5.18. Вікно друку

У полі Число копий указується кількість копій. Щоб надрукувати цілком першу копію, потім другу й інші слід увімкнути прапорець Разобрать по копиям.

Щоб надрукувати одну копію активних аркушів, можна просто натиснути кнопку .

Засвоєння поданого в даному розділі навчального матеріалу дозволить ефективно використовувати можливості електронних таблиць для накопи­че­ння правових даних, виконання кримінологічних, криміналістичних та еконо­мічних розрахунків, відображати одержані результати у вигляді графіків і діаграм.

Контрольні запитання до розділу

1. Призначення електронних таблиць.

2. Порядок вводу даних в електронну таблицю.

3. Поняття про рядок, стовпчик.

4. Що таке вічко та діапазон?

5. Засоби форматування даних у клітинках електронних таблиць.

6. Порядок створення формул.

7. Типові помилки у процесі некоректних розрахунків. Порядок вико­ристання вбудованих функцій для виконання типових роз­рахунків.

8. Призначення засобу "Диаграмма" з пункту горизонтального меню "Вставка".

9. Основні типи діаграм.

10. Форматування діаграми.

11. Використання буферу обміну для передачі даних між компонентами MS Office.

12. Склад книги MS Excel, окремі листи та перехід між ними.

13. Формати даних MS Excel, присвоєння певного типу даних вічку або окремому діапазону.

14. Об’єднання клітинок.

15. Використання засобу "Надпись" для написання заголовків таблиць.

16. Форматування вічок (орієнтація тексту, лінії таблиці та окремих вічок).

17. Використання вбудованих (стандартних) функцій MS Excel для виконання статистичних розрахунків.

18. Перенос даних з одного робочого листа на інший.

19. Можливості MS Excel для побудови графіків, діаграм та гістограм.

20. Порядок побудови графіку, діаграми та гістограми.

21. Збереження результатів роботи в MS Excel.

22. Експорт результатів розрахунків, таблиць, графіків, діаграм та гістограм в текстовий редактор MS Word.