Назначение, Основные функции, Классификация

Ценность любой информации в значительной мере определяется качеством её организации, и, более того, существенная доля затрат на обработку информации связана с приданием ей той или иной логической структуры. Среди подобных структур одной из самых популярных и удобных для обработки и анализа данных, для проведения расчетов, для подготовки отчетов и формирования разнообразных документов является табличная форма представления информации. Компьютер позволяет представлять таблицы в электронной форме, а это дает возможность не только отображать сведения в таблице, но и автоматизировать обработку данных. Отсюда и возникло одно из названий подобных электронных документов — электронные таблицы.

Электронные таблицы относятся к классу систем обработки числовой информации, называемых spreadsheet. Буквальный перевод этого термина c английского означает “Расстеленный лист (бумаги)»

На первых этапах электронные таблицы применялись для обработки числовой информации, а точнее, для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Зачастую при этом электронные таблицы использовались как мощные калькуляторы. Класс программных систем, используемых для реализации подобных функций обработки электронных табличных документов, принято называть редакторами электронных таблиц. Примером подобных редакторов являются программы VisiCalc, SuperCalc, StarCalc,еSuite.

Однако, современные редакторы электронных таблиц не просто хороший инструмент для калькуляции или автоматизации расчетов. Они также позволяют, во-первых, использовать электронный табличный документ как простую базу данных, во-вторых, строить сложно-форматированные электронные документы с произвольной информацией, в-третьих, проводить численные эксперименты с математическими моделями, в-четвертых, создавать документы деловой графики (диаграммы, графики, расписания, карты и т.п.). Программные системы, реализующие перечисленные и многие другие информационные процедуры и операции, обычно называются табличными процессорами.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны, в частности, это:

§ Создание и редактирование электронных таблиц;

§ Построение многотабличных документов, объединенных аналитическими зависимостями;

§ Математическое и логическое преобразование данных, находящихся в ячейках таблицы;

§ Работа с электронными таблицами как с несложными базами данных — сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

§ Использование при построении электронных таблиц информации из внешних баз данных;

§ Создание производных итоговых и сводных электронных таблиц;

§ Графическая интерпретация рядов данных таблиц в виде диаграмм и решение экономических задач графическими методами;

§ Решение экономических и технических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

§ Профессиональное оформление, импорт и экспорт файлов электронных таблиц, их печать и т.д.

Таким образом:

Определение. электронная таблица — это специальный электронный документ, представленный в виде двумерного массива, состоящего из столбцов и строк, который обеспечивает возможность автоматизации вычислений при выполнении разнообразных расчетов (экономических, финансовых, бухгалтерских, статистических, инженерных, научно-технических и т.д.).

Табличные процессоры различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. К наиболее известным относятся: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, StarOffice Calc и др.

Поясним основные достоинства использования электронных таблиц при решении разнообразных расчетных задач:

§ Пользователь освобождается от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, используемые при решении задачи.

§ При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом происходит автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки.

§ Изменение содержимого любой ячейки приводит к автоматическому пересчету значения всех ячеек, ссылающихся на эту ячейку.

§ Исходные данные и результаты расчетов можно анализировать как в числовом виде, так и представить их с помощью деловой графики (гистограммы, секторные диаграммы, графики зависимостей и пр.). Причем, изменение данных, по которым строились графики, автоматически отразится в изменении графического образа.

Форматы табличных файлов.

Электронные таблицы, также как и другие электронные документы (текстовые, графические, комплексные), хранятся на внешних носителях в виде файлов. Как правило, при сохранении файлов электронных таблиц используются оригинальные форматы табличных процессоров, каждый из которых предлагает свой набор поддерживаемых им форматов файлов. Среди наиболее популярных форматов можно выделить следующие:

§ XLS — это наиболее известный из форматов электронных таблиц (расширение имени файла — xls). Формат являет основным для табличного процессора Microsoft Excel и поддерживается всеми его версиями. В таблицах этого формата доступны не только данные произвольного характера (текст, числа, формулы, дата и т.п.), но и графические объекты (диаграммы, графики, карты), сценарии, элементы управления формой, гиперссылки, комментарии к ячейкам, тексты программных модулей, написанные на языке программирования Visual Basic. Также формат XLS поддерживает режимы перекрестного взаимодействия таблиц, эффективную работу с массивами, возможность внедрения внешних объектов с использованием OLE-технологии и проч. Однако, следует учитывать, что ряд свойств и уникальных элементов форматирования, доступных в поздних версиях Excel при сохранении электронной таблицы в более ранней его версии теряются.

§ XLW — это специализированный формат (расширение имени файла — xlw), предназначенный для сохранения так называемой рабочей области. Рабочая область представляет собой список открытых файлов электронных таблиц, с которыми пользователь работает параллельно, а также их размеры и положение на экране монитора в момент сохранения файла XLW. Это позволяет восстановить вид экрана при следующем открытии файла рабочей области. Данный формат поддерживается только в Excel.

§ wk?— это формат электронных таблиц (расширение имени файла — wk1, wk2, wk3, wk4, wk5) Lotus 1-2-3(соответственно, его версий 1.X, 2.X, 3.X, 4.0, 5.0). Следует учитывать, что файл формата wk? обеспечивает только хранение данных (текстовых, числовых, формул и проч.), занесенных в ячейки таблицы, а информация о форматировании этой таблицы хранится в файле с расширением fmt, fm3 или all, который должен находиться в той же папке, что и wk?-файл.

§ wb?— формат электронных таблиц, созданных в среде Quattro Pro для Windows (расширение имени файла — wb1 для версии 5.0, wb2 для версии 6.0, wb3 для версии 7.0). Обеспечивает хранение в файле данных любых видов, графики, внедренных объектов и форматирующих установок. Близок по основным возможностям к файлам формата XLS.

В большинстве современных табличных процессоров предусмотрена возможность сохранения и открытия файлов ряда форматов, обеспечивающих обмен табличными данными с приложениями, не поддерживающими стандартные форматы табличных процессоров. К подобным форматам, в частности, относятся:

§ DIF (Data Interchange Format) — формат обмена данными (расширение имени файла — dif), при котором сохраняются данные только активного листа. Используется в большинстве табличных процессоров. Формат DIF обеспечивает хранение символьного содержимого ячеек таблицы, в том числе и запрограммированных в них формул, а также ряд установок форматирования (ширина столбцов, атрибуты шрифта). Однако, графические и рисованные объекты, внедренные объекты, сценарии, элементы управления формой, гиперссылки, параметры страницы, установленные вручную и другие элементы электронной таблицы в данном формате не сохраняются.

§ SYLK (Symbolic Link) — формат символьной связи (расширение имени файла — slk). Этот формат поддерживается практически всеми табличными процессорами и он обеспечивает сохранение только активных страниц электронной таблицы. Большинство установок для текстово-символьных данных сохраняется, но текст принимает стиль оформления, установленный для первого символа ячейки. Также обеспечивается хранение большей части формул и функций. Другие установки форматирования таблицы (выравнивание текста, объединение ячеек, обрамление ячеек, вид заливки и проч.) утрачиваются или в лучшем случае заменяются более простыми (однолинейное обрамление, серая заливка). Графические и рисованные объекты, встроенные объекты, сценарии, элементы управления формой, гиперссылки и другие элементы исходного табличного документа пропадают.