Раздел 1. Технические средства

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Методические рекомендации по изучению учебной дисциплины, задания для контрольных работ и рекомендации по их выполнению

для учащихся 1-2 курсов заочной формы обучения

для специальностей:

2-25 01 35 «Бухгалтерский учёт, анализ и контроль»

2-25 01 10 «Коммерческая деятельность (по направлениям)»

2-24 01 02 «Правоведение»

2-27 01 01 «Экономика и организация производства»

Составили:Кривицкая Л.Э., Осипова И.Ф., преподаватели высшей квалификационной категории филиала БГЭУ «Минский торговый колледж»

Рассмотрено на заседании предметной (цикловой) комиссии математики и информатики

Протокол № ________

«___» _______ 20__г.

Председатель предметной (цикловой) комиссии _________________________

Минск

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Важное значение в работе специалистов экономического профиля имеет применение средств и методов информатики для решения проблем обработки деловой информации.

В настоящее время идет процесс активной, глобальной информатизации общества на базе новых компьютерных и телекоммуникационных технологий, создается принципи­ально новая среда обитания и деятельности человека - информационное общество, а также принципиально новые средства и способы взаимодействия человека с этой средой, формируется принципиально новый тип культуры - информационная культура.

Информационная деятельность специалиста со средним специальным образованием является одной из основополагающих в деятельности членов информационного общества. Умение использовать современные средства и технологии в информационной деятельно­сти как важнейшей части профессиональной деятельности определяет информационную культуру специалиста.

Целью дисциплины «Информационные технологии» является обучение учащихся технологиям обработки деловой информации и овладение знаниями, необходимыми для рационального выбора автоматизированных рабочих мест.

В результате изучения дисциплины учащиеся должны знать:

· сущность процесса обработки деловой информации;

· стандарты электронных документов;

· средства защиты деловой информации;

· оптимальные приемы работы в операционной системе WINDOWS;

· дополнительные возможности текстового редактора Word;

· возможности ЭТ Excel по созданию сложных вычисляемых таблиц;

· рациональные приемы создания объектов баз данных;

· основы работы с программой «1С:Бухгалтерия».

должны уметь:

· создавать информационную среду на ПК для организации своей работы;

· создавать и редактировать сложные многостраничные текстовые документы;

· использовать электронные таблицы для решения экономических задач;

· проектировать и создавать объекты базы данных;

· создавать презентационные документы;

· создавать информационную базу в программе «1С:Бухгалтерия».

Дисциплина изучается учащимися на занятиях и самостоятельно по рекомендуемой литературе. Теоретическое изучение предмета расширяется и углубляется выполнением практических работ и домашней контрольной работы. Изучение предмета завершается выполнением обязательной контрольной работы.

ПРИМЕРНЫЙ ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Раздел, тема	Количество учебных часов	Время на сам. работу уч-ся
всего	В том числе
Для дневной формы	Для заочной формы	На устан. занят.	На обзорные занятия	На лаб-практ. занятия
Введение Раздел 1. Технические средства Раздел 2. Обзор программного обеспечения Раздел 3. Текстовый процессор MSWord 3.1.Настройка рабочей среды MS Word. Создание, редактирование и форматирование документов 3.2.Работа с объектами в MS Word: формулы, буквица, объекты WordArt, графика 3.3.Создание таблиц и вычисления в них. Построение диаграмм. 3.4.Создание сложно-структурированного документа: разделы, оглавления 3.5. Создание и использование шаблонов 3.6. Подготовка документа к печати документов. Раздел 4. Табличный процессор MSExcel 4.1.Создание таблиц, работа с формулами, автозаполнение данных в Excel. Вычисления в MS Excel 4.2. Использование статистических функций Использование статистических функций 4.3. Использование логических функций 4.4. Использование функций ссылок и массивов 4.5. Деловая графика в MS Excel 4.6. Возможности MS Excel по работе с базой данных 4.7. Использование инструментов подбора параметра, таблицы подстановки резервного копирования информации Раздел 5. Компьютерные сети Раздел 6. Сервисное ПО Раздел 7. СУБД MS Access 7.1.Проектирование и создание баз данных 7.2.Создание таблиц и межтабличных связей 7.3. Создание запросов с вычисляемыми полями, итоговых запросов 7.4.Создание форм 7.4.Разработка отчетов 7.5.Проектирование и создание базы данных предприятия (организации) Раздел 8. Система создания презентаций MS PowerPoint 8.1.Режимы работы со слайдами. Разметка слайда. Работа с цветом, шаблоны оформления Раздел 9. Проблемно-ориентированное программное обеспечение профессиональное деятельности в соответствии с предметной областью
Итого:

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

И МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕЕ ИЗУЧЕНИЮ

Введение

Содержание программы:

Понятие информационных технологий. Экономическая информация и технология ее обработки. Структуры данных, назначение структуры данных.

Методические указания:

Под экономической информацией понимается информация, ха­рактеризующая производственные отношения в обществе. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической сис­теме: о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность информации определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результативной информации; при этом сохраняется эффективность функциониро­вания системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Экономическую информацию принято классифицировать по следующим основным признакам: функции управления и уровню управления (месту возникновения). По функции управления экономическая информация подразделяется на плановую, оперативно учетную, нормативно-справочную, отчетно-статистическую.

Плановая (директивная) информация включает значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем. Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т.д.

Оперативно-учетная информация отражает фактические зна­чения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректи­рована плановая информация, проведен анализ деятельности ор­ганизации.

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производствен­ными процессами и отношениями.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, налоговой инспекции и т.д., например, годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Классификация экономической информации по уровню управления (месту возникновения) включает входную и выход­ную информацию.

Входная информация - это информация, поступающая в фир­му (структурное подразделение) извне и используемая как пер­вичная информация для реализации экономических и управлен­ческих функций и задач управления.

Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного подразделения как ее потребите­ля, и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего. При этом форма представления экономической информации может быть текстовой (алфавитно-цифровой) и графической, а физиче­ским носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на мониторе.

Система - это совокупность элементов, связанных с внешней средой и между собой, функционирование которых направлено на достижение конкретного результата. Информационная система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, пе­редаче, переработке информации о конкретном объекте, снабжаю­щую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.

Экономическая ИС - это система информационных связей эко­номических объектов, методов и средств, участвующих в процессе обработки информации. Автоматизированная ИС — это совокуп­ность информации, технических, программных, технологических средств, экономико-математических методов и моделей, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

В зависимости от степени (уровня) автоматизации выделяют следующие ИС:

· ручные (все операции по переработке выполняются человеком);

· автоматизированные (часть операций выполняется автоматически, часть - человеком);

· автоматические (все операции выполняются техническими средствами, без участия человека).

При изучении темы необходимо обратить внимание на различие понятий информация, знание, информационный продукт.

Информация - совокупность фактов, явлений, событий, представляющих интерес, подлежащих регистрации и обработке. Это понятие предполагает наличие источника и приемника (потребителя) информации.

Информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая БД и знаний, другие массивы информации в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах и пр.)

На рынке информационных продуктов в качестве предмета продажи или обмена выступают информационные системы, информационные технологии, инженерно-технические услуги, лицензии, патенты, товарные знаки, ноу-хау и прочие виды информационных ресурсов.

Сегодняшний мир, экономика, финансы, бизнес немыслимы без использования информационных технологий. Технология (от греческого слова искусство, мастерство, умение) с точки зрения информатики - это совокупность методов и средств обработки информации, применяемых в процессе решения задач на ЭВМ.

Информационные технологии можно условно разделить на два класса:

1. Компьютерные системы или системы программирования общего назначения, включающие инструментальные средства, предназначенные для разработки и решения широкого круга задач.

2. Проблемно-ориентированные или прикладные компьютерные системы, ориентированные на решение конкретных задач:

• управление производством, банками, фирмами и другими объектами хозяйствования,

• финансовый анализ состояния предприятия, коммерческого банка, оценка кредитоспособности предприятия-заемщика, кредит и другие аналитические задачи;

• автоматизация разработки бизнес-планов и оценка инвестиционных проектов.

Цель создания и широкого распространения ИТ - решение проблемы развития информатизации общества и всей жизнедеятельности в стране.

Информатизация общества - повсеместное внедрение комплекса мер, направленных на обеспечение полного и своевременного использования достоверной информации, обобщенных знаний во всей социально-значимых видах человеческой деятельности.

ИТ включает определенный набор материальных средств (носители информации, технические средства изменения ее состояния (обработки, передачи) и способы и взаимодействия специалистов и совокупность определенных методов организации работы. Но в отличие от любой другой инженерной технологии ИТ позволяет интегрировать различные виды технологий. А информация, которую она обрабатывает в различных сферах деятельности, синтезируется для накопления опыта и внедрения в практику в соответствии с общественными потребностями.

Контрольные вопросы:

1. В чем проявляется различие в понятиях информация, знание, данные?

2. Роль информационных технологий.

АНТИВИРУСНЫЕ ПРОГРАММЫ

Компьютерный вирус — это небольшая по размерам программа, ориентированная на существование и размножение в файле за счет его несанкционированного изменения, т.е. заражения, а также выполнения нежелательных действий на компьютере. Признаками заражения является: невозможность загрузки операционной системы; некоторые программы перестают работать или начинают работать неправильно; на экран выводятся посторонние символы, сообщения; работа на компьютере существенно замедляется; некоторые файлы оказываются испорченными или исчезают; изменяются размер файлов, дата и время их модификации; увеличивается количество файлов на диске и т.д.

Основными источниками заражения являются электронная почта, сеть Интернет, локальная сеть, съемные диски (дискеты и СD-RОМ). Не следует запускать на исполнение файлы, полученные из сомнительного источника и предварительно не проверенные антивирусными программами, устанавливать общий доступ к папкам и файлам компьютера, работающего в сети.

Главные направления профилактики заражения вирусами:

1)периодическая проверка на наличие вирусов с использованием свежих версий антивирусных программ;

2)проверка поступающих извне данных;

3)копирование информации и жесткое разграничение доступа.

4)В жизненном цикле вируса различают следующие стадии:

1.Инкубационный период - отсутствие проявлений его присутствия с целью сокрытия момента и источника заражения.

2.Активное размножение — заражаются все доступные файлы на компьютере и в сети.

3.Проявление — выполняются заложенные в вирусе разрушительные функции.

Объектами вирусной атаки являются загрузчик ОС, главная загрузочная запись диска, драйверы устройств, программы и документы.

По "среде обитания" вирусы делятся на файловые, системные, загрузочные, файлово-загрузочные и сетевые.

Файловые вирусы в основном заражают исполняемые файлы с расширением имени .сот и exе; системные вирусы - модули операционной системы, драйверы устройств, таблицы размещения файлов и таблицы разделов; загрузочные внедряются в сектор начальной загрузки. Многофункциональные вирусы - файлово-загрузочные - повреждают загрузочные секторы дисков и файлы.

Средой обитания сетевых вирусов являются компьютерные сети. В настоящее время это наиболее распространенный тип вирусов, которые передаются чаще всего в виде присоединенных файлов почтовых сообщений.

По степени воздействия вирусы делятся на безвредные, неопасные, опасные и разрушительные.

На проявление и функционирование вируса большое влияние оказывает особенность алгоритма, реализованного в программе-вирусе. Например, так называемые вирусы-репликаторы очень быстро размножаются и заполняют оперативную память своими копиями, причем обычно копия не полностью соответствует оригиналу, что затрудняет нахождение и уничтожение вируса. Аналогично действуют вирусы-черви, которые обитают в компьютерных сетях и рассылают свои копии по компьютерам сети. При уничтожении вируса на каком-либо компьютере происходит его повторное заражение.

Некоторые вирусы маскируются под полезные программы, но дополнительно выполняют разрушительные действия (например, сбор конфиденциальной информации — паролей, имен), вплоть до уничтожения системы. Такие вирусы называют "троянскими конями".

Программы-вирусы могут встраиваться в программные комплексы. Обычно они бездействуют до наступления определенного события, после чего реализуются заложенные в них функции. Такие вирусы называют логическими бомбами.

Вирусы-невидимки (стелс-вирусы) очень трудно обнаружить и обезвредить, так как они перехватывают обращения операционной системы к пораженным файлам и секторам дисков и подставляют вместо своего тела незараженные объекты.

Очень распространены в настоящее время так называемые макровирусы, которые используют возможности макроязыков, встроенных в офисные пакеты.

По способу заражения среды обитания вирусы делятся нарезидентные и нерезидентные. Первые характеризуются тем, что вирус постоянно размещается в оперативной памяти, перехватывает обращения ОС к другим объектам и заражает их. Вторые активны ограниченное время и память не заражают.

Антивирусные программы предназначены для предотвращения заражения и ликвидации последствий заражения вирусом. Они контролируют обращения к жесткому диску и предупреждают пользователя о подозрительной активности, а также обеспечивают надежную защиту почтовых сообщений от вирусов.

По выполняемым функциям антивирусные программы делят на следующие типы: детекторы; доктора; ревизоры; фильтры (сторожа); вакцины (иммунизаторы).

Программы - ревизоры запоминают исходное состояние программ, каталогов и системных областей до заражения компьютера и периодически его сравнивают с текущим состоянием. При обнаружении несоответствия пользователю выдается предупреждение.

Программы - фильтры представляют собой резидентные программы, которые обеспечивают обнаружение подозрительных действий при работе компьютера, например, попыток изменения исполняемых файлов, изменения атрибутов файлов, записи в загрузочный сектор диска.

Программы-детекторынастроены на обнаружение заражения одним или несколькими известными вирусами. Большинство программ-детекторов выполняют также функцию доктора, т.е. они пытаются вернуть зараженные файлы и области диска в исходное состояние; те файлы, которые не удалось восстановить, обычно становятся неработоспособными и удаляются.

Программы-доктораобнаруживают и лечат зараженные объекты путем "выкусывания' вируса. Программы этого типа делятся на фаги и полифаги (обнаружение и уничтожение большого количества разнообразных вирусов).

Программы-вакцины выполняют модификацию файла или диска таким образом, чтобы это не отражалось на их работе, но вирус считал бы их уже зараженными. Вакцинация осуществляется только от известных вирусов.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены программы-архиваторы?

2. Дайте определение системных программ.

Раздел 5. Компьютерные сети

Содержание программы:

Организация обмена информацией в сети. Адресация объектов в Интернет. Способы доступа в Интернет. Услуги Интернет. Интернет-технологии электронной коммерции.

Методические указания:

Особенности организации компьютерных сетей определяют базовые целевые установки, положенные в основу создания КС. Их три:

· мобилизация ресурсов на решение более сложной задачи;

· минимизация информационных и вычислительных ресурсов путем коллективного использования наиболее дорогих из них;

· интеллектуализация коммуникаций.

Усредненная геометрическая схема соединения (конфигурация физического подключения) узлов сети называется топологией сети. Существует большое количество вариантов сетевых топологий, базовыми среди которых являются: шина, кольцо, звезда.

Интернет — метасеть, состоящая из многих сетей, которые работают согласно протоколам се­мейства ТСР/IР,объединены через шлюзы, используют единое адресное пространство и пространство имен.

Набор правил и соглашений, используемый при передаче данных между компьютерами в сети, называется протоколом.

В основе протокола ТСР/IР (ТгаnsmissionControlProtocol)лежит технология, известная как коммутация пакетов: передаваемая информация разбивается на фрагменты — пакеты, каждый из которых передается адресату независимо от остальных (часто даже по разным маршрутам). Когда все пакеты поступают на принимающий компьютер, осуществляется их преобразование к исходному виду. Принимающий компьютер контролирует целостность и полноту поступившей информации, автоматически отправляя запрос на дублирование пакетов и повторную пересылку в случае утраты одного или нескольких из них.

Протокол IРотвечает за адресацию сетевых узлов, а протокол ТСРобеспечивает доставку сообщений по нужному адресу (т. е. контролирует установление надежного соедине­ния между двумя машинами, выбирает оптимальный размер пакета передаваемых данных и осуществляет повторную пе­ресылку информации в случае сбоя).

У сети Интернет нет владельца, как нет и единоличного руководителя. Высший координирующий орган — ISOC(InternetSOCiety— Сообщество Интернет) — общество с добровольным членством. Его цель — способствовать гло­бальному обмену информацией посредством этой сети. Оно назначает Совет по работе Интернет-IAB,который функционирует на общественных началах и отвечает за техническую политику, поддержку и управление Интернет. IABрегулярно утверждает новые стандарты и распределяет некоторые ресурсы.

В Интернет нет единого пункта подписки или регистрации. Пользователь контактирует с провайдером. Провайдер Интернет—поставщик услуг Интернет (реализует роль посредника между конечным пользователем и Интернет). Провайдер оплачивает дорогие каналы связи, вкладывает большие средства в высокопроизводительные серверы, линии связи и модемы, а затем предоставляет непосредственным пользователям возможность доступа к Интернет.

Уникальные номера, которые применяются для идентификации компьютеров в Интернет, называются 1Р-адре­сами. IP-адрес состоит из 32-разрядного битового слова (4 бай­та), которое для удобства записывается в виде четырех чисел (каждое не больше 255), отделенных друг от друга точками. Например, 192.67.113.33.Крайнееслева число обозначает крупную сеть; числа, которые стоят правее, указывают на более мелкие участки внутри этой сети, и так до конкретно­го компьютера. Такая адресация используется компьютерами, а для удобства пользователя разработана параллельная система адресов, называемая доменной.

Система доменных имен (DNS),определяющая компьютеры и организации, в которых они установлены, также имеет иерархическую структуру, но устроена по-другому. Если в IР-адресе наиболее общая инфор­мация указана слева, то в доменных именах она стоит справа. Полное доменное имя,как и IР-адрес, позволяет однозначно идентифици­ровать любой хост или домен в Интернет, однако оно ин­формативней для пользователя. Сравните, например, IР- и доменный адреса сервера компании Мicrosoft: 207.68.156.58 и Мicrosoft.com.

К основным службам (видам сервиса) сети Интернет относят WWW,электронную почту, телеконференции, TELNET,FTP.

Раздел 6. Сервисное ПО

При эксплуатации персональных компьютеров возможны повреждение или потеря информации на магнитных дисках из-за физической порчи поверхности диска, неправильной корректи­ровки или случайного уничтожения файлов, разрушения информации компьютерным вирусом, а также может появиться потребность уменьшения объемов хранимых файлов даже в условиях использования запоминающих устройств большой емкости. Для создания архивных копий раци­онально использовать специально разработанные программы архивации файлов, которые сжи­мают информацию.

Степень сжатия файла при архивировании зависит от его формата. Некоторые форматы дан­ных (например, графические) предполагают сжатие, выполняемое программой, создающей файл данного типа. Но даже такие файлы современные архиваторы уменьшают в размерах. Лучше всего сжимаются при архивации текстовые файлы (на 50—70 %), несколько хуже программы (20—30 %).

Принцип работы любого архиватора базируется на поиске в файле "избыточной" информа­ции и ее последующем кодировании с целью получения минимального объема. Самым извест­ным методом архивации файлов является сжатие последовательностей одинаковых символов. Например, внутри файла находятся последовательности байтов, которые часто повторяются. Вместо того чтобы хранить каждый байт, фиксируются количество повторяющихся символов и их позиция. Описанный метод является простым и очень эффективным способом сжатия файлов. Если обрабатываемый текст содержит небольшое количество последовательностей повторяю­щихся символов, то такой метод не обеспечивает большой экономии объема. Поэтому в совре­менных архиваторах применяются более развитые методы сжатия данных, например кодирова­ние символами переменной длины. Код переменной длины позволяет записывать наиболее часто встречающиеся символы и фразы всего лишь несколькими битами, в то время как редкие симво­лы и фразы будут записаны более длинными битовыми строками. Для реализации такого метода используется специальная таблица соответствия. В архиваторах (Агj, Rаг, Ркziр) реализуется ме­тод сжатия, базирующийся на замене текстовых строк указателями на встречающиеся в тексте ранее идентичные строки, т.е. проводится грамматический разбор предшествующего текста и за­пись фраз в специальный словарь.

Программы-архиваторы позволяют не только экономить место, но и объединять группы фай­лов в один архивный файл, что заметно облегчает ведение архивов. Кроме того, они осуществля­ют контроль правильности хранения и целостности заархивированных файлов.

К основным функциям архиваторов относятся: архивация указанных файлов или всего теку­щего каталога; извлечение (разархивация) отдельных или всех файлов из архива в текущий ката­лог (или в указанный каталог); просмотр содержимого архива (состав, свойства упакованных файлов, структура каталога и т.д.); проверка целостности архива; восстановление поврежденных архивов; ведение многотомных архивов; создание самораспаковывающихся архивов, разархива­ция которых не требует наличия на компьютерt исходного архиватора, и др. Кроме того, могут быть предусмотрены функции по защите информации в архивном файле с помощью пароля, ко­торый используется как ключ алгоритма шифрования данных в архиве.

Архиваторы можно сравнивать по следующим основным параметрам: интерфейсу, методам сжатия, определяющим степень сжатия файлов, скорости работы, поддержке форматов других архиваторов.

Раздел 7. СУБД MS Access

Содержание программы:

Системы управления базами данных. Базы данных. Модели представления данных. Таблицы, запросы, формы, отчеты.

Методические указания:

База данных (БД) — это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматри­вают общие принципы описания, хранения и манипулирова­ния данными. Обычно БД содержат данные какой-либо предметной области.

База данных состоит из записей. Запись - это совокуп­ность полей, логически связанных между собой. Состав и последовательность входящих в запись полей образуют ее структуру. Поле - это поименованная единица дан­ных, которая соответствует отдельной неделимой единице информации. Поле определяется именем поля, типом поля.

Основой любой базы данных является модель представления данных. Такая модель представляет собой совокупность правил формирования структур данных и операций для поиска и моди­фикации данных. Различают три основные модели данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

1. Иерархическая модель данных представляется графом, вершины которого расположены на разных иерархических уровнях. Ее графическое изображение отдаленно напоминает перевернутое дерево: есть корень, ветви, листья и т. д. Вершина, находящаяся на самом верхнем уровне, называется корнем и не подчиняется ни одной другой вершине. Уровень корня является нулевым. Уровни других вершин определяются расстоянием от них до корня. Каждая вершина такого дерева связана только с одной вершиной, расположенной на более высоком уровне.

2 В отличие от иерархической в сетевой модели принята свободная связь между вершинами разных уровней. Вершина может иметь множество подчиненных вершин, и существует множество вершин, которым подчинена она.

3. БД в реляционной модели представляется в виде двумерных таблиц. Каждая таблица содержит фиксированный набор столбцов (полей) и переменный набор строк (записей). Все данные, содержащиеся в одном поле, должны иметь один и тот же тип, длину и т. п. В реляционных таблицах отсутствуют одинаковые строки, а порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Реляционная модель данных обычно состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой по ключевому полю — полю, однозначно определяющему соответствующую запись. Каждое значение ключевого поля в пределах одной таблицы должно быть уникальным.

Объектами базы данныхMSАсcessявляются:

· таблицы — служат хранилищем всех данных БД, от которых зависят любые другие объекты;

· запросы - позволяют отбирать из БД данные, удов­летворяющие определенным условиям, осуществлять отбор данных из нескольких таблиц;

· формы — предназначены для просмотра и редакти­рования БД в удобном для пользователя виде;

· отчеты — служат для вывода информации БД на пе­чать в требуемом виде;

Прикладная программа MicrosoftAccessпредназначена для созданиябазы данных. В Access используются логически связанные таблицы. СУБД MicrosoftAccessобеспечивает удобное и надежное управление данными, которые хранятся в таблицах.

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме "Пустая база данных" в разделе "Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.mbd и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог.

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно MicrosoftAccess. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица1 в режиме таблица. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Необходимо ввести название поля и его тип.

Тип поля. Определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Тип данных устанавливается значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться над этими значениями. Список типов данных вызыва­лся нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля. В Access используются следующие типы данных:

· Текстовый - для хранения обычного текста до 255 символов;

· Поле MEMO — для хранения больших объемов текста до 65 535 символов;

· Числовой — для хранения действительных чисел;

· Денежный - для хранения чисел в денежных форматах;

· Дата/время - для хранения календарных дат и текущего времени;

· Счетчик - для определения уникального системного ключа таблицы. Обычно используется для порядковой нумерации записей.

· Логический - для хранения данных, принимающих значения Да или Нет;

· Поле объекта OLE - для хранения внедряемых объектов;

· Гиперссылка - для хранения ресурсов сети Интернет;

· Вычисляемый;

· Мастер подстановок.

Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами. Логические связи устанавливаются между одноименными полями таблицбазы данных Access. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через ключевые поля в окне Схема данных.

В СУБДMSAccessможно создавать запросы для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц. Access позволяет создавать запросы на выборку и активные запросы.

Запросы на выборку - это запросы к БД в виде набора критери­ев для выборки необходимых данных. Среди запросов на выборку можно выделить следующие:

· простой запрос на выборку.

· запросы с групповыми операциями;

· запросы с параметром;

· запросы с вычислениями;

· перекрестные запросы.

Активные запросы, или запросы-действия, вносят изменения в саму БД. Среди них выделяют следующие:

· запросы на создание таблицы;

· запросы на обновление;

· запросы на добавление;

· запросы на удаление.

Разработка запроса производится в режиме Конструктор.

1) добавить таблицы, к которым обращен запрос;

2) выбрать названия тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу.

3) указать условия сортировки, вывод на экран, условия отбора и другие критерии по требованиям пользователя;

4) закрыть запрос, присвоив ему имя, и в дальнейшем запускать из окна БД.

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов. Откроется активное окно диалога Добавление таблицы. В этом окне можно выбрать таблицы для создания новых запросов.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк запроса, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Каждая строка бланка предназначена для задания операций над столбцами бланка, которые будут влиять на результаты вы­полнения запроса. К ним относятся:

· Поле — выводит имя поля;

· Имя таблицы - выводит имя таблицы, из которой выбрано поле;

· Сортировка - упорядочивает по какому-либо полю данные, отобранные в результате работы запроса на выборку;

· Вывод на экран - указывает те поля, которые должны быть выведены в наборе записей;

· Условие отбора.

В MSAccessможно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access используют формы.

Формуможно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Создать ее можно с помощью различных средств:

· кнопки форма;

· мастера форм;

· Конструктора форм.

Все средства создания форм помещены в группу формы на вкладке Создание. Формы, целесообразно выполнять с помощью Мастера или инструмента форма, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться кнопкой форма. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на кнопке Форма.

Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера <