Активні і пасивні рахунки та їх будова
Рахунки бухгалтерського обліку призначені для групування і поточного обліку однорідних бухгалтерських операцій. Вони відкриваються як для активних, так і для пасивних статей балансу. Внаслідок .цього розрізняють два види рахунків: активні та пасивні (від назви частин балансу). Активні рахунки призначені для обліку наявності та руху господарських засобів підприємства; пасивні - для обліку наявності та руху джерел утворення господарських засобів (рис. 1.25).
Примітка:
Д-дебетова сторона рахунку/Дебет/
К - кредитова сторона рахунку /Кредит/
С-до поч. — залишок коштів чи засобів на початок звітного періоду С-до кінц. — залишок коштів чи засобів на кінець звітного періоду Об. — оборот (характеризує загальний підсумок поточних змін) =$» - зміна об 'стешу обліку в бік його збільшення тт - зміна об 'єкту обліку в бік його зменшення
Прикладом активних рахунків є "Основні засоби", "Нематеріальні активи", "Запаси" тощо, як приклад пасивних рахунків можна назвати: "Статутний капітал", "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" тощо.
За своєю зовнішньою формою активні рахунки нічим не відрізняються від пасивних - і ті, й інші мають дебетову і кредитову сторони, використовуються для відокремленого обліку руху об'єктів, що обліковуються на них, мають однакові обов'язкові показники:
-сальдо на початок звітного періоду;
-номери господарських операцій;
-сума операцій по дебету і кредиту4;
-підраховується підсумок по дебету і кредиту рахунку (оборот);
-визначається сальдо на кінець звітного періоду.
Активні рахунки відрізняються від пасивних не зовнішньою формою, а своїм економічним змістом та будовою. Економічний зміст визначає, що обліковується на рахунку: якщо на рахунку обліковуються засоби, то рахунок активний, якщо джерела засобів - то рахунок пасивний. Засоби принципово відрізняються від їх джерел.
В активних та пасивних рахунках різне призначення частин (дебету та кредиту), що видно зі схеми будови активних і пасивних рахунків5 (див. рис. 1.25).
Як бачимо, будова активних рахунків протилежна будові пасивних рахунків і ця протилежність обумовлена балансом.
Бухгалтерський облік має велику кількість об'єктів. аналітичні рахунки [ тільки різновидів товарно-матеріальних цінностей вчені нараховують декілька мільйонів. Щоб отримати інформацію про господарські засоби, джерела їх утворення, зобов'язання, господарські процеси та інші об'єкти обліку, необхідно .все це згрупувати на бухгалтерських рахунках. При ознайомленні з балансом можна було помітити, що при формуванні як лівої, так і правої частин були присутні деякі елементи узагальнення.
Якщо дані рахунку надають можливість аналізувати стан справ по підприємству в цілому, то такий рахунок є синтетичним. Синтетичні або, як 'їх ще називають, об'єднуючі рахунки надають узагальнені дані про економічно однорідні групи засобів, джерел їх утворення і господарських операцій. Синтетичні рахунки на практиці визначені Планом рахунків.
Система синтетичних рахунків - це система вартісного обліку складових засобів (майна) підприємства. Відповідно до принципу єдиного грошового вимірника інформація, що відображається на синтетичних рахунках, містить тільки вартісну оцінку, яка дозволяє отримати узагальнені дані про різноманітні об'єкти бухгалтерського обліку.
Облік, що здійснюється на синтетичних рахунках, називається синтетичним(зведеним). Його дані використовуються при заповненні форм бухгалтерської звітності, передусім, при складанні балансу, а отже, служать для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.
4 Правило Дезарно: числа потрібно записувати тільки в колонку (одиниці під одиницями, десятки під десятками і т.д.) (Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996. - 638 с. - С. 103)
5 Правило О.П. Рудановського: "Рахунок, зміни якого входять до балансу з позитивним знаком, - дебетується; рахунок, зміни якого входять до балансу з від'ємним знаком, -кредитується" (Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М. : Аудит, ЮНИТИ, 1996. - 638 с. - С. 339)
Таким чином, в балансі відображаються сумарні, вартісні оцінки узагальнюючих показників або дані синтетичних рахунків.
Проміжною ланкою між синтетичними та аналітичними рахунками виступають субрахунки. Вони призначені для додаткового, проміжного групування даних про окремі об'єкти обліку в складі синтетичних рахунків. Як і на синтетичних рахунках, на субрахунках відображається інформація тільки в грошовому виразі. Синтетичні рахунки називаються рахунками першого порядку, а субрахунки - рахунками другого порядку. Останні показують, в якій послідовності (групуванні) потрібно відкривати рахунки аналітичного обліку (третього порядку), і виступають середньою ланкою між ними та синтетичними рахунками. За своєю характеристикою субрахунки наближаються до синтетичних рахунків, оскільки включають у себе сукупність аналітичних рахунків. Це дозволяє скоротити номенклатуру синтетичних рахунків, спростити кореспонденцію між ними. З іншого боку, субрахунки можна розглядати як укрупнені позиції аналітичного обліку.
Облік конкретних об'єктів ведеться на аналітичних рахунках.
В англомовній літературі аналітичний облік називають детальним, а синтетичний - контрольним.
Аналітичні рахунки використовуються для деталізації інформації про об'єкти, що обліковуються на синтетичному рахунку.
Аналітичні рахунки відкриваються в розвиток певного синтетичного рахунку або субрахунку в розрізі його видів, частин, статей і, де це вимагається, з оцінкою інформації в натуральному, трудовому та грошовому виразах.
Наприклад, синтетичний рахунок 28 "Товари" має такі субрахунки: 281 "Товари на складі", 282 "Товари в торгівлі", 283 "Товари на комісії", 284 "Тара під товарами", 285 "Торгова націнка". Субрахунок 281 "Товари на складі" може мати такі аналітичні рахунки: "Кондитерські вироби", "Напої" тощо. Аналітичний рахунок "Кондитерські вироби" може поділятися на аналітичні рахунки більш високого рівня за конкретними найменуваннями сортів печива, цукерок тощо.
Для правильного ведення аналітичних рахунків слід дотримуватися наступних правил:
1) кількість аналітичних рахунків визначається потребами підприємства;
2) відображення господарських операцій на синтетичних і на аналітичних рахунках здійснюється за єдиними правилами (тобто, якщо синтетичний рахунок активний, то й аналітичні рахунки активні);
3) відображена на синтетичних рахунках господарська операція може бути деталізована за допомогою аналітичних рахунків, але загальна сума на аналітичних рахунках повинна дорівнювати сумі, відображеній на синтетичному рахунку;
4) матеріальні цінності на аналітичних рахунках обліковуються в натурально-вартісному виразі, тобто ведеться кількісно-сумовий облік;
5) по закінченні звітного періоду здійснюється звірення аналітичних рахунків з синтетичними шляхом складання оборотної відомості;
6) аналітичний облік ведеться в книгах, відомостях або в картках (для розрахунків з працівниками та службовцями заводять особові картки);
7) по аналітичних рахунках складають стільки оборотних відомостей, по якій кількості синтетичних рахунків були відкриті аналітичні.
8) Дані аналітичних рахунках повинні бути тотожні даним по відповідних рахунках синтетичного обліку на перше чисто кожного місяця.
Отже, інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.
На державному рівні встановлюється єдиний систематичний перелік рахунків, в основу побудови якого покладено економічні ознаки. Кожному рахунку, крім назви, присвоюється і певне числове позначення-шифр. Користування типовим Планом рахунків пояснюється спеціальною Інструкцією по його застосуванню із наведенням типових проводок.
План рахунків бухгалтерського обліку
Планом рахунків бухгалтерського обліку називають перелік рахунків, що відображає всебічне систематизоване групування необхідної інформації' про господарську діяльність підприємства і визначає таку організацію бухгалтерського обліку, яка дозволяє отримати інформацію для управління, щоденного контролю в інтересах власників, органів державного управління та інших зацікавлених осіб. На його підставі організується вся система бухгалтерського обліку на підприємствах, він є схемою реєстрації та групування фактів господарської діяльності підприємства в бухгалтерському обліку, у якій наводяться найменування і коди синтетичних бухгалтерських рахунків (рахунків першого порядку) і субрахунків (рахунків другого порядку).
В Плані рахунків кожній назві рахунку надається умовне цифрове позначення - код (шифр). На практиці замість назви рахунків пишуться їх коди, що зменшує обсяг облікової роботи. Коди рахунків необхідні і для обробки бухгалтерських документів на комп'ютерах.
Наявність єдиного Плану рахунків бухгалтерського обліку дозволяє забезпечити єдине, тотожне відображення однакових операцій як на окремому підприємстві, так і на різних підприємствах незалежно від форм власності та організаційно-правових форм діяльності.
Єдиний План рахунків забезпечує однаковість номенклатури рахунків, визначає порядок щомісячного закриття результатних рахунків та встановлює тісний взаємозв'язок бухгалтерської звітності з поточним обліком.
План рахунків в Україні є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів господарської діяльності (кореспонденція рахунків) у бухгалтерському обліку і є обов'язковим для всіх підприємств.
В Плані рахунків передбачені всі необхідні рахунки для обліку засобів підприємства та джерел їх утворення, а також доходів, витрат і результатів операційної, фінансової та інвестиційної діяльності підприємств. Він має наступні основні характеристики (табл. 1.4).
Таблиця 1.4. Характеристика Плану рахунків
| Показники | Діючий План рахунків |
| Групування рахунків | 3 розділи, 10 класів, 0-й клас - позабалансові рахунки |
| Нумерація синтетичних рахунків | Балансові та позабалансові рахунки - 2 цифри |
| Субрахунки | Більшість субрахунків до кожного рахунку законодавче затверджені |
| Нумерація синтетичних субрахунків | Затверджені номери із 3-х цифр |
| Аналітичні рахунки | Відкриваються підприємством самостійно; номери повинні починатись з номеру відповідного рахунку/ субрахунку |
План рахунків, який діє в Україні, є обов'язковим документом, забезпечує всебічне, взаємопов'язане відображення процесів і явищ відтворення в системі бухгалтерського обліку. План рахунків бухгалтерського обліку складається з класів, в кожному з яких згруповані рахунки, що відповідають економічному змісту об'єктів обліку.
Структурно План рахунків побудований за десятковим принципом: усі рахунки поділені на десять класів, синтетичні рахунки закодовані в межах 1 -99, а субрахунки - у межах 1-9; рахунки, що не включаються до підсумку балансу, починаються з 0.
1-6 класи Плану рахунків пов'язані зі структурою Балансу, а 7-9 класи пов'язані зі структурою Звіту про фінансові результати. Відповідно, рахунки першої групи класів, які пов'язані з активом та пасивом балансу, називаються балансовими рахунками, а рахунки другої групи - рахунками звіту про фінансові результати. Рахунки класів 1-6 можуть мати залишки; із залишків по цих рахунках складається баланс. Рахунки класу 7-9 в кінці звітного періоду закриваються (показники, що на них формуються, спочатку переносяться на рахунок фінансових результатів, а потім - на балансовий рахунок нерозподіленого прибутку (непокритого збитку)), а тому в балансі не відображаються; на них у вигляді оборотів формуються показники для заповнення Звіту про фінансові результати.
Кількість рахунків, що застосовується на конкретному підприємстві, різна, але економічний зміст їх однаковий.
Включаючи рахунки до Плану, бухгалтер керується практичними потребами, які завжди суперечливі. Невеликій фірмі достатньо мати декілька десятків рахунків, в той час коли великому підприємству доводиться вести тисячі рахунків, тому кожна фірма, виходячи із своїх потреб, розробляє власний робочий План рахунків, який відображає специфіку галузі та підприємства, визначає зміст аналітичного обліку і характеристику форми обліку, яка застосовується.
Робочий План рахунків може містити тільки частину з можливих і відомих рахунків, достатніх для організації поточного обліку, контролю і управління, що забезпечує економічно і юридичне повноцінну інформацію про об'єкти бухгалтерського обліку в синтетичному і аналітичному аспектах, яка дозволяє отримувати необхідну інформацію з мінімальними затратами.
Всі господарські операції відображаються на рахунках шляхом подвійного запису.
Подвійний запис
Подвійний запис полягає в тому, що кожна бухгалтерська операція записується двічі: один раз - на одному рахунку, а другий раз - на іншому. Подвійним характером операцій зумовлена необхідність взаємопов'язаного відображення економічних явищ на бухгалтерських рахунках, на яких всі господарські операції відображаються за допомогою подвійного запису.
В процесі здійснення господарських операцій подвійний запис відображає зміни в складі господарських засобів або їх джерел, або одночасно в складі засобів та їх джерел шляхом відображення по дебету одних та кредиту інших взаємопов'язаних рахунків на однакову суму.
Система подвійного запису - це система ведення записів, в якій відображаються подвійний ефект кожної господарської операції підприємства.
Господарські операції відображаються на рахунках бухгалтерського обліку за допомогою подвійного запису. Принцип подвійності .притаманний бухгалтерському обліку органічно, є його найбільш специфічним елементом методу (прийомом).
Подвійність - це не повторний запис змісту операції, а однаковий запис за рахунками, пов'язаними однією операцією.
Так як бухгалтерський облік є "фундаментом" діяльності, і відображає одночасно засоби і джерела, механізм подвійного запису можна охарактеризувати як одночасне і взаємопов'язане відображення кожної господарської операції на дебеті одного рахунку та кредиті іншого в однакових сумах. При цьому значення певного рахунку може збільшуватися або зменшуватися, але загальна рівновага за операцією не порушується, так як збільшення на одному рахунку врівноважується зменшенням на іншому. Подвійний запис має важливе значення, оскільки потребує обов'язкової рівності підсумків за рахунками.
Використання подвійного запису має важливе контрольне значення, оскільки потребує обов'язкової збалансованості (рівності) підсумків записів на рахунках. Подвійний характер в частині активу і пасиву випливає із балансового рівняння. Збалансованість досягається по закінченні кожного звітного періоду, коли підраховуються суми оборотів по дебету і кредиту всіх рахунків незалежно від їх виду. Вони повинні рівнятися між собою, нерівність свідчить про помилку, допущену в записах або підрахунках.