Журнально-ордерна форма організації бухгалтерського обліку
Використання журнально-ордерної форми організації бухгалтерського обліку регламентується Інструкцією про використання єдиної журнально-ордерної форми рахівництва, затвердженої листом від 08.03.60 № 63 Міністерства фінансів СРСР. Дана форма на відміну від меморіально-ордерної є менш трудомісткою та спрямована на групування облікової інформації з метою здійснення контролю над ресурсами та на задоволення вимог до бухгалтерської звітності.
Свого часу журнально-ордерна форма організації досить успішно справлялась із вимогами, поставленими перед бухгалтерськими службами. Основною її відмінністю від меморіально-ордерної є те, що в ній для кожного первинного документу не формується окремий ордер, а записи здійснюються протягом місяця в єдиний журнал для однотипних операцій. Журнал-ордера для окремих груп операцій є стандартизованими і побудовані таким чином, що передбачають збір аналітичної інформації в розрізі показників, необхідних для формування бухгалтерської звітності. Така особливість сприяє тому, що в кінці місяця бухгалтерія не робить додаткових вибірок.
Журнал-ордер формується, як правило, записами по кредиту одного або групи однотипних синтетичних рахунків в дебет кореспондуючих з ними рахунків бухгалтерського обліку. Це сприяє кращому контролю за використанням ресурсів та формуванням фондів на підприємстві. У зв’язку з використанням здебільшого журнал-ордерів для облікових записів по групі взаємопов’язаних рахунків, загальна кількість журнал-ордерів значно менша за кількість всіх передбачених планом бухгалтерських рахунків. Це приводить до скорочення облікової роботи.
Записи у журнал-ордерах здійснюються в розрізі типової кореспонденції синтетичних рахунків та аналітичних показників. В окремих випадках журнал-ордера групують не лише інформацію про записи в кредит визначених бухгалтерських рахунків, але і їх дебетові обороти. Це, як правило, використовується для синтетичних рахунків грошових коштів, розрахунків по них і пояснюється важливістю їх облікової інформації.
Для обліку можуть використовуватися також допоміжні відомості. Коли необхідні аналітичні показники важко відобразити безпосередньо в журнал-ордерах, то групування даних із первинних документів здійснюється у відомостях, з яких результати переносяться потім в журнал-ордера. Крім того, з метою забезпечення раціональної техніки узагальнення та групування деяких облікових даних, крім вказаних регістрів, можуть використовуватись спеціальні робочі таблиці.
Регістри бухгалтерського обліку – журнали-ордери, допоміжні відомості та спеціальні робочі таблиці мають чітко визначені номери, відрізняються за призначенням та заводяться щомісяця. Нижче в таблицях наведено їх облікові характеристики.
| Журнали-ордери | |
| Журнал-ордер № 1 | Облік касових операцій |
| Журнал-ордер № 2 | Облік коштів на розрахунковому рахунку в банку |
| Журнал-ордер № 3 | Облік коштів на спеціальних та інших рахунках в банку |
| Журнал-ордер № 4 | Облік кредитів банку |
| Журнал-ордер № 5 | Облік зарахування взаємних вимог |
| Журнал-ордер № 6 | Облік приходу продукції від постачальників |
| Журнал-ордер № 7 | Облік розрахунків із підзвітними особами |
| Журнал-ордер № 8 | Облік розрахунків з різними дебіторами і кредиторами |
| Журнал-ордер № 9 | Облік внутрігосподарських розрахунків |
| Журнал-ордер № 10 | Облік господарських витрат |
| Журнал-ордер № 11 | Облік реалізації продукції |
| Журнал-ордер № 12 | Облік спеціальних фондів та цільового фінансування |
| Журнал-ордер № 13 | Облік статутного фонду, основних засобів, їх зносу |
| Журнал-ордер № 14 | Облік затрат на формування основного стада, їх фінансування |
| Журнал-ордер № 15 | Облік вилучених засобів та фінансових результатів |
| Журнал-ордер № 16 | Облік затрат по капітальним вкладенням, їх фінансування |
| Журнал-ордер № 17 | Облік переоцінки товарно-матеріальних цінностей |
| Допоміжні відомості | |
| Відомість № 1 | Облік касових операцій |
| Відомість № 2 | Облік коштів на розрахунковому рахунку в банку |
| Відомість № 3 | Облік кредитів банку |
| Відомість № 4 | Облік зарахування взаємних вимог |
| Відомість № 5 | Облік розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів |
| Відомість № 6 | Облік розрахунків із постачальниками за акцептованими рахунками |
| Відомість № 7 | Облік розрахунків по сплаченим авансам постачальникам, облік утримання за виконавчими листами |
| Відомість № 8 | Облік розрахунків з різними дебіторами та кредиторами |
| Відомість № 9 | Облік розрахунків із наймачами житлових приміщень |
| Відомість № 10 | Облік руху товарно-матеріальних цінностей на складах |
| Відомість № 11 | Облік руху товарно-матеріальних цінностей в цехах і цехових складах |
| Відомість № 12 | Облік витрат на виробництво продукції по цехах |
| Відомість № 13 | Облік витрат непромислових господарств |
| Відомість № 14 | Облік втрат на виробництві |
| Відомість № 15 | Облік загальнозаводських витрат, витрат обігу, витрат майбутніх періодів, резерву майбутніх витрат, внутрівідомчих витрат |
| Відомість № 16 | Облік реалізації продукції за акцептованими рахунками покупців |
| Відомість № 17 | Облік реалізації продукції в порядку планових платежів |
| Відомість № 18 | Облік затрат по капітальним вкладенням, їх фінансування |
| Спеціалізовані робочі таблиці | |
| Робоча таблиця № 1 | Розподіл витрат на оплату праці та використання матеріальних цінностей за напрямками витрат |
| Робоча таблиця № 2 | Групування та розподіл нарахованої заробітної плати по рахунках, статтях аналітичного обліку, об’єктах будівництва та видах виробництва |
| Робоча таблиця № 3 | Групування даних про розрахунки з робітниками та службовцями без поділу нарахованої заробітної плати по її складу та категоріях працівників |
| Робоча таблиця № 4 | Зведення даних про розрахунки з робітниками та службовцями, згрупованих за її складом та категоріями працівників |
| Робоча таблиця № 5 | Групування даних про розрахунки з робітниками та службовцями з поділом нарахованої заробітної плати за її складом та категоріями працівників |
| Робоча таблиця № 6 | Розрахунок амортизації основних засобів |
| Робоча таблиця № 7 | Розрахунок амортизації основних засобів по їх групах і видах з вказанням рахунків та статей аналітичного обліку, на яких мають відображатися суми нарахованої амортизації |
| Робоча таблиця № 8 | Розрахунок зносу малоцінних та швидкозношуваних предметів |
| Робоча таблиця № 9 | Розрахунок та списання собівартості продукції допоміжних виробництв на рахунок споживачів |
| Робоча таблиця № 10 | Розрахунок та списання собівартості продукції допоміжних виробництв на господарські витрати |
| Робоча таблиця № 11 | Облік депонованої заробітної плати |
| Робоча таблиця № 12 | Облік розрахунків з дебіторами та кредиторами (картка аналітичного обліку) |
| Робоча таблиця № 13 | Розшифрування записів в журнал-ордерах в дебет синтетичних рахунків, на яких здійснюється аналітичний облік |
По завершенні місяця інформація, згрупована у журнал-ордерах, переноситься у головну книгу, яка є зведеним обліковим документом. Для кожного синтетичного рахунку в ній відводиться окремий лист, що побудований за шаховим принципом. Кожного місяця записи здійснюються в окремому рядку. Проставляється загальним підсумком кредитовий оборот по рахунку, підрахований у одному журнал-ордері, та записи по дебету цього рахунку в кредит кожного кореспондуючого рахунку, перенесені із різних журнал-ордерів. В кожному листі по завершенні облікового процесу за місяць розраховуються дебетовий та кредитовий оборот по рахунку, визначається кінцеве сальдо.
Головна книга заводиться кожного року та є єдиним зведеним обліковим документом. Вона дозволяє звірити кореспонденцію між рахунками та перевірити баланс підприємства. При журнально-ордерній формі організації бухгалтерського обліку немає потреби складати шахову та оборотно-сальдову відомості.
Для аналітичного обліку використовують допоміжні відомості та спеціальні робочі таблиці. Однак по синтетичних рахунках, які охоплюють велику кількість об’єктів (основні засоби, товарно-матеріальні цінності, розрахунки по оплаті праці, із дебіторами, кредиторами) аналітичний облік ведуть так само, як і при меморіально-ордерній формі, на картках або в книгах.
Для отримання деталізованої інформації із бухгалтерському обліку при використанні журнально-ордерної форми теж слід рухатись у зворотному напрямку до напрямку формування зведеного облікового документу – головної книги. Так, коли потрібно знайти первинний документ, по якому зроблено синтетичний запис, необхідно, по-перше, використовуючи дані головної книги визначитись який бухгалтерський рахунок слід аналізувати, по-друге, у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний журнал-ордер і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у журнал-ордері. Подібно слід рухатись, коли вивчається об’єкт аналітичного обліку. По-перше, потрібно на базі головної книги встановити бухгалтерський рахунок, що має вивчатись, по-друге у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний журнал-ордер, по-третє, проаналізувати допоміжну відомість, з якої здійснювався запис у журнал-ордер і, по-четверте, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у допоміжну відомість.
Як і меморіальна, журнально-ордерна форма донедавна теж успішно виконувала поставлені перед нею завдання. Вона вдало поєднує синтетичний та аналітичний облік, є прозорою для користувачів та зручною для бухгалтерів. Однак суттєвими її недоліками на сьогодні є непридатність для ведення податкового та управлінського обліку, неможливість формування раптових звітів про стан справ на підприємстві, які необхідні керівництву для прийняття ефективних оперативних рішень. Все це досить успішно долається при використанні автоматизованої форми організації бухгалтерського обліку, яка стала доступною на сучасному етапі розвитку інформаційних технологій.